Dokumentacja dot. Ochotniczych Straży Pożarnych

[noovy11]

Witam, mam pytanie odnośnie dokumentów dot. Ochotniczych Straży Pożarnych a pozycji z jednolitego rzeczowego wykazu akt. W urzędzie gminy obowiązuje jrwa który stanowi załącznik do rozporzadzenia prezsa rady ministrów z 18 stycznia 2011 roku. Mam problem odnośnie dokumentacji OSP po roku 2011 (raporty działań ratowniczych, wnioski o wypłatę ekwiwalentu za działania w akcjach ratowniczych, karty pracy sprzętu ratowniczego, listy osób biorących udział w akcjach) pod jakim numerem z jrwa powinna znajdowac sie ta dokumentacj?
5520 - Zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańcom gminy i osobom przebywającym czasowo na terenie gminy - BE5
5543 - Wyposażenie w sprzęt służb przeciwpożarowych - B10
Czy może pod jeszcze innym numerem?

[uczeń1234]

Witam, moim zdaniem to powinno być pod numerem 5521 Organizacja i działalność straży gminnych (miejskich) kat.arch. A

[Aleksandra Czajkowska]

dokumentacja potrzebna do rozliczenia środków finansowych mogłaby mieć kat B5 i symbol 3032,  jednakże w sytuacji gdy w teczce znajdują się obok kart pracy sprzętu np. raporty z działań operacyjnych - uważam że rozsądnie byłoby to zakwalifikować jako dokumentację do ekspertyzy, ponieważ pracownik Archiwum Państwowego posiada wiedzę czy  w innych jenostkach  (np- Powiatowa Straż Pożarna) znajduje się dokumentacja na podstawie której można odtworzyć działalność OSP, a poza tym miło gdy gmina posiada wiedzę o tym co się działo na jej terenie 50 lat temu  dlatego proponuję 5520 lub 5522 - współdziałanie z organizacjami zajmującymi się organizowaniem i niesieniem pomocy i ratunku.

[Pogórzanin]

Dokumenty o których piszesz to dokumenty dla Urzędu z prostej przyczyny gmina ponosi koszty utrzymania i wyposażenia OSP. U nas paliwo kupuje upoważniony strażak danej OSP ale na rachunek  gminy. Każda karta jest wpisana w księdze paliwowej i tam jest rozliczana. Jeżeli masz dotacje dla OSP na ten cel to faktura jest dowodem jego zakupu a karta dowodem jego zużycia. Wtedy dokumenty te masz w rozliczeniu dotacji (3032). Wnioski o ekwiwalent i listy jego wypłaty są dowodami księgowymi z kat. B10  ekwiwalent jest należnością cywilno-prawną  i strażak może dochodzić jego wypłaty zgodnie KC (10 lat). Pozostaje jeszcze sprawa zakupu sprzętu. U nas ważniejszy sprzęt kupuje się najczęściej w formie dotacji udzielanej OSP i te dokumenty są przechowywane 20 lat (tak ustaliła Skarbnik) aby uniknąć sprzedaży takiego sprzętu bez wiedzy gminy. Ostatnia sprawa to skierowania na badania lekarskie. Tutaj uzgodniłem z archiwum rozszerzenie jrwa z 2011 r. przez dodanie nowego hasła. Natomiast raporty komórka merytoryczna rejestruje w teczce o644   a służą one do weryfikacji zapisów we wnioskach o wypłatę ekwiwalentów