Autor Wątek: Nadawanie znaku sprrawy  (Przeczytany 35589 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline konsacz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 41
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #30 dnia: Kwiecień 11, 2016, »
A prowadzicie  także  teczki  zbiorcze  świadczeniobiorców?
Do teczek zbiorczych odkładamy akta spraw zarejestrowanych w różnych spisach spraw.
Np. Jan Kowalski otrzymuje świadczenia w postaci zasiłku stałego i celowego. Rejestrujemy dwie sprawy w dwóch osobnych spisach spraw, dla zasiłku stałego i celowego. Następnie możemy te akta odłożyć do teczki zbiorczej założonej dla Jana Kowalskiego. Nie rejestrujemy spraw w teczkach zbiorczych.

Dobry wieczór. Mam jeszcze takie pytanie, czy jeśli wspomniany wyżej Jan Kowalski ma w teczce zbiorczej świadczenie w postaci zasiłku celowego i stałego to czy trzeba przy rejestracji w dwóch osobnych spisach spraw dla zasiłku celowego i stałego zakładać dla tych spisów dwie osobne teczki na nazwisko Jana Kowalskiego przez co będzie miał 3 teczki tj. jedną zbiorczą z dokumentami i dwie teczki rzeczowe tylko na spisy spraw. Czy też mogę zarejestrować w spisach spraw dla zasiłków celowych i zasiłków stałych Kowalskiego pod numerem 1 a pod numerami 2, 3, 4 itd. innych wnioskodawców tych świadczeń, których akta odłożyłem do teczek zbiorczych?

Offline Marcin Kapała

  • Moderator
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 214
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #31 dnia: Kwiecień 14, 2016, »
Teczka zbiorcza przypisana jest to konkretnego świadczeniobiorcy. Spisy spraw dotyczą natomiast świadczeń i są prowadzone dla różnych świadczeniobiorców.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 825
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #32 dnia: Kwiecień 14, 2016, »
Sprawy dot. zasiłków rejestrujesz na spisach spraw w teczkach rzeczowych właściwych dla konkretnych zasiłków (bez podziału na osoby, których dotyczą).
Następnie zasiłki dot. konkretnej osoby przenosisz do teczki zbiorczej tej osoby odnotowując ten fakt na spisie spraw w teczce rzeczowej zasiłków.
Tak więc Jan Kowalski będzie miał tylko jedna teczkę osobową (zbiorczą).

Offline konsacz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 41
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #33 dnia: Kwiecień 29, 2016, »
Witam. Mam kolejne pytanie. Czy w teczkach rzeczowych które zakładamy dla spisów spraw dotyczących np. zasiłków celowych przyznanych wnioskodawcy dla którego prowadzi się teczki zbiorcze, rejestrujemy w spisie spraw tylko decyzje na podstawie której zasiłek celowy został przyznany? Czy też trzeba rejestrować pod pierwszym numerem w wyżej wymienionym spisie spraw najpierw wniosek o przyznanie zasiłku celowego złożony przez wnioskodawce, potem pod drugim numerem w spisie wywiad środowiskowy przeprowadzony przez pracownika socjalnego u wnioskodawcy i dopiero pod trzecim numerem w spisie decyzję o przyznaniu zasiłku celowego?

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 825
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #34 dnia: Kwiecień 29, 2016, »
W systemie bezdziennikowym nie rejestrujemy wszystkich pism w sprawie - rejestrujemy sprawę jako taką (na podstawie pierwszego pisma - pisma wszczynającego sprawę). Odnosząc się do podanego przez Ciebie przykładu - skoro pismem wszczynającym sprawę jest wniosek o przyznanie zasiłku, to na jego podstawie zarejestrujesz sprawę na spisie spraw. Kolejne pisma w tej samej sprawie nie będą już rejestrowane na spisie. Jeśli decyzja o przyznaniu zasiłku kończy sprawę datę jej wydania odnotujesz na spisie w rubryce "data zakończenia sprawy" (ewentualnie można podać w uwagach sposób zakończenia sprawy, np. decyzja pozytywna, negatywna itp.).

Offline konsacz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 41
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #35 dnia: Kwiecień 30, 2016, »
W systemie bezdziennikowym nie rejestrujemy wszystkich pism w sprawie - rejestrujemy sprawę jako taką (na podstawie pierwszego pisma - pisma wszczynającego sprawę). Odnosząc się do podanego przez Ciebie przykładu - skoro pismem wszczynającym sprawę jest wniosek o przyznanie zasiłku, to na jego podstawie zarejestrujesz sprawę na spisie spraw. Kolejne pisma w tej samej sprawie nie będą już rejestrowane na spisie. Jeśli decyzja o przyznaniu zasiłku kończy sprawę datę jej wydania odnotujesz na spisie w rubryce "data zakończenia sprawy" (ewentualnie można podać w uwagach sposób zakończenia sprawy, np. decyzja pozytywna, negatywna itp.).

Dziękuję za pomoc. W naszym MOPRze kierowniczka nie pozwala rejestrować pism tak jak piszesz tylko każe oddzielnie nanosić na spis spraw wniosek, wywiad i decyzje, a jak ktoś zrobi inaczej to karze poprawiać

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 825
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #36 dnia: Kwiecień 30, 2016, »
Zatem wasza kierowniczka ewidentnie nie rozumie bezdziennikowego systemu kancelaryjnego. Spis spraw to nie jest wykaz pism w teczce.

Offline konsacz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 41
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #37 dnia: Maj 07, 2016, »
Witam. Chciałbym się dowiedzieć czy jeśli muszę napisać wniosek do Urzędu Stanu Cywilnego o udostępnienie danych dłużnika alimentacyjnego z rejestru mieszkańców,  to czy mogę użyć symbolu 0613 o haśle "współpraca z innymi instytucjami" i kategorii B-25 z naszego JRWA? Czy można jako znak tego wniosku dać symbol taki jakim oznaczona jest teczka danego dłużnika tj 4311 o haśle "postępowanie wobec dłużników alimentacyjnych" i kat. B-10? Proszę o pomoc

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 163
    • Archiwum i EZD
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #38 dnia: Maj 08, 2016, »
Czy "wniosek do Urzędu Stanu Cywilnego o udostępnienie danych dłużnika alimentacyjnego z rejestru mieszkańców" jest elementem " "postępowanie wobec dłużników alimentacyjnych". Jeśli odpowiedź brzmi tak, jak sądzę, to wniosek oznaczasz znakiem sprawy z symbolem 4311.  Nie 0613 "współpraca z innymi instytucjami". Połowa urzędników wrzuciłaby tu większość pism ;) Dobrze, że z wykazów z 2011 roku takie klasy usunięto.

Offline konsacz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 41
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #39 dnia: Maj 08, 2016, »
Czy "wniosek do Urzędu Stanu Cywilnego o udostępnienie danych dłużnika alimentacyjnego z rejestru mieszkańców" jest elementem " "postępowanie wobec dłużników alimentacyjnych". Jeśli odpowiedź brzmi tak, jak sądzę, to wniosek oznaczasz znakiem sprawy z symbolem 4311.  Nie 0613 "współpraca z innymi instytucjami". Połowa urzędników wrzuciłaby tu większość pism ;) Dobrze, że z wykazów z 2011 roku takie klasy usunięto.
Tak jest elementem postępowanie wobec dłużników alimentacyjnych. Nasza instytucja nie jest pod nadzorem archiwalnym i ciężko wyegzekwować stosowanie przez pracowników przepisów kancelaryjnych

Offline konsacz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 41
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #40 dnia: Maj 24, 2016, »
Dzień dobry. Chciałbym się poradzić czy jeśli mam w teczkach wnioski, które wpłynęły do MOPR-u z innych instytucji, a które dotyczą: "udostępnienia danych osobowych ze zbioru danych", to czy mogę je kwalifikować jako "Informowanie jednostek zewnętrznych o klientach Ośrodka pobierających świadczenia i dodatki" o kat. B-5 ? Pracownicy nadają im tytuł "Współdziałanie z innymi instytucjami" o kat. B-25 co moim zdaniem jest błędne.  We wnioskach tych najczęściej inne instytucje proszą o przeprowadzanie wywiadów alimentacyjnych lub środowiskowych wśród krewnych ich klientów mieszkających w naszym mieście.

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 574
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #41 dnia: Maj 25, 2016, »
Nie można takich spraw rejestrować, jako współdziałanie - kat. B 25. To nie jest żadne współdziałanie, tylko przekazanie odpowiedzi na wniosek. Prędzej można to zakwalifikować to hasła, które podałeś lub do hasła związanego z ochroną danych osobowych, niż do B 25.

Offline konsacz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 41
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #42 dnia: Czerwiec 03, 2016, »
Dobry wieczór. Chciałbym się poradzić. Mam do archiwizowania dokumenty świadczeń w postaci usług opiekuńczych z lat 1990 - 93 na których widnieje znak sprawy OSP 9143b/251/93. Czy mogę na spisie zdawczo odbiorczym napisać znak teczki z obecnie obowiązującego u nas symbolu komórki organizacyjnej i obecnego symbolu z naszego JRWA,  czyli MOPR.DUO.41600.  Numer 41600 oznacza Usługi opiekuńcze. Natomiast kategoria archiwalna zarówno w latach 90 jak i w 2016 roku dla usług opiekuńczych jest ta sama tj. B-5. Czy dla starych teczek muszę nadawać znak teczki w spisie zdawczo odbiorczym taki jaki obowiązywał w momencie wytworzenia dokumentów w nich zawartych, czy mogę dać taki znak teczki jaki obowiązuje dla obecnie wytworzonych dokumentów dot. tego samego zagadnienia?

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 163
    • Archiwum i EZD
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #43 dnia: Czerwiec 04, 2016, »
Na spisie umieszcza się znak teczki jaki stosowano w chwili powstania dokumentacji. Powinniśmy jedynie zmienić kategorię archiwalną, jeżeli obecnie jest stosowana wyższa. W tym przypadki masz jednak taką samą kategorię.

Offline konsacz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 41
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #44 dnia: Czerwiec 04, 2016, »
Na spisie umieszcza się znak teczki jaki stosowano w chwili powstania dokumentacji. Powinniśmy jedynie zmienić kategorię archiwalną, jeżeli obecnie jest stosowana wyższa. W tym przypadki masz jednak taką samą kategorię.
Dziękuje. Dziś się zapytałem o to Panią kierownik z naszego Archiwum Państwowego i powiedziała że mogę użyć nowego symbolu z JRWA