Odniosę się do umieszczania dokumentacji kat. A i B na jednym spisie. Trzeba je rozdzielić i stworzyć dla kat. A osobny spis z adnotacją, że tworzony jest w wyniku błędów popełnionych przy archiwizacji. Wykaz spisów powinien być wspólny dla obu kategorii, ale same spisy, to już co innego.
Co do bałaganu, to zmagałam się z podobnym problemem 8 lat temu. Trzeba do tego podejść bardzo rzeczowo i spokojnie. Nie widziałam jeszcze (a widziałam sporo) archiwum nie do uporządkowania
Zalecałabym jednak pracować równocześnie z aktami i ewidencją, żeby nie wyszło, że wykaz sobie, a magazyn sobie. Trzeba wziąć poszczególne spisy i zlokalizować dokumenty na półkach. Czy rubryka dot. miejsca przechowywania jest wypełniona? Jeśli nie, to od razu będzie to można zrobić. Absolutną koniecznością jest nadanie teczkom sygnatur. A brakowanie jakieś było? Na prawdę włos się jeży na głowie, jak czytam o takiej pani Krysi... Ale niestety lekceważenie archiwum, jak i samego archiwisty to ciągle norma. Trzeba zacisnąć zęby i robić swoje, informować przełożonych o napotkanych trudnościach, jak i o postępach. U mnie tak było, że z czasem szefowa zrozumiała, że archiwum to nie pokój życzeń, jak w książkach o Harrym Potterze, gdzie znaleźć można mydło i powidło. Proszę też pamiętać o tym, że do zadań archiwisty należy także zabezpieczanie i prawidłowe przechowywanie akt. Wiem, że będzie ciężko odejść ze stanowiska, jakim jest sekretariat, by pójść do magazynu, ale będzie to konieczność, o czym również szef powinien zostać poinformowany.
W ostateczności, tak jak moi Poprzednicy, zalecam skontrum.
