Nadawanie znaku sprrawy

[Jarek]

Przenoszę wątek, bo chyba wymaga komentarza osoby od nadzoru.

[konsacz]

Na spisie umieszcza się znak teczki jaki stosowano w chwili powstania dokumentacji. Powinniśmy jedynie zmienić kategorię archiwalną, jeżeli obecnie jest stosowana wyższa. W tym przypadki masz jednak taką samą kategorię.

Dziękuje. Dziś się zapytałem o to Panią kierownik z naszego Archiwum Państwowego i powiedziała że mogę użyć nowego symbolu z JRWA

Dodam jeszcze że jak kiedyś pracowałem w Urzędzie Miasta to pisaliśmy na spisie zd-odb oraz na teczce znak z JRWA taki jaki na dokumentach, a pod spodem jego odpowiednik z nowego JRWA. Niestety w MOPRze moi przełożeni zabraniają tak robić i każą pisać nowy znak z wykazu, ale nie jestem pewien czy tak jest prawidłowo dlatego chce się poradzić doświadczonych archiwistów. Choć z tego co widzę to każdy mówi co innego

[MarcinP]

Dziwna to praktyka pisania na teczce symbolu, który nie obowiązywał w czasie, gdy dokumenty zawarte w teczce wytwarzano. Nie jest to zgodne z prawem (nie znam podstawy prawnej, która na taką praktykę zezwala).

[konsacz]

Dziwna to praktyka pisania na teczce symbolu, który nie obowiązywał w czasie, gdy dokumenty zawarte w teczce wytwarzano. Nie jest to zgodne z prawem (nie znam podstawy prawnej, która na taką praktykę zezwala).

Witam. A czy jest jakaś podstawa prawna która nakazuje pisać tylko i wyłącznie taki znak teczki który obowiązywał w momencie wytworzenia dokumentacji?? Proszę uprzejmie o namiar na taki przepis to pokaże go swoim przełożonym którzy każą mi pisać symbole z najnowszego JRWA nawet do starej dokumentacji

[Jarek]

Najważniejszy jest zapis ustawy archiwalnej:

Art. 6. 1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:
1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw;
2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.

Nie można odzwierciedlić przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw zmieniając symbole klasyfikacyjne. Wiążą się z tym zapisy znowelizowanego art. 34 tejże ustawy (konieczność zapewnienia m.in. klasyfikowania dokumentacji), a w szczegółach określa to Twoja instrukcja kancelaryjna i archiwalna (znak akt/teczki).

[Robert2000]

Na teczce podaje się aktotwórcę, więc i symbol klasyfikacyjny musi być z tamtego okresu. U mnie to też jest trudne do zrozumienia.

[Marcin Kapała]

Witam. A czy jest jakaś podstawa prawna która nakazuje pisać tylko i wyłącznie taki znak teczki który obowiązywał w momencie wytworzenia dokumentacji?? Proszę uprzejmie o namiar na taki przepis to pokaże go swoim przełożonym którzy każą mi pisać symbole z najnowszego JRWA nawet do starej dokumentacji

Podstawę prawną stanowi instrukcja kancelaryjna, którą stosujecie. To ona określa, jak jest opisana teczka aktowa i jak wygląda znak akt. Oczywiście znak będzie wynikał z rzeczowego wykazu akt, który obowiązywał w momencie prowadzenia danej teczki. Musi odpowiadać symbolowi klasyfikacyjnemu, który występuje w znakach prowadzonych spraw. Trzeba również pamiętać, że znak akt wiąże się nierozerwalnie z tytułem teczki, który wynika z hasła klasyfikacyjnego rzeczowego wykazu akt. Podsumowując tytuł teczki, znak akt i znak sprawy muszą wynikać z rzeczowego wykazu akt, który obowiązywał w danym okresie. To nie jest tylko kwestia podstawy prawnej, ale przede wszystkim logiki. Wymaganie od pracowników opisywania teczek znakiem z nowego JRWA, który nie odpowiada znakom spraw, jest zwykłą ignorancją. Proszę zapytać swoją szefową, czy każe poprawić w aktach znaki spraw, skoro wymaga opisania teczek symbolami klasyfikacyjnymi z nowego wykazu.

Możemy mieć oczywiście sytuację, w której teczka prowadzona jest dłużej niż przez jeden rok,  w czasie obowiązywania dwóch różnych rzeczowych wykazów akt. W opiece społecznej taka sytuacja może występować w przypadku teczek zbiorczych. Wówczas rzeczywiście konieczne jest umieszczenie dwóch znaków akt na teczce, chociaż należy się zastanowić, czy nie lepiej byłoby taką teczkę rozdzielić.

[Robert2000]

A jak ktoś archiwizuje akta z lat 60-tych (prawdziwa sytuacja z jednego z podporządkowanych nam archiwów), to ma stosować JRWA z tamtego okresu? U nas, niestety, zastosowano współcześnie obowiązujący rzeczowy wykaz akt.

[Rovan]

Tak, jeśli JRWA było wówczas stosowane. Jeśli nie było nie podajemy znaku teczki, a jedynie kategorię archiwalną

[Robert2000]

Szkoda tylko, że gdy coś takiego mówię moim koleżankom i kolegom, to wszyscy jak jeden mąż protestują, że to bzdura. W sytuacji braku jakichkolwiek szkoleń archiwalnych nie jestem w stanie przetłumaczyć innym właściwych zasad, skoro oni przez wiele lat wpajali sobie inne zasady (a konkretnie to raczej kontynuowali to, czego się nauczyli w początkach swojej pracy). Ale to jest skutek zatrudniania ludzi przypadkowych w archiwum.

[konsacz]

Witam. A czy jest jakaś podstawa prawna która nakazuje pisać tylko i wyłącznie taki znak teczki który obowiązywał w momencie wytworzenia dokumentacji?? Proszę uprzejmie o namiar na taki przepis to pokaże go swoim przełożonym którzy każą mi pisać symbole z najnowszego JRWA nawet do starej dokumentacji

Podstawę prawną stanowi instrukcja kancelaryjna, którą stosujecie. To ona określa, jak jest opisana teczka aktowa i jak wygląda znak akt. Oczywiście znak będzie wynikał z rzeczowego wykazu akt, który obowiązywał w momencie prowadzenia danej teczki. Musi odpowiadać symbolowi klasyfikacyjnemu, który występuje w znakach prowadzonych spraw. Trzeba również pamiętać, że znak akt wiąże się nierozerwalnie z tytułem teczki, który wynika z hasła klasyfikacyjnego rzeczowego wykazu akt. Podsumowując tytuł teczki, znak akt i znak sprawy muszą wynikać z rzeczowego wykazu akt, który obowiązywał w danym okresie. To nie jest tylko kwestia podstawy prawnej, ale przede wszystkim logiki. Wymaganie od pracowników opisywania teczek znakiem z nowego JRWA, który nie odpowiada znakom spraw, jest zwykłą ignorancją. Proszę zapytać swoją szefową, czy każe poprawić w aktach znaki spraw, skoro wymaga opisania teczek symbolami klasyfikacyjnymi z nowego wykazu.

Możemy mieć oczywiście sytuację, w której teczka prowadzona jest dłużej niż przez jeden rok,  w czasie obowiązywania dwóch różnych rzeczowych wykazów akt. W opiece społecznej taka sytuacja może występować w przypadku teczek zbiorczych. Wówczas rzeczywiście konieczne jest umieszczenie dwóch znaków akt na teczce, chociaż należy się zastanowić, czy nie lepiej byłoby taką teczkę rozdzielić.

Dzięki za wyjaśnienia. W naszej instrukcji kancelaryjnej nie jest określone czy symbol z wykazu akt musi być podany z JRWA obowiązującego w okresie w którym zostały wytworzone akta. Dlatego każą nam pisać odpowiednik z nowego JRWA, który poznaje po treści dokumentów. Po za tym nie posiadamy wykazu akt który obowiązywał w latach 90 w naszej instytucji. Dotyczy to dokumentacji niearchiwalnej która będzie niszczona. Do tej pory Archiwum Państwowe, która wydaje nam zgodę na brakowanie nie miało o to pretensji jak na razie.

[Marcin Kapała]

Rzeczowy wykaz akt kształtuje sposób narastania dokumentacji w registraturze (kancelarii i archiwum), dlatego istotne jest opisywanie akt właściwymi symbolami kancelaryjnymi. Każda zmiana JRWA powoduje zmianę obrazu kancelarii. Zgodnie z zasadą proweniencji (zasady niepodzielności zespołu archiwalnego) istnieje ścisły związek pomiędzy aktami zespołu archiwalnego a kancelarią, która ów zespół utworzyła. Archiwa w procesie wydawania zgód na brakowanie dokumentacji bardziej skupiają się na kwalifikacji niż klasyfikacji, albo przymykają oko na nieprawidłową klasyfikację (przecież akta idą i tak na zniszczenie). Tego typu nieprawidłowości częściej wychodzą na etapie opracowywania akt w archiwum państwowym, kiedy rozpoznanie kancelarii staje się bardzo istotne.

 

[Jarek]

Dzięki za wyjaśnienia. W naszej instrukcji kancelaryjnej nie jest określone czy symbol z wykazu akt musi być podany z JRWA obowiązującego w okresie w którym zostały wytworzone akta. Dlatego każą nam pisać odpowiednik z nowego JRWA, który poznaje po treści dokumentów. Po za tym nie posiadamy wykazu akt który obowiązywał w latach 90 w naszej instytucji. Dotyczy to dokumentacji niearchiwalnej która będzie niszczona. Do tej pory Archiwum Państwowe, która wydaje nam zgodę na brakowanie nie miało o to pretensji jak na razie.

Zaraz. Chyba wpuściliśmy się w maliny. Jaka instrukcja kancelaryjna? Tobie chodzi przecież ciągle o to, o czym dyskutowaliśmy na początku tego wątku - chodzi o brakowanie dokumentacji która była tworzona bez żadnej klasyfikacji i nie tworzy akt spraw. Instrukcja kancelaryjna nic do tego nie ma, zaglądnij sobie raczej do instrukcji archiwalnej, a przede wszystkim do rozporządzenia z 20.10.2015 r. (podkreślenie moje):

4. Spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu zawiera:
1)   pełną nazwę organu lub jednostki organizacyjnej wnioskującej o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;
2)   pełną nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana;
3)   datę i miejsce sporządzenia spisu;
4)   imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby, która sporządziła spis;
5)   dla każdej pozycji spisu informację o:
a)  liczbie porządkowej,
b) oznaczeniu kancelaryjnym, stanowiącym znak akt albo znak sprawy, jeżeli było stosowane,
c)  sygnaturze archiwalnej, a jeżeli nie była stosowana - informację, że spis powstał z natury,
d)  tytule jednostki, który w przypadku stosowania wykazu akt powinien być złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z tego wykazu; dopuszcza się łączenie w jednej pozycji spisu jednostek o identycznym tytule,
e)  określonym datami rocznymi okresie, z którego pochodzi dokumentacja w obrębie pozycji spisu,
f)  liczbie jednostek, będących przedmiotem jednej pozycji spisu,
g)  uwagach, w szczególności dotyczących rodzaju dokumentacji lub nośnika, informacji o zachowaniu dokumentacji zbiorczej, równoważnikach lub o większym zakresie czasowym, a także uszczegółowienia zawartości jednostek.

Jeśli znaku akt nie było, to należy określić jedynie kategorię archiwalną.

[Jarek]

Jeszcze małe uzupełnienie - nawet jeśli dokumentacja była prowadzona z pominięciem jrwa i bez tworzenia akt spraw (wbrew instrukcji kancelaryjnej), to musisz ustalić faktyczną jej klasę rzeczową z jrwa (na podstawie zawartości) i w konsekwencji kategorię archiwalną - po to żeby w ogóle myśleć o brakowaniu. To ustalenie klasy z jrwa powinno nastąpić na podstawie wykazu akt obowiązującego gdy dokumentacja powstawała - chyba że w ogóle nie mieliście wtedy jrwa. W takim przypadku pozostaje rzeczywiście posługiwanie się jrwa obecnym. Na spisie dokumentacji nie pojawi się jednaki ani symbol z jrwa, ani kategoria archiwalna, we wniosku o zgodę na brakowanie trzeba wskazać do którego wykazu akt się odnosicie i dlaczego.

pozdrawiam

Jarek Orszulak

[konsacz]

Jeszcze małe uzupełnienie - nawet jeśli dokumentacja była prowadzona z pominięciem jrwa i bez tworzenia akt spraw (wbrew instrukcji kancelaryjnej), to musisz ustalić faktyczną jej klasę rzeczową z jrwa (na podstawie zawartości) i w konsekwencji kategorię archiwalną - po to żeby w ogóle myśleć o brakowaniu. To ustalenie klasy z jrwa powinno nastąpić na podstawie wykazu akt obowiązującego gdy dokumentacja powstawała - chyba że w ogóle nie mieliście wtedy jrwa. W takim przypadku pozostaje rzeczywiście posługiwanie się jrwa obecnym. Na spisie dokumentacji nie pojawi się jednaki ani symbol z jrwa, ani kategoria archiwalna, we wniosku o zgodę na brakowanie trzeba wskazać do którego wykazu akt się odnosicie i dlaczego.

pozdrawiam

Jarek Orszulak

Witam. Wykaz akt był używany w naszej instytucji od 1999 roku, choć nie każdy dokument wytworzony u nas w latach 90 i wczesnych dwutysięcznych miał nadany znak sprawy. Po za tym dopiero od 2011 roku pracownicy zaczęli prowadzić spisy spraw dla teczek. Teraz jak oddają do archiwum teczki , w których są dokumenty wytworzone przed 2011 rokiem to sporządzają spisy spraw wg obecnie obowiązującego u nas JRWA, bo takie jest polecenie kierownictwa, to samo tyczy się znaków teczek na spisach zdawczo-odbiorczych i na spisie do brakowania.

A czy jeśli mam w teczce dokumenty wytworzone na przestrzeni wielu lat i są na nich symbole w różnych wersji JRWA, np dla zasiłków celowych od 1999 do 2008 roku jest znak sprawy 8121, od 2008 do 2011 roku jest znak sprawy 4120, a od 2012 roku do chwili obecnej mamy znak sprawy 4130. To czy można przerejestrować spis spraw i teczkę do znaku 4130 z nowego JRWA tak jak mówi ust. 2 i 3 w § 55 rozporządzenia  z dnia 18 stycznia 2011 r. o instrukcji kancelaryjnej...?