Autor Wątek: "Współczesna dokumentacja - współczesne archiwa"  (Przeczytany 531 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Michał Serdyński

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 415
  • Płeć: Mężczyzna
"Współczesna dokumentacja - współczesne archiwa"
« dnia: Październik 20, 2016, »
Krótkie sprawozdanie  :)
dzień I

13 i 14 października 2016 r. w Poznaniu w Collegium Historicum odbyła się dwudniowa konferencja naukowa ?Współczesna dokumentacja ? współczesne archiwa?, której organizatorami byli: Zakład Archiwistyki Instytutu Historii UAM, Archiwum Państwowe w Poznaniu, Stowarzyszenie Archiwistów Polskich i Sekcja Edukacji Archiwalnej SAP. Przybyłych, na obrady, gości przywitali kolejno: prof. Piotr Matusik (Dyrektor Instytutu Historii UAM), prof. Irena Mamczak-Gadkowska (Kierownik Zakładu Archiwistyki IH UAM) oraz mgr Henryk Krystek (Dyrektor Archiwum Państwowego w Poznaniu).

   Podczas konferencji przewidziano 14 wystąpień, po 7 na każdy dzień jej trwania. Zarówno w czwartek jak i w piątek, przewidziano po dwie sesje, które przerywano przerwą kawową.

   Wystąpieniem inauguracyjnym był temat Dokumentacja elektroniczna i użytkownicy archiwów ? stare i nowe problemy udostępniania autorstwa prof. Wandy Roman. Dziś spotykamy się z powszechnym udostępnianiem dokumentacji zdigitalizowanej. Pojawiają się pierwsze problemy z udostępnianiem dokumentacji elektronicznej, gdyż w Polsce nie ma doświadczeń w tym zakresie. W świadomości wielu osób panuje pogląd, iż dokument elektroniczny jest informacją niż samym dokumentem. Następuje pewna deformalizacja poprzez przejście z ?nośników danych? na ?nośniki informacji?, tak jak z dokumentów papierowych na elektroniczne. W końcu zmierzamy do postawienia sobie pytań, czy udostępniana jest informacja czy dokumentacja, czy dokumentacja elektroniczna to zbitka technologii
i treści?

   Ewa Perłakowska wystąpiła z referatem Czy instrukcje kancelaryjne i archiwalne są potrzebne? Rola i znaczenie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w procesie tworzenia, gromadzenia i zarządzania współczesną dokumentacją z perspektywy podmiotu publicznego i archiwum państwowego. Na początku prelegentka wyjaśniła definicję ?przepisu?, która sprowadziła do zdania iż jest to techniczna jednostka strukturalna w akcie prawnym. Przepisy archiwalne i kancelaryjne to nie to samo co instrukcja, gdyż mówimy wówczas o dwóch różnych pojęciach prawnych. Zatem powinien nastąpić powrót do zwrotu ?normatyw?. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych upoważnił dyrektorów archiwów państwowych do zatwierdzania instrukcji kancelaryjnych i archiwalnych dla różnych podmiotów, zarówno państwowych jak i samorządowych, etc. Zatem, czy przygotowywane instrukcje przez komórkę (w danym archiwum) odpowiedzialną za nadzór nad narastającym zasobem archiwalnym, są jednolite i ?gotowe dla wszystkich? wg jednego standardu? To nie powinno mieć miejsca. Często, dane archiwum zakładowe nie jest regulowane poprzez instrukcję, a wewnętrzny regulamin danej jednostki. Instrukcje kancelaryjne to narzędzia programistyczne. To one dokumentują obieg korespondencji w zarządzanej jednostce. Inną kwestią są systemy klasy EZD. Obecnie wśród działów administracji rządowej wyróżnia się dwa produkty, EZD PUW i eDok. Już na przykładzie powyższych aplikacji można wskazać brak wspólnych standardów, co prowadzi do sytuacji, że oba systemy są ze sobą nie kompatybilne od strony merytorycznej (różne metadane). Co istotne, projekt Ministerstwa Cyfryzacji pod nazwą EZD RP powinien powstawać pod okiem i w porozumieniu z archiwami. Niestety dziś tak nie jest.

   Iwona Fischer podjęła się problematyki nowych wyzwań współczesnego archiwisty. Dokumentacja kartograficzna czy fotograficzna stanowi nie lada wyzwanie dla współczesnego archiwisty, może nie w kontekście jej ewidencji czy opracowania, lecz w zakresie statystycznym, gdyż zarówno jednej jak i drugiej nie da się przedstawić w metrach bieżących. Odnosząc się do powstawania nowych budynków dla archiwów państwowych, autorka zwróciła uwagę, że nie posiadamy wiedzy w tym zakresie. Już teraz można wskazać niektóre z archiwów państwowych, dla których powstałe budynki są? za małe. Ponadto archiwa działają nieco w cieniu konkurencji ? bibliotek i muzeów ? mimo, iż krajobraz archiwalny poprawia się. Zwiększa się liczba stowarzyszeń archiwalnych i pojawiają się archiwa dedykowane: prywatne, rodzinne czy społeczne. To cieszy, lecz archiwistyka wymaga dalszych zmian. Brakuje nowej ustawy archiwalnej, a niektóre z obowiązujących przepisów metodycznych sięgają lat 60. czy 70. i są nieprzystosowane do dzisiejszej rzeczywistości. Ponadto wkrada się pewna niespójność ? przykład: nowe przepisy dla instytucji z dokumentacją geologiczno-inżynieryjno-techniczną zawierają pewne informacje o sposobie prowadzenia ewidencji takich materiałów. Pytanie ? czy są one spójne z obecnymi przepisami archiwalnymi? Należy pamiętać, że dzisiejsze archiwa to przede wszystkim udostępnianie i to jest naszym najważniejszym zadaniem.

   Magdalena Wiśniewska-Drewniak przyjrzała się archiwom społecznym w Polsce przybliżając słuchaczom główne pytania i problemy. Archiwa te, które funkcjonują już od kilku lat, powstały z własnej inicjatywy, a nie z nakazów prawnych. Wśród wielu definicji wyjaśniających owe archiwa społeczne, pojawiły się archiwa prywatne i rodzinne. Czy są to te same archiwa? Jeżeli nie, to gdzie przebiega granica między nimi? Słyszymy o tzw. oddolnej inicjatywie przy powstawaniu niejednego archiwum społecznego. Czy jest tak naprawdę? Niektóre fundacje, w których zadania wpisuje się gromadzenie materiałów archiwalnych, są powoływane przez inne podmioty tylko po to, aby za moment, zgromadzone materiały przekazać np. do bibliotek (zapisy w statucie). Projekt CATL (Cyfrowe Archiwa Tradycji Lokalnej), realizowany przez Fundację Ośrodek KARTA działa w ramach programu rozwoju bibliotek. Zatem, czy program ten nie wspiera bibliotek zamiast archiwów? Przyglądając się zebranym materiałom w archiwach społecznych nasuwają się kolejne pytania. Czy dane archiwum ma charakter historyczności? Czy jego twórcy mają świadomość posiadania materiałów, które powinny być wieczyście przechowywane? Jeśli tak, to czy są oni wstanie zapewnić tym materiałom odpowiednią ochronę? Jeżeli takie archiwa powstają (dlaczego?), to czas zastanowić się czy takie archiwa badać, a jeśli tak to jak? W końcu powinno pojawić się także i takie pytanie - dlaczego chcą dokumentować przeszłość?

   Przemysław Wojciechowski wystąpił z prezentacją na temat jak archiwa zakładowe chronią przed destrukcją współczesne archiwalia? Czy nauka wesprze archiwa w tej dziedzinie w przyszłości? W ostatnich latach coraz więcej archiwów zakładowych skłania się do montażu regałów przesuwnych kosztem tych stacjonarnych. Niemniej, w wielu sytuacjach zapomina się przy tym o istniejącej lub projektowanej instalacji wodnej czy gazowej, a te mogą być źródłem kłopotów. Dokumentację poza tradycyjnymi teczkami, nadal gromadzi się masowo w pudłach czy segregatorach. Wiele archiwów lokalizuje się w pomieszczeniach piwnicznych. W przypadku zalań, akta zamoczone osusza się, pomieszczenie remontuje, a te odratowane akta ponownie lądują w piwnicy. W wielu archiwach brakuje zestawów ratunkowych (worki, mopy, bibuły, maseczki ochronne, etc.), które powinny być dostępne a ich miejsce znane wszystkim pracownikom, tak aby każdy mógł być gotowy do niesienia pomocy archiwaliom w sytuacji kryzysowej.

   Małgorzata Szabaciuk przyjrzała się funkcji Administratora Bezpieczeństwa Informacji w archiwach państwowych. Wg informacji przekazanej przez GIODO (Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych), takie stanowisko funkcjonuje w NAC (Narodowe Archiwum Cyfrowe) oraz w 6 archiwach państwowych (Bydgoszcz, Koszalin, Kraków, Opole, Toruń, Warszawa). Wg obowiązujących aktów prawnych, stanowisko ABI określone jest jako zawód, choć w większości powołanych są to osoby realizujące już inne funkcje i zadania w danej instytucji. Powinna to być osoba fizyczna, posiadająca wiedzę z zakresu danych osobowych. Jeżeli w danej jednostce nie powołano ABI, to automatycznie funkcję tę pełni dyrektor archiwum. Pracownicy instytucji działających na danych osobowych muszą posiadać odpowiednie upoważnienie, które jest wystawienie przez ABI po odbyciu szkolenia w tym zakresie. W roku 2018 mają wejść w życie nowe przepisy, które m.in. doprowadzą do zmiany nazwy z Administratora Bezpieczeństwa Informacji na Inspektora Danych Osobowych. Obowiązek jego zatrudnienia będzie spoczywał na instytucjach sektora publicznego, przedsiębiorstwach zatrudniających powyżej 250 osób lub w przypadku specyfiki firmy (prace z danymi osobowymi).

Offline Michał Serdyński

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 415
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: "Współczesna dokumentacja - współczesne archiwa"
« Odpowiedź #1 dnia: Październik 20, 2016, »
dzień II

Robert Degen wystąpił z tematem ramowych przepisów kancelaryjnych, czyli o pożytkach z wykorzystania dawnych pomysłów. Instrukcja kancelaryjna podnosi efektywność funkcjonowania każdej instytucji. Najlepszym sposobem do stworzenia instrukcji kancelaryjnej są przepisy ramowe. W Polsce powstały takie przepisy w roku 1931, a późniejsze przepisy kancelaryjne są przepisami wzorcowymi a nie ramowymi. Te ramowe są na tyle wygodne, gdyż pozwalają na wprowadzenie takich zasad do instrukcji kancelaryjnej, na których powinno zależeć archiwistom, a te powinny być najważniejsze.

   Przemysław Michalak omówił system elektronicznego zarządzania dokumentacją jako narzędzia kształtowania zasobu archiwalnego archiwów zakładowych. Wchodząc w system EZD musimy mieć świadomość że występuje tam pewne podejście procesowe. Sterowanie takim procesem następuje na podstawie danych zawartych np. w formularzach (procesach dedykowanych). Takie formularze tworzy się m.in. na potrzeby udostępniania akt z archiwum zakładowego czy w przypadku zautomatyzowania procesu rejestracji spraw. Przykład udostępniania akt archiwum zakładowego (schemat): referent ?  kierownik ?  system przekierowuje wniosek ? dyrektor ew. innej jednostki ? dyrektor generalny ? archiwum ?  referent; co przekłada się na wypełnienie formularza, jego dalszą akceptację przez poszczególne osoby, po czym następuje wypożyczenie akt z jednoczesną informacją o  możliwości ich odbioru. Proces automatycznej rejestracji spraw m.in. skraca ścieżkę dekretacji. Po wprowadzeniu danej dokumentacji i wybraniu typu dokumentu (wg szablonu), system automatycznie przekierowuje taką korespondencję do właściwej komórki. Następnie, po dekretacji kierownika tejże komórki, sprawa zakładana jest automatycznie (JRWA jest skojarzone z typem dokumentu) a referent może przystąpić do jej załatwienia. Powyższe zagadnienia omawiano na podstawie zastosowanego, w WUW w Poznaniu, oprogramowania firmy Rodan pod nazwą OfficeObjects.

?Born Digital? ? dokument urodzony elektronicznie ? treść, struktura, metadane to temat wystąpienia Kamili Biernat. Warunkiem istnienia dokumentu elektronicznego jest fakt, iż tworzy on zbiór danych, które to stanowią nierozerwalną całość, a te są uporządkowane i zapisane na nośniku. Referująca po ogólnym wprowadzeniu i zarysie tematu przedstawiła cztery kluczowe pytania. Czy archiwa państwowe są gotowe na przejmowanie dokumentów elektronicznych? Czy metadane obligatoryjne (wymagane) mogą być uzupełniane automatycznie czy ręcznie? Jak odróżnić oryginalny dokument elektroniczny od jego kopii? Czy są potrzebne nowe opracowania metodyczne dla dokumentacji elektronicznej?

   Zarządzanie współczesnym archiwum państwowym pokrótce omówiła Joanna Chojecka. Zarządzanie to planowanie, organizowanie, decydowanie, motywowanie i kontrolowanie. Jest to też sztuka i praktyka rozumnego stosowania środków dla wyznaczonych celów. Nie bez znaczenia są przyjęte i adaptowane techniki oraz metody zarządzania, zmierzające do osiągnięcia celów wyznaczonych archiwom. Tam gdzie nie jest to możliwe ważne jest wdrażanie własnych  narzędzi. Nie bez znaczenia jest przyjęcie pewnych strategicznych działań, do których należy zaliczyć taką strategię, przygotowaną dla archiwów na lata 2010-2020. Dzięki temu możliwym jest usystematyzowanie dotychczasowych funkcje i działania archiwów, określić ich realną funkcję jako instytucji czy jako sieci archiwalnej, a także sprecyzować zadania do których realizacji należy zmierzać.

Tomasz Matuszak przygotował referat dotyczący nowoczesnego zarządzania dokumentacją a siłą tradycji. Uwagi na marginesie funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego. Nowoczesne zarządzanie dokumentacją jest oparte przede wszystkim na elektronicznym obiegu dokumentacji. Zarządzanie informacją powinno mieć szczególne znaczenie w kontekście informacji zapisanej ?w? niż ?na? nośniku danych. Ważniejsza jest informacja niż nośnik. Do roku 2010 w JST (Jednostkach Samorządu Terytorialnego) obowiązywały instrukcje kancelaryjne i jednolite rzeczowy wykazy archiwalne. Brakowało instrukcji archiwalnej, którą chciano zastąpić standardami ISO.  Po roku 2011, wiele JST dokonywało zmian w rzeczowych wykazach akt, co stanowiło problem w kontekście podobnych jednostek, gdyż wykazy te przestały być jednolite. Duże trudności sprawia JST weryfikacja kwalifikacji dotychczas zgromadzone zasobu. W niektórych urzędach wyznaczono osoby tuż przed emeryturą na koordynatorów czynności archiwalnych. Pojawiły się także problemy z określaniem systemu jaki obowiązuje w danej jednostce. Często po wprowadzeniu EZD odpowiednie dokumenty (regulaminy, wewnętrzne instrukcje) aktualizowano nawet po 2 latach. Większość podmiotów nie ma możliwości dostosowania pomieszczeń archiwalnych wg minimalnych norm ISO, wymieniając kwestie organizacyjno-kadrowo-finansowe.

Jan Miłosz przybliżył słuchaczom zarządzanie dokumentacją korporacji (w archiwum zakładowym i w outsourcingu). Zebrani, na wstępie, mogli usłyszeć o początkach firmy Jeronimo Martins Dystrybucja w Polsce, właścicielem marki Biedronka. Firma ta rozpoczęła swą działalność od powstania w 1996 r. hipermarketów pod nazwą Jumbo w Poznaniu i w Łodzi. Dwa lata później korporacja ta zakupiła gotową sieć sklepów Biedronka (wówczas 250 obiektów). Wówczas w ramach struktury organizacyjnej pojawia się archiwum zakładowe, które zatrudnia czterech archiwistów. Komórka ta przetrwa do roku 2002, kiedy to nastąpi decyzja o likwidacji własnego archiwum i przekazaniu dokumentacji w outsourcing. Początkowo dokumentacja archiwum liczyła 500 mb., by po 5 latach wzrosnąć do 12 km. (wśród niej np. ok. 500 mb. stanowiła dokumentacja kadrowo-płacowa). Pomieszczenie archiwalne było w pełni wyposażono w regały przesuwne. Przekazanie ww. ilości dokumentacji dokonano w ciągu 2 miesięcy.

Kamila Siuda opowiadała o egodokumentach w archiwach i ich perspektywach badawczych. Są to teksty, w której autor opowiada o samym sobie (np. autobiografie) lub w których ujawnia się osobowość piszącego ? samoświadectwo (np. testamenty). Do takich dokumentów, badań nad nimi włącza się tzw. historie mówione (narracje).  Dzięki egodokumentom mamy możliwość nowego spojrzenia na analizowany tekst. Badamy to, co człowiek mówi o sobie i jak wyraża siebie, dzięki temu źródło stanowi  do nowych odkryć. Co najmniej dwie dziedziny wkraczają w świat egodokumentów. To antropologia, która pozwala opowiedzieć na pytania w jaki sposób o czymś się opowiada, i archiwistyka, która dostarcza źródeł, wprowadzająca nas do świata autorów. Wśród pytań badawczych już teraz nasuwają się, czy archiwa gromadzą egodokumenty, czy wiedzą że je mają i jak je gromadzą? W tym miejscu warto odnotować, że twórcą egookumentacji może być jedna osoba, ale także instytucja, które je zebrała, co pozwala na analizę tej dokumentacji i powiązań między nimi. Kończąc, autorka powiedziała, iż ?archiwum staje się repozytorium emocji, aby zrozumieć przeszłość człowieka.?

   Konferencje zamknęło podsumowanie obrad przez organizatorów, a także krótka dyskusja podczas której ciekawy głos zabrała Iwona Grzelaczak-Miłoś. Jej zdaniem ?archiwum państwowe może zbankrutować?, a w dodatku ?jest taką jednostką, która może zostać zlikwidowana? (przykład Służby Celnej, gdzie z ponad 14 tys. pracowników trwa redukcja do 7 tys.). Dyrektorzy archiwów państwowych powinni wykazać nie tylko potrzebę istnienia archiwów (nie konkurować z instytucjami kultury), ale i przesłanek finansowych, dla których te archiwa są potrzebne.

Offline sirsilis

  • Moderator
  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 587
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: "Współczesna dokumentacja - współczesne archiwa"
« Odpowiedź #2 dnia: Październik 21, 2016, »
szkoda ze nie dales fotek
jestem spokojny jak pyton połykajacy królika

Offline Karol Dowgiało

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 1
Odp: "Współczesna dokumentacja - współczesne archiwa"
« Odpowiedź #3 dnia: Lipiec 17, 2017, »
Czy jest przewidziana publikacja materiałów pokonferencyjnych?