Autor Wątek: Nadawanie znaku sprrawy  (Przeczytany 13591 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1507
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #60 dnia: Czerwiec 21, 2016, »
Nie można "przerejestrować spisu spraw i teczki".
Twoje kierownictwo łamie obowiązujące przepisy. Nie pomagamy w usprawiedliwianiu łamania przepisów.
Jarek Orszulak

Offline konsacz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 39
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #61 dnia: Czerwiec 21, 2016, »
Rozumiem. Czyli można zrobić tak jak piszę Pan Marcin Kapała, tj. "Możemy mieć oczywiście sytuację, w której teczka prowadzona jest dłużej niż przez jeden rok,  w czasie obowiązywania dwóch różnych rzeczowych wykazów akt. W opiece społecznej taka sytuacja może występować w przypadku teczek zbiorczych. Wówczas rzeczywiście konieczne jest umieszczenie dwóch znaków akt na teczce."??

Offline Marcin Kapała

  • Moderator
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 203
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #62 dnia: Czerwiec 22, 2016, »
Z tego co wywnioskowałem obowiązywały u Was cztery kancelarie. Do roku 1999 jedna - kiedy nie obowiązywał żaden rzeczowy wykaz akt. Kolejne w latach 1999-2008, 2008-2011 i obecna. Dokumentacja wytworzona w każdym z tych okresów powinna być inaczej uporządkowana. W przypadku akt powstałych do roku 1999 należy postępować, tak jak podpowiada Jarek:

...nawet jeśli dokumentacja była prowadzona z pominięciem jrwa i bez tworzenia akt spraw (wbrew instrukcji kancelaryjnej), to musisz ustalić faktyczną jej klasę rzeczową z jrwa (na podstawie zawartości) i w konsekwencji kategorię archiwalną - po to żeby w ogóle myśleć o brakowaniu. To ustalenie klasy z jrwa powinno nastąpić na podstawie wykazu akt obowiązującego gdy dokumentacja powstawała - chyba że w ogóle nie mieliście wtedy jrwa. W takim przypadku pozostaje rzeczywiście posługiwanie się jrwa obecnym. Na spisie dokumentacji nie pojawi się jednaki ani symbol z jrwa, ani kategoria archiwalna, we wniosku o zgodę na brakowanie trzeba wskazać do którego wykazu akt się odnosicie i dlaczego.

Pozostałe akta wytworzone w latach 1999-2008, 2008-2011 powinny być opisane zgodnie z ówcześnie obowiązującym wykazem akt. Teczki prowadzone w czasie obowiązywania kilku rzeczowych wykazów akt, jeżeli nie można ich rozdzielić, wymagają rozszerzonego opisu. Powinien on uwzględniać znaki kancelaryjne ze stosowanych wówczas wykazów akt.

Co do zasady, opisanie teczki określa instrukcja kancelaryjna. Przykładem niech będzie ta dla organów administracji z roku 2011:

Cytuj
§ 62. 1. Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana.
2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
...
2) części znaku sprawy, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt...

W momencie przekazywania akt do archiwum zakładowego/składnicy akt elementy opisu teczki przepisywane są do spisu zdawczo-odbiorczego - znak teczki, tytuł teczki, daty skrajne, kategoria archiwalna.

Nie przerejestrowujemy spraw, które zostały zakończone. Teoretycznie zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna. Szczegółowe zapisy dotyczące przerejestrowywania spraw powinieneś znaleźć w instrukcji kancelaryjnej.

Pozdrawiam  :)


Offline konsacz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 39
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #63 dnia: Listopad 28, 2017, »
Witam. W pracy mam założonych kilkaset teczek osobowych wnioskodawców pobierających dodatki mieszkaniowe, oznaczonych symbolem z jrwa: 41380, które są założone w tym samym roku. Na każdą osobę pobierającą taki dodatek przypada jedna teczka. Czy w każdej z tych teczek pierwsza sprawa  w spisie spraw może być zarejestrowywana pod numerem 1 i mieć znak sprawy: DŚPŚ.SDM.41380.1.2017? 

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1507
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #64 dnia: Listopad 29, 2017, »
A czy to czasem nie są teczki zbiorcze? W teczkach zbiorczych nie rejestruje się spraw.
Jarek Orszulak

Offline konsacz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 39
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #65 dnia: Listopad 30, 2017, »
A czy to czasem nie są teczki zbiorcze? W teczkach zbiorczych nie rejestruje się spraw.
Nie bo znajdują się w nich pisma dotyczące tylko dodatków mieszkaniowych czyli wniosek petenta wraz z załącznikami, potem wywiad środowiskowy przeprowadzony przez pracownika socjalnego, a następnie decyzja przyznająca lub odmawiająca dodatku i ewentualnie potwierdzenie odbioru decyzji, jeśli została wysłana pocztą do wnioskodawcy. Najczyściej są to grube teczki wieloletnie. Każda wydana decyzja otrzymuje swój numer z rejestru decyzji wydanych w danym roku oraz znak sprawy wynikający ze spisu spraw znajdującego się w teczce osobowej wnioskodawcy

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 153
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #66 dnia: Styczeń 22, 2018, »
Mam taki problem. W jednej komórce organizacyjnej w instytucie naukowym - Dział Informacji Naukowej, symbol DIN - pracują 3 osoby, każda z określonym zakresem obowiązków. Jak wygląda zakładanie spraw i prowadzenie spisu spraw w takim przypadku? To znaczy czy prowadzony jest jeden spis spraw dla danego symbolu klasyfikacyjnego? Ale czy wtedy pole "Referent" w spisie spraw pozostaje puste i wypełnia się tylko symbol komórki organizacyjnej?
W naszej instrukcji, mocno przestarzałej, sprzed 12 lat :(, nie ma zapisu o możliwości prowadzenia spraw z wykorzystaniem inicjałów prowadzącego sprawę.
Jeśli jest jeden spis spraw, czy można w polu "Uwagi" w spisie spraw podać imię i nazwisko prowadzącego sprawę?
Zakładam, że referenci nie mogą prowadzić osobnych spisów spraw, bo jak wtedy wyglądałoby przekazywanie do  archiwum? Kilka teczek o tym samym symbolu i tym samym tytule...?
Bardzo proszę o pilną odpowiedź.

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 153
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #67 dnia: Styczeń 22, 2018, »
Mam taki problem. W jednej komórce organizacyjnej w instytucie naukowym - Dział Informacji Naukowej, symbol DIN - pracują 3 osoby, każda z określonym zakresem obowiązków. Jak wygląda zakładanie spraw i prowadzenie spisu spraw w takim przypadku? To znaczy czy prowadzony jest jeden spis spraw dla danego symbolu klasyfikacyjnego? Ale czy wtedy pole "Referent" w spisie spraw pozostaje puste i wypełnia się tylko symbol komórki organizacyjnej?
W naszej instrukcji, mocno przestarzałej, sprzed 12 lat :(, nie ma zapisu o możliwości prowadzenia spraw z wykorzystaniem inicjałów prowadzącego sprawę.
Jeśli jest jeden spis spraw, czy można w polu "Uwagi" w spisie spraw podać imię i nazwisko prowadzącego sprawę?
Zakładam, że referenci nie mogą prowadzić osobnych spisów spraw, bo jak wtedy wyglądałoby przekazywanie do  archiwum? Kilka teczek o tym samym symbolu i tym samym tytule...?
Bardzo proszę o pilną odpowiedź.
Dodam, że w strukturze organizacyjnej mamy tylko tę komórkę o symbolu DIN, żadnych podkomórek, więc zakładam, że musi być jeden spis spraw z adnotacjami w spisie spraw, kto prowadzi daną sprawę. A jak to może wyglądać w praktyce? W jednym pokoju mamy segregator np. 050 - Współpraca naukowa krajowa, z założonym spisem spraw i każdy referent, zależnie od tematyki z tej grupy spraw, zakłada i prowadzi dalej sprawy, dokładając dokumentację, tak?