Autor Wątek: Nadawanie znaku sprrawy  (Przeczytany 36398 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1721
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #45 dnia: Czerwiec 04, 2016, »
Przenoszę wątek, bo chyba wymaga komentarza osoby od nadzoru.
Jarek Orszulak

Offline konsacz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 41
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #46 dnia: Czerwiec 04, 2016, »
Na spisie umieszcza się znak teczki jaki stosowano w chwili powstania dokumentacji. Powinniśmy jedynie zmienić kategorię archiwalną, jeżeli obecnie jest stosowana wyższa. W tym przypadki masz jednak taką samą kategorię.
Dziękuje. Dziś się zapytałem o to Panią kierownik z naszego Archiwum Państwowego i powiedziała że mogę użyć nowego symbolu z JRWA

Dodam jeszcze że jak kiedyś pracowałem w Urzędzie Miasta to pisaliśmy na spisie zd-odb oraz na teczce znak z JRWA taki jaki na dokumentach, a pod spodem jego odpowiednik z nowego JRWA. Niestety w MOPRze moi przełożeni zabraniają tak robić i każą pisać nowy znak z wykazu, ale nie jestem pewien czy tak jest prawidłowo dlatego chce się poradzić doświadczonych archiwistów. Choć z tego co widzę to każdy mówi co innego

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 579
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #47 dnia: Czerwiec 07, 2016, »
Dziwna to praktyka pisania na teczce symbolu, który nie obowiązywał w czasie, gdy dokumenty zawarte w teczce wytwarzano. Nie jest to zgodne z prawem (nie znam podstawy prawnej, która na taką praktykę zezwala).

Offline konsacz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 41
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #48 dnia: Czerwiec 07, 2016, »
Dziwna to praktyka pisania na teczce symbolu, który nie obowiązywał w czasie, gdy dokumenty zawarte w teczce wytwarzano. Nie jest to zgodne z prawem (nie znam podstawy prawnej, która na taką praktykę zezwala).
Witam. A czy jest jakaś podstawa prawna która nakazuje pisać tylko i wyłącznie taki znak teczki który obowiązywał w momencie wytworzenia dokumentacji?? Proszę uprzejmie o namiar na taki przepis to pokaże go swoim przełożonym którzy każą mi pisać symbole z najnowszego JRWA nawet do starej dokumentacji

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1721
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #49 dnia: Czerwiec 07, 2016, »
Najważniejszy jest zapis ustawy archiwalnej:
Cytuj
Art. 6. 1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:
1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw;
2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.

Nie można odzwierciedlić przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw zmieniając symbole klasyfikacyjne. Wiążą się z tym zapisy znowelizowanego art. 34 tejże ustawy (konieczność zapewnienia m.in. klasyfikowania dokumentacji), a w szczegółach określa to Twoja instrukcja kancelaryjna i archiwalna (znak akt/teczki).
Jarek Orszulak

Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 286
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #50 dnia: Czerwiec 08, 2016, »
Na teczce podaje się aktotwórcę, więc i symbol klasyfikacyjny musi być z tamtego okresu. U mnie to też jest trudne do zrozumienia.

Offline Marcin Kapała

  • Moderator
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 214
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #51 dnia: Czerwiec 08, 2016, »
Witam. A czy jest jakaś podstawa prawna która nakazuje pisać tylko i wyłącznie taki znak teczki który obowiązywał w momencie wytworzenia dokumentacji?? Proszę uprzejmie o namiar na taki przepis to pokaże go swoim przełożonym którzy każą mi pisać symbole z najnowszego JRWA nawet do starej dokumentacji

Podstawę prawną stanowi instrukcja kancelaryjna, którą stosujecie. To ona określa, jak jest opisana teczka aktowa i jak wygląda znak akt. Oczywiście znak będzie wynikał z rzeczowego wykazu akt, który obowiązywał w momencie prowadzenia danej teczki. Musi odpowiadać symbolowi klasyfikacyjnemu, który występuje w znakach prowadzonych spraw. Trzeba również pamiętać, że znak akt wiąże się nierozerwalnie z tytułem teczki, który wynika z hasła klasyfikacyjnego rzeczowego wykazu akt. Podsumowując tytuł teczki, znak akt i znak sprawy muszą wynikać z rzeczowego wykazu akt, który obowiązywał w danym okresie. To nie jest tylko kwestia podstawy prawnej, ale przede wszystkim logiki. Wymaganie od pracowników opisywania teczek znakiem z nowego JRWA, który nie odpowiada znakom spraw, jest zwykłą ignorancją. Proszę zapytać swoją szefową, czy każe poprawić w aktach znaki spraw, skoro wymaga opisania teczek symbolami klasyfikacyjnymi z nowego wykazu.

Możemy mieć oczywiście sytuację, w której teczka prowadzona jest dłużej niż przez jeden rok,  w czasie obowiązywania dwóch różnych rzeczowych wykazów akt. W opiece społecznej taka sytuacja może występować w przypadku teczek zbiorczych. Wówczas rzeczywiście konieczne jest umieszczenie dwóch znaków akt na teczce, chociaż należy się zastanowić, czy nie lepiej byłoby taką teczkę rozdzielić.

Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 286
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #52 dnia: Czerwiec 08, 2016, »
A jak ktoś archiwizuje akta z lat 60-tych (prawdziwa sytuacja z jednego z podporządkowanych nam archiwów), to ma stosować JRWA z tamtego okresu? U nas, niestety, zastosowano współcześnie obowiązujący rzeczowy wykaz akt.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 833
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #53 dnia: Czerwiec 08, 2016, »
Tak, jeśli JRWA było wówczas stosowane. Jeśli nie było nie podajemy znaku teczki, a jedynie kategorię archiwalną

Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 286
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #54 dnia: Czerwiec 09, 2016, »
Szkoda tylko, że gdy coś takiego mówię moim koleżankom i kolegom, to wszyscy jak jeden mąż protestują, że to bzdura. W sytuacji braku jakichkolwiek szkoleń archiwalnych nie jestem w stanie przetłumaczyć innym właściwych zasad, skoro oni przez wiele lat wpajali sobie inne zasady (a konkretnie to raczej kontynuowali to, czego się nauczyli w początkach swojej pracy). Ale to jest skutek zatrudniania ludzi przypadkowych w archiwum.

Offline konsacz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 41
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #55 dnia: Czerwiec 09, 2016, »
Witam. A czy jest jakaś podstawa prawna która nakazuje pisać tylko i wyłącznie taki znak teczki który obowiązywał w momencie wytworzenia dokumentacji?? Proszę uprzejmie o namiar na taki przepis to pokaże go swoim przełożonym którzy każą mi pisać symbole z najnowszego JRWA nawet do starej dokumentacji

Podstawę prawną stanowi instrukcja kancelaryjna, którą stosujecie. To ona określa, jak jest opisana teczka aktowa i jak wygląda znak akt. Oczywiście znak będzie wynikał z rzeczowego wykazu akt, który obowiązywał w momencie prowadzenia danej teczki. Musi odpowiadać symbolowi klasyfikacyjnemu, który występuje w znakach prowadzonych spraw. Trzeba również pamiętać, że znak akt wiąże się nierozerwalnie z tytułem teczki, który wynika z hasła klasyfikacyjnego rzeczowego wykazu akt. Podsumowując tytuł teczki, znak akt i znak sprawy muszą wynikać z rzeczowego wykazu akt, który obowiązywał w danym okresie. To nie jest tylko kwestia podstawy prawnej, ale przede wszystkim logiki. Wymaganie od pracowników opisywania teczek znakiem z nowego JRWA, który nie odpowiada znakom spraw, jest zwykłą ignorancją. Proszę zapytać swoją szefową, czy każe poprawić w aktach znaki spraw, skoro wymaga opisania teczek symbolami klasyfikacyjnymi z nowego wykazu.

Możemy mieć oczywiście sytuację, w której teczka prowadzona jest dłużej niż przez jeden rok,  w czasie obowiązywania dwóch różnych rzeczowych wykazów akt. W opiece społecznej taka sytuacja może występować w przypadku teczek zbiorczych. Wówczas rzeczywiście konieczne jest umieszczenie dwóch znaków akt na teczce, chociaż należy się zastanowić, czy nie lepiej byłoby taką teczkę rozdzielić.

Dzięki za wyjaśnienia. W naszej instrukcji kancelaryjnej nie jest określone czy symbol z wykazu akt musi być podany z JRWA obowiązującego w okresie w którym zostały wytworzone akta. Dlatego każą nam pisać odpowiednik z nowego JRWA, który poznaje po treści dokumentów. Po za tym nie posiadamy wykazu akt który obowiązywał w latach 90 w naszej instytucji. Dotyczy to dokumentacji niearchiwalnej która będzie niszczona. Do tej pory Archiwum Państwowe, która wydaje nam zgodę na brakowanie nie miało o to pretensji jak na razie.

Offline Marcin Kapała

  • Moderator
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 214
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #56 dnia: Czerwiec 10, 2016, »
Rzeczowy wykaz akt kształtuje sposób narastania dokumentacji w registraturze (kancelarii i archiwum), dlatego istotne jest opisywanie akt właściwymi symbolami kancelaryjnymi. Każda zmiana JRWA powoduje zmianę obrazu kancelarii. Zgodnie z zasadą proweniencji (zasady niepodzielności zespołu archiwalnego) istnieje ścisły związek pomiędzy aktami zespołu archiwalnego a kancelarią, która ów zespół utworzyła. Archiwa w procesie wydawania zgód na brakowanie dokumentacji bardziej skupiają się na kwalifikacji niż klasyfikacji, albo przymykają oko na nieprawidłową klasyfikację (przecież akta idą i tak na zniszczenie). Tego typu nieprawidłowości częściej wychodzą na etapie opracowywania akt w archiwum państwowym, kiedy rozpoznanie kancelarii staje się bardzo istotne.

 

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1721
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #57 dnia: Czerwiec 13, 2016, »
Dzięki za wyjaśnienia. W naszej instrukcji kancelaryjnej nie jest określone czy symbol z wykazu akt musi być podany z JRWA obowiązującego w okresie w którym zostały wytworzone akta. Dlatego każą nam pisać odpowiednik z nowego JRWA, który poznaje po treści dokumentów. Po za tym nie posiadamy wykazu akt który obowiązywał w latach 90 w naszej instytucji. Dotyczy to dokumentacji niearchiwalnej która będzie niszczona. Do tej pory Archiwum Państwowe, która wydaje nam zgodę na brakowanie nie miało o to pretensji jak na razie.

Zaraz. Chyba wpuściliśmy się w maliny. Jaka instrukcja kancelaryjna? Tobie chodzi przecież ciągle o to, o czym dyskutowaliśmy na początku tego wątku - chodzi o brakowanie dokumentacji która była tworzona bez żadnej klasyfikacji i nie tworzy akt spraw. Instrukcja kancelaryjna nic do tego nie ma, zaglądnij sobie raczej do instrukcji archiwalnej, a przede wszystkim do rozporządzenia z 20.10.2015 r. (podkreślenie moje):

Cytuj
4. Spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu zawiera:
1)   pełną nazwę organu lub jednostki organizacyjnej wnioskującej o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;
2)   pełną nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana;
3)   datę i miejsce sporządzenia spisu;
4)   imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby, która sporządziła spis;
5)   dla każdej pozycji spisu informację o:
a)  liczbie porządkowej,
b) oznaczeniu kancelaryjnym, stanowiącym znak akt albo znak sprawy, jeżeli było stosowane,
c)  sygnaturze archiwalnej, a jeżeli nie była stosowana - informację, że spis powstał z natury,
d)  tytule jednostki, który w przypadku stosowania wykazu akt powinien być złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z tego wykazu; dopuszcza się łączenie w jednej pozycji spisu jednostek o identycznym tytule,
e)  określonym datami rocznymi okresie, z którego pochodzi dokumentacja w obrębie pozycji spisu,
f)  liczbie jednostek, będących przedmiotem jednej pozycji spisu,
g)  uwagach, w szczególności dotyczących rodzaju dokumentacji lub nośnika, informacji o zachowaniu dokumentacji zbiorczej, równoważnikach lub o większym zakresie czasowym, a także uszczegółowienia zawartości jednostek.

Jeśli znaku akt nie było, to należy określić jedynie kategorię archiwalną.
Jarek Orszulak

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1721
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #58 dnia: Czerwiec 13, 2016, »
Jeszcze małe uzupełnienie - nawet jeśli dokumentacja była prowadzona z pominięciem jrwa i bez tworzenia akt spraw (wbrew instrukcji kancelaryjnej), to musisz ustalić faktyczną jej klasę rzeczową z jrwa (na podstawie zawartości) i w konsekwencji kategorię archiwalną - po to żeby w ogóle myśleć o brakowaniu. To ustalenie klasy z jrwa powinno nastąpić na podstawie wykazu akt obowiązującego gdy dokumentacja powstawała - chyba że w ogóle nie mieliście wtedy jrwa. W takim przypadku pozostaje rzeczywiście posługiwanie się jrwa obecnym. Na spisie dokumentacji nie pojawi się jednaki ani symbol z jrwa, ani kategoria archiwalna, we wniosku o zgodę na brakowanie trzeba wskazać do którego wykazu akt się odnosicie i dlaczego.

pozdrawiam

Jarek Orszulak
Jarek Orszulak

Offline konsacz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 41
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #59 dnia: Czerwiec 20, 2016, »
Jeszcze małe uzupełnienie - nawet jeśli dokumentacja była prowadzona z pominięciem jrwa i bez tworzenia akt spraw (wbrew instrukcji kancelaryjnej), to musisz ustalić faktyczną jej klasę rzeczową z jrwa (na podstawie zawartości) i w konsekwencji kategorię archiwalną - po to żeby w ogóle myśleć o brakowaniu. To ustalenie klasy z jrwa powinno nastąpić na podstawie wykazu akt obowiązującego gdy dokumentacja powstawała - chyba że w ogóle nie mieliście wtedy jrwa. W takim przypadku pozostaje rzeczywiście posługiwanie się jrwa obecnym. Na spisie dokumentacji nie pojawi się jednaki ani symbol z jrwa, ani kategoria archiwalna, we wniosku o zgodę na brakowanie trzeba wskazać do którego wykazu akt się odnosicie i dlaczego.

pozdrawiam

Jarek Orszulak

Witam. Wykaz akt był używany w naszej instytucji od 1999 roku, choć nie każdy dokument wytworzony u nas w latach 90 i wczesnych dwutysięcznych miał nadany znak sprawy. Po za tym dopiero od 2011 roku pracownicy zaczęli prowadzić spisy spraw dla teczek. Teraz jak oddają do archiwum teczki , w których są dokumenty wytworzone przed 2011 rokiem to sporządzają spisy spraw wg obecnie obowiązującego u nas JRWA, bo takie jest polecenie kierownictwa, to samo tyczy się znaków teczek na spisach zdawczo-odbiorczych i na spisie do brakowania.

A czy jeśli mam w teczce dokumenty wytworzone na przestrzeni wielu lat i są na nich symbole w różnych wersji JRWA, np dla zasiłków celowych od 1999 do 2008 roku jest znak sprawy 8121, od 2008 do 2011 roku jest znak sprawy 4120, a od 2012 roku do chwili obecnej mamy znak sprawy 4130. To czy można przerejestrować spis spraw i teczkę do znaku 4130 z nowego JRWA tak jak mówi ust. 2 i 3 w § 55 rozporządzenia  z dnia 18 stycznia 2011 r. o instrukcji kancelaryjnej...?