Zmiana kwalifikacji archiwalnej akt osobowych

[Marcin Kapała]

Minister rozwoju postuluje skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wątek był już podejmowany na forum w dziale Archiwizacja materiałów cyfrowych i digitalizacja analogowych http://www.ifar.pl/index.php/topic,3112.0.html, ponieważ projekt założeń zakłada również digitalizację akt pracowniczych. Mnie bardziej interesuje kwestia kwalifikacji archiwalnej dla tego rodzaju dokumentacji. Proponowany jest krótszy dziesięcioletni okres przechowywania.

Rozpoczęły się konsultacje międzyresortowe: Projektu założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Na stronach RCL można zapoznać się ze stanowiskiem między innymi MKiDN, NDAP i ZUS - http://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12287415/katalog/12363997#12363997

[Marcin Kapała]

Zastanawiam się nad skutecznością długookresowego przechowywania dokumentacji pracowniczej. Myślę, że nie ma z tym większych problemów jeżeli chodzi o sferę publiczną i duże spółki. Problem może być z małymi i średnimi przedsiębiorstwami. Każemy im przechowywać dokumentację przez 50 lat, a pracownicy i tak nie mogą uzyskać stosownych zaświadczeń.

[Marcin Kapała]

Ciekawostka z przeszłości. W Piśmie okólnym nr 1 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 18 lutego 1952 r. dotyczącym wytycznych w sprawie trybu postępowania przy przekazywaniu akt na makulaturę możemy przeczytać:

6. Akta kategorii B dzielą się, w zależności od czasokresu ich przechowywania, na trzy grupy:
a) akta komórek usługowych o charakterze manipulacyjnym przechowuje się przez 2 lata;
b) akta dotyczące czynności administracyjnych, finansowych i handlowych przechowuje się przez lat 6;
c) akta, których okres przechowywania normują szczególne przepisy prawne, oraz akta osobowe przechowuje się przynajmniej przez lat 10.