Przyjmowanie akt do archiwum zakładowego - spis zdawczo-odbiorczy

[Marcin II]

Teoretycznie: ktoś przekazuje do arch. zakł. akta; robi ich spis zdawczo-odbiorczy (nr spisu podaje archiwista zakł.), ale czy: jeśli jest kilka spisów zdawczo-odbiorczych jednorazowo przekazywanych akt, bo na jednym nie zmieszczą sięwszystkie przekazywane akta) to należy numerować pozycje w kolejnych spisach np. spis pierwszy tego przekazywania kończy się na poz. 23 - to następny zaczyna się od pozycji 24 czy ponownie od 1 tyle, że będzie to spis nr 2?[/b]

[Anonymous]

a dlaczego nie mieszczą się na jednym spisie???

[Anonymous]

...  odnoszę wrażenie że chodzi o to, że przekazywane akta nie mieszczą się na jedenj stronie (kartce?) spisu  :?
oj Marcin, Marcin ... spis może liczyć tyle pozycji i stron, ile potrzeba. Osobne spisy robi się dla kat. A i dla kat. B, no i dla dokumentacji wytworzonej przez różne komórki organizacyjne. Numery spisów nadaje im archiwista po zarejestrowaniu ich w wykazie spisów.

Jarek

[Anonymous]

... czyli jeśli jakaś komórka org. przekazuje akta do AZ, to powinna to uczynić przy użyciu najwyżej dwóch spisów - jednego dla akt kat. A i drugiego dla kat. B (taka jest przynajmniej teoria  :wink: )
pozdrawiam
Jarek

[Marcin II]

Teoretycznie: kończę pierwszą stronę np. spisu nr 5, przechodzę na drugą stronę (bo mam jeszcze wiele teczek) i wpisuję nr spisu nr 5 (i kolejną pozycje na spisie), czy nr 6 (i zaczynam pozycją na spisie numer 1) ?
Z góry dziękuję.

[Anonymous]

przechodzisz na drugą stronę, wpisujesz nr spisu 5 i kolejną pozycję na spisie.
Domyślam się że męczysz się z wpisywaniem tego ręcznie, ale jesli masz dostęp do komputerka, to polecam zrobienie sobie w Wordzie tabelki na wzór formularza spisu.

J.

[Marcin II]

Dziękuję za podpowiedź.

[mkoch7]

spisy zdawczo-odbiorcze tworzone wcześniej są kiepskie (tzn. czasami spisy z różnych lat mają tę samą numerację). Co zrobić? Dodam, że czasami nie ma NA NICH LAT, KIEDY ZOSTAŁY SPORZĄDZONE. Dodatkowo: jeden ze spisów stworzono w następujący sposób: zawiera on ok. 20 kartek, ale każda z osobna dostawała nowy nr spisu, ale kolejną pozycję na spisie!!! Czyli np. spis nr 1 kończył sie pozycją 18, a (druga kartka tego spisu) spis nr 2 zaczynał się pozycją 19!!! A powinno chyba być tak, że wszystkie kartki mają ten sam nr spisu zdawczo-odbiorczego (np. 57) i wtedy kolejne pozycje na poszczególnych kartkach. Proszę o pomoc.

[Tomek]

A powinno chyba być tak, że wszystkie kartki mają ten sam nr spisu zdawczo-odbiorczego (np. 57) i wtedy kolejne pozycje na poszczególnych kartkach

I masz rację. Z tym, że nr spisu i pozycja w spisie powinny być zarazem sygnaturą jednostki archiwalnej. Z czymś takim się spotykałem. Wygląda na to, ze musisz zrobić z tym pożądek. Zachować kolejne numerację spisów, i zrezygnować z takich pomysłów:

np. spis nr 1 kończył sie pozycją 18, a (druga kartka tego spisu) spis nr 2 zaczynał się pozycją 19!!

Albo od nowa zinwentaryzować cały zasób jeśli są problemy ze znalezieniem odpowiedniej jednostki. Pewnie będzie to trochę trwało ale przynajmniej będziesz wiedział co masz. Bo często jest tak, ze spisy sobie (zwłaszcza sporządzanie wiele lat temu) a opisy akt sobie.
pzdr.

[dziunia]

A w moim mniemaniu Wasza dyskusja jest słuszna.....
Bo przecież ważnym jest, by spis przekazywanych akt był czegoś wart....
bo jak się zacznie od jedynki każdą kartkę - a całość odda za jednym zamachem, to zrobi się wir z przejściem na drugą stronę lustra....
----------------
Więc problem polega ( chyba ) na tym że każdy wykaz pochodzi z innego dnia tygodnia lub miesiąca ....
Uważam że należy ciągnąć numerację - choćby się cyferki nie podobały....