Powitanie w nowym dziale

[Marcin Kapała]

Witam w nowym dziale Kształtowanie Zasobu Archiwalnego. Mam nadzieje, że stanie się on miejscem wymiany poglądów dla osób związanych z nadzorem archiwalnym. W ograniczonym zakresie taką polemikę możemy prowadzić na spotkaniach organizowanych przez DKN w NDAP albo zjazdach SAP. Można śmiało powiedzieć, że pole do dyskusji jest szerokie, jednak czasami brakuje czasu, czasami odwagi, żeby się przebić z własnym punktem widzenia. Myślę też, że w codziennej pracy możemy spotkać się z problemami, dla których nie ma prostych rozwiązań. Przepisy prawne, ze względu na wątpliwości interpretacyjne, nie zawsze mogą być dla nas pomocne. Stoją również przed nami różnego rodzaju wyzwania, którym musimy sprostać, m.in. związane z cyfryzacją administracji.

Serdecznie wszystkich zapraszam do dzielenia się na forum swoimi spostrzeżeniami, problemami, rozwiązaniami. Liczę na doświadczenie wieloletnich  pracowników odpowiedzialnych za kształtowanie nadzoru archiwalnego i wyrozumiałość dla archiwistów, którzy dopiero zaczynają przygodę z nadzorem archiwalnym. Mam również nadzieję, że swój głos do dyskusji wniosą pracownicy ewidencji, opracowania, jak również archiwiści zakładowi.

Marcin Kapała

[Robert2000]

To może na początek "wesoła" rzeczywistość "resortowego" nadzoru archiwalnego ze strony MSWiA. Otóż, Pan Minister nie sprawuje żadnego nadzoru nad podległymi mu archiwami wyodrębnionymi. W przypadku naszego archiwum, owszem, mamy w swojej instrukcji archiwalnej pewne zadania z zakresu nadzoru archiwalnego nad archiwami i składnicami akt jednostek niższego stopnia (kontrole archiwalne, prowadzenie bazy danych kategorii A i akt osobowych, tworzenie sprawozdania rocznego z ruchu akt podległych jednostek), ale nie stanowi to żadnego spójnego systemu. Kontrole prowadzimy w stosunku do wszelkiego rodzaju jednostek, ich roczna ilość jest różnoraka, na dodatek nikt i tak nie analizuje ich wyników. Więc kolejne kontrole nie wynikają z tych przebytych. Już nie mówiąc o tym, że każda kontrola dotyczy tego samego i jest sztampowa do kwadratu. I wreszcie - część kontroli się dubluje, bo jednostki niższego rzędu też mogą kontrolować składnice akt ze swojego terenu. Baza danych materiałów archiwalnych kategorii A do niczego nie jest nam potrzebna. Nikt tego nie analizuje, tylko koleżanka doraźnie próbuje coś tam działać (ale to jej prywatna inicjatywa). I to co mnie osobiście boli najbardziej - nikt nie nadzoruje brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Naszych brakowań nie nadzoruje MSWiA, a brakowań w terenie - nasze archiwum. W rezultacie brakowane są takie akta (chodzi mi o okres do 1989/90 r.), o których wolałbym nie pisać. Wiem to nieformalnie i serce mnie boli jako archiwisty. W poprzedniej instrukcji archiwalnej, owszem, była zapisana możliwość kontroli brakowań jednostek niższego stopnia, tylko i tak tego faktycznie nie robiono, bo obowiązywała tzw. kontrola formalna (pod tą nazwą rozumiano sprawdzenie jedynie formularza protokołu brakowania - czy odpowiedni wzór, czy są wszystkie podpisy, czy odpowiednio zatwierdzony - generalnie jedna wielka bzdura do kwadratu). Notabene, jak pierwszy raz o czymś takim usłyszałem, to o mało nie spadłem z krzesła.