Autor Wątek: Międzynarodowe standardy a archiwa społeczne  (Przeczytany 3558 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Katarzyna Ziętal

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 12
Międzynarodowe standardy a archiwa społeczne
« dnia: Styczeń 21, 2016, »
Witam,
cieszę się, że nowy dział powstał i od razu spieszę z prośbą o poradę w kilku kwestiach. Pytania nie dotyczą tylko archiwistyki społecznej, ale dla archiwistów państwowych mogą być oczywiste, więc zadaję je w tym dziale.

1. Nazwa instytucji z zasobem archiwalnym
Standard ISDIAH mówi o polu obowiązkowym "nazwa", ale odnosi się ono do instytucji z zasobem archiwalnym, a nie do samego archiwum. Jak rozumiem, w tym przypadku powinniśmy podać nazwę "Fundacja Ośrodka KARTA".
Tu pojawia się problem, ponieważ Nazwa archiwum nie jest jednoznaczna z nazwą organizacji, która dane archiwum prowadzi. OK jest organizacją, która ma wiele różnych działań, a prowadzenie archiwów jest tylko jednym z nich. Dlatego mówimy, że OK prowadzi archiwum, ale archiwum nie jest. Dodatkowa komplikacja jest taka, że OK prowadzi wiele archiwów: jest to Archiwum Opozycji, Archiwum Wschodnie, Archiwum Fotograficzne, Archiwum Historii Mówionej itd.

Gdzie jest więc miejsce na wpisanie tych wszystkich nazw archiwów? Do każdego z tych archiwów powinny się odnosić inne informacje: bo każde ma osobne katalogi, osobny system informacyjny (już niedługo:) osobny sposób udostępniania, inną osobę do kontaktu, a nawet inne adresy (w przypadku AHM) I czy każde z archiwów powinno mieć osobne kody, skoro każde ma osobny zasób inaczej sygnaturowany?

2. Twórca
Pojęcie twórcy jest bardzo dobrze wyjaśnione na poziomie zespołu. Zastanawiam się jednak nad jego znaczeniem na niższych poziomach.
Na przykład, kim jest twórca odnośnie każdego poziomu poniżej:

Zespół: Spuścizna Jacka Kuronia (twórca: Kuroń, Jacek jako osoba która zebrała, wytworzyła i sprawowała kontrolę nad dokumentami)
Seria: Korespondencja prywatna (twórca: Kuroń, Jacek? czy raczej wymieniać również wszystkich z którymi korespondował?)
Jednostka archiwalna: Korespondencja Jacka Kuronia z Gają (twórca Kuroń, Jacek? czy Kuroń, Grażyna również?)
Dokument: List Gai do Jacka Kuronia (twórca: Kuroń, Grażyna?)


2. Identyfikator twórcy
W NOMIE jest napisane, że każda instytucja osobno prowadzi rejestr twórców. Czy nie będzie jakiegoś jednego rejestru? Czy ten sam twórca pojawiający się w różnych archiwach będzie miał różne kody?

3. Zbiory otwarte:
Jak podawać rozmiar zespołu/zbioru, który jest otwarty. W zasadzie zbiór otwarty to mało powiedziane. Niektóre archiwa społeczne mają zbiory, do których cały czas coś napływa. Są to archiwa historii lokalnej, które zasób swój podzieliły tematycznie np. jeden ze zbiorów nazywa się "Janów w latach 1918-1939" i mieszkańcy stale przynoszą fotografie i dokumenty do tego zbioru. Zasób jest na bieżąco opracowywany i udostępniany - bo tak właśnie AS-y działają. Wtedy ta zasada opracowania od ogółu do szczegółu nie zawsze się sprawdza. Raczej nadaje się nazwę i sygnaturę zbiorowi i jak jakiś dokument napływa to go się szczegółowo opisuje, ale nie aktualizuje się cały czas opisu zbioru, podając jego rozmiar, języki, nośniki itd.

4. Identyfikator instytucji z zasobem archiwalnym
To bardziej problem, który poruszam niż oczekiwanie konkretnego rozwiązania. W standardzie ISDIAH polem obowiązkowym, na podstawie którego budowana jest też później sygnatura jest kod archiwum. W przypadku archiwów państwowych, kod ten nadaje NDAP. Zastanawiam się, jak to będzie w przypadku archiwów społecznych. Czy one same powinny sobie te kody nadawać? W tej chwili sygnatury w AS są bardzo różne. Większość zaczyna się od jakiegoś nadanego sobie kodu archiwum np. AO w przypadku Archiwum Opozycji Ośrodka KARTA. Może się jednak okazać, że ten sam kod nadały sobie 2 różne archiwa i wtedy będzie problem z eksportowaniem danych do różnych zestandaryzowanych baz.

Pozdrawiam
Katarzyna Ziętal/Ośrodek KARTA

Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1700
Odp: Międzynarodowe standardy a archiwa społeczne
« Odpowiedź #1 dnia: Styczeń 22, 2016, »
Witamy koleżanki i kolegów z archiwów społecznych :)

Pani Katarzyna zadała bardzo interesujące pytania, spróbujmy poruszone problemy trochę poroztrząsać, obawiam się jednak, że udzielenie odpowiedzi na niektóre pytania może być trudne.

1. Nazwa instytucji z zasobem archiwalnym
Standard ISDIAH mówi o polu obowiązkowym "nazwa", ale odnosi się ono do instytucji z zasobem archiwalnym, a nie do samego archiwum. Jak rozumiem, w tym przypadku powinniśmy podać nazwę "Fundacja Ośrodka KARTA".
Tu pojawia się problem, ponieważ Nazwa archiwum nie jest jednoznaczna z nazwą organizacji, która dane archiwum prowadzi. OK jest organizacją, która ma wiele różnych działań, a prowadzenie archiwów jest tylko jednym z nich. Dlatego mówimy, że OK prowadzi archiwum, ale archiwum nie jest. Dodatkowa komplikacja jest taka, że OK prowadzi wiele archiwów: jest to Archiwum Opozycji, Archiwum Wschodnie, Archiwum Fotograficzne, Archiwum Historii Mówionej itd.

Gdzie jest więc miejsce na wpisanie tych wszystkich nazw archiwów? Do każdego z tych archiwów powinny się odnosić inne informacje: bo każde ma osobne katalogi, osobny system informacyjny (już niedługo:) osobny sposób udostępniania, inną osobę do kontaktu, a nawet inne adresy (w przypadku AHM) I czy każde z archiwów powinno mieć osobne kody, skoro każde ma osobny zasób inaczej sygnaturowany?
Moim zdaniem skomplikowana struktura organizacyjna archiwum nie powinna wpływać na fakt, że to instytucja jako taka jest odpowiedzialna za zbiory archiwalne, a nie jej konkretna komórka organizacyjna, czyli w tym przypadku Fundacja Ośrodka KARTA. A odnośnie osobnego sygnaturowania zespołów: w archiwach państwowych też kiedyś, jeszcze w latach 60. XX w. zespoły były numerowane odrębnie w ramach oddziałów, w których były przechowywane (np. były oddziały akt staropolskich, miejskich, spuścizn i rodzin, akt wytworzonych po 1945 r. itd). I nie miało to wpływu na fakt, że instytucją z zasobem archiwalnym było archiwum jako całość.

Cytuj
2. Twórca
Pojęcie twórcy jest bardzo dobrze wyjaśnione na poziomie zespołu. Zastanawiam się jednak nad jego znaczeniem na niższych poziomach.
Na przykład, kim jest twórca odnośnie każdego poziomu poniżej:

Zespół: Spuścizna Jacka Kuronia (twórca: Kuroń, Jacek jako osoba która zebrała, wytworzyła i sprawowała kontrolę nad dokumentami)
Seria: Korespondencja prywatna (twórca: Kuroń, Jacek? czy raczej wymieniać również wszystkich z którymi korespondował?)
Jednostka archiwalna: Korespondencja Jacka Kuronia z Gają (twórca Kuroń, Jacek? czy Kuroń, Grażyna również?)
Dokument: List Gai do Jacka Kuronia (twórca: Kuroń, Grażyna?)

W tej kwestii my, archiwiści "państwowi" mamy raczej blade pojęcie, bo nie mamy doświadczenia w takim opisie. Ale na zdrowy rozum (a standardy muszą być zdroworozsądkowe, inaczej nie miałyby sensu), twórca z niższego poziomu powinien być tożsamy z twórcą z poziomu zespołu: wszak ma to być (cyt.): "ciało zbiorowe, rodzina albo osoba (osoba fizyczna), która wytworzyła, zgromadziła i/lub sprawowała kontrolę nad dokumentami w trakcie swoich zbiorowych lub indywidualnych działań. Nie mylić z twórcą kolekcji (kolekcjonerem) (ang. creator)." Czyli twórcą spuścizny na wszystkich poziomach jest Jacek Kuroń, bo to on nie tylko wytworzył, ale i zgromadził i sprawował kontrolę nad dokumentacją. A nazwiska korespondentów wymieniłabym w indeksie osobowym.

Jako że wyżej wspomniałam o bladym pojęciu (chyba że ktoś zaprotestuje, chętnie się czegoś nauczę), zajrzałam do opisów zastosowanych w bazie ATOM, prowadzonej przez kolegów w Archiwum Państwowym we Wrocławiu (a raczej chyba w oddziałach terenowych, z tego co widzę), którzy wielokrotnie podkreślali, że ATOM jest w pełni zgodny ze standardami i że ATOM testują. Z tego wnoszę, że mają oni doświadczenie w tej materii i możemy się czegoś od nich nauczyć. Obawiam się jednak, że w kwestii opisu twórcy na różnych poziomach koledzy z Wrocławia chyba też nie rozpracowali tematu, bo znalazłam takie oto przykłady:

1) Zbiór ksiąg metrykalnych powiatu legnickiego http://www.archeion.net/atom/index.php/zbior-ksiag-metrykalnych-powiatu-legnickiego;isad
Tutaj twórcy na poziomie opisu zespołu nie ma w ogóle (a twórca przecież jest obowiązkowym elementem opisu), takoż na poziomie serii, gdzie twórcą jest chyba poszczególna parafia: http://www.archeion.net/atom/index.php/parafia-ewangelicka-w-czerwonym-kosciele-evangelische-pfarramt-zu-rothkirch-1824-1872;isad (tutaj moim zdaniem nastąpiło w ogóle pomieszanie z poplątaniem, bo w tytule serii jest tak naprawdę nazwa twórcy), w opisie jednostek też twórcy nie ma: http://www.archeion.net/atom/index.php/duplicat-der-kirchen-bucher-zu-bienowitz-chrzty-sluby-pogrzeby;isad.;
Na marginesie: skoro twórca jest obowiązkowym elementem opisu w ISAD, a ATOM jest zgodny z ISAD, to w ATOM-ie również powinno to być pole obowiązkowe i system powinien po prostu wymusić jego wypełnienie.

2) Akta majątku hrabiego Matuschki z Miłkowa http://www.archeion.net/atom/index.php/akta-majatku-hrabiego-matuschki-z-milkowa;isad
Tutaj twórcą jest Majątek hrabiego Matuschki z Miłkowa, w opisie jednostki też jako twórca występuje rzeczony majątek hrabiego Matuschki z Miłkowa http://www.archeion.net/atom/index.php/inwentarium;isad
Abstrahując od tego, że twórcą jest Majątek ( ;D :o), to na poziomie zespołu i jednostki występuje ten sam twórca.
Ale tak do końca nie wiem, czy ATOM i dane tam wprowadzone mogą być dobrym źródłem wiedzy o standardach, zalecam raczej ostrożność, chociaż na pewno warto zajrzeć.

Cytuj
2. Identyfikator twórcy
W NOMIE jest napisane, że każda instytucja osobno prowadzi rejestr twórców. Czy nie będzie jakiegoś jednego rejestru? Czy ten sam twórca pojawiający się w różnych archiwach będzie miał różne kody?
Pani Katarzyno, będzie miał nie tylko różne kody, ale i różne nazwy, doświadczenie mi to mówi ;D
Jeden centralny rejestr twórców? Oczywiście, to powinno być obowiązkowo zaprowadzone, ale jakoś tego nie widzę. Bo kto miałby taki rejestr prowadzić? Do głowy przychodzi mi NDAP...

Cytuj
3. Zbiory otwarte:
Jak podawać rozmiar zespołu/zbioru, który jest otwarty. W zasadzie zbiór otwarty to mało powiedziane. Niektóre archiwa społeczne mają zbiory, do których cały czas coś napływa. Są to archiwa historii lokalnej, które zasób swój podzieliły tematycznie np. jeden ze zbiorów nazywa się "Janów w latach 1918-1939" i mieszkańcy stale przynoszą fotografie i dokumenty do tego zbioru. Zasób jest na bieżąco opracowywany i udostępniany - bo tak właśnie AS-y działają. Wtedy ta zasada opracowania od ogółu do szczegółu nie zawsze się sprawdza. Raczej nadaje się nazwę i sygnaturę zbiorowi i jak jakiś dokument napływa to go się szczegółowo opisuje, ale nie aktualizuje się cały czas opisu zbioru, podając jego rozmiar, języki, nośniki itd.
W archiwach państwowych też mamy zbiory i zespoły otwarte, do których cały czas są dopływy, nie ma rady, trzeba ciągle uaktualniać dane o zespole, my jeszcze każdorazowo musimy taki raport, który nazywamy kartą zespołu, drukować!

Cytuj
4. Identyfikator instytucji z zasobem archiwalnym
To bardziej problem, który poruszam niż oczekiwanie konkretnego rozwiązania. W standardzie ISDIAH polem obowiązkowym, na podstawie którego budowana jest też później sygnatura jest kod archiwum. W przypadku archiwów państwowych, kod ten nadaje NDAP. Zastanawiam się, jak to będzie w przypadku archiwów społecznych. Czy one same powinny sobie te kody nadawać? W tej chwili sygnatury w AS są bardzo różne. Większość zaczyna się od jakiegoś nadanego sobie kodu archiwum np. AO w przypadku Archiwum Opozycji Ośrodka KARTA. Może się jednak okazać, że ten sam kod nadały sobie 2 różne archiwa i wtedy będzie problem z eksportowaniem danych do różnych zestandaryzowanych baz.

To jest bardzo dobre pytanie.
Tak jak powinniśmy zaprowadzić centralny rejestr twórców, tak samo powinien być stworzony centralny rejestr instytucji z zasobem archiwalnym, co wiąże się z rejestrem niepaństwowego zasobu archiwalnego, a docelowo z rejestrem narodowego zasobu archiwalnego... Jak wiemy, obowiązek prowadzenia rejestru niepaństwowego zasobu przez NDAP już dawno został z ustawy archiwalnej skreślony...Tak więc po raz kolejny wykażę się pesymizmem w kwestii centralnych rejestrów...

Jeżeli na poważnie chcemy ujednolicać opis zasobu archiwalnego, niezależnie od miejsca jego przechowywania (a temu m.in. standardy mają służyć), czeka nas długa, wyboista, kręta i pełna zasadzek droga...

Serdecznie pozdrawiam

PS. Poza tym pocieszmy się, że archiwa to nie wojsko  ;)

Offline Anna Sobczak

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 354
    • LinkedIn
Odp: Międzynarodowe standardy a archiwa społeczne
« Odpowiedź #2 dnia: Styczeń 26, 2016, »
Zgadzam się z Hanią! Nic dodać, nic ująć:)
Pozdrawiam,
Anna Sobczak

Offline Rafał Rufus Magryś

  • Administrator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1321
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Międzynarodowe standardy a archiwa społeczne
« Odpowiedź #3 dnia: Styczeń 27, 2016, »
Właśnie - znów szacun Haniu :)...

Rafał "Rufus" Magryś
...patience is a virtue...

Offline Katarzyna Ziętal

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 12
Odp: Międzynarodowe standardy a archiwa społeczne
« Odpowiedź #4 dnia: Styczeń 27, 2016, »
Pani Hanno,
dziękuję za tak wnikliwą i bardzo pomocną analizę.
Mam jedną główną wątpliwość odnośnie pojęcia twórcy na różnych poziomach.

Cytuj
W tej kwestii my, archiwiści "państwowi" mamy raczej blade pojęcie, bo nie mamy doświadczenia w takim opisie. Ale na zdrowy rozum (a standardy muszą być zdroworozsądkowe, inaczej nie miałyby sensu), twórca z niższego poziomu powinien być tożsamy z twórcą z poziomu zespołu: wszak ma to być (cyt.): "ciało zbiorowe, rodzina albo osoba (osoba fizyczna), która wytworzyła, zgromadziła i/lub sprawowała kontrolę nad dokumentami w trakcie swoich zbiorowych lub indywidualnych działań. Nie mylić z twórcą kolekcji (kolekcjonerem) (ang. creator)." Czyli twórcą spuścizny na wszystkich poziomach jest Jacek Kuroń, bo to on nie tylko wytworzył, ale i zgromadził i sprawował kontrolę nad dokumentacją. A nazwiska korespondentów wymieniłabym w indeksie osobowym.

Według mnie twórcą spuścizny jest Jacek Kuroń (poziom zespołu), ale twórczynią konkretnego listu jest Grażyna Kuroń (poziom dokumentu). Tak rozumiem zasadę ISAD według której informacje muszą być adekwatne do poziomu opisu. Wydaje mi się, że informacja o autorze listu, fotografii, wspomnień jest kluczowa ze względów informacyjnych. A innego pola niż "twórca" dla takiej informacji nie ma. W standardzie Dublin Core jest to pole "autor".
Jeszcze inny przykład dla zobrazowania moich wątpliwości:
Zbiór: Wspomnienia nadsyłane na konkurs / Twórca: Fundacja Ośrodka KARTA (jako organizator konkursów i twórca zbioru)
Jednostka archiwalna: Wspomnienia nadsyłane na konkurs ?Kresy Wschodnie pod okupacjami 1939?45?/ Twórca: Fundacja Ośrodka KARTA (jako organizator konkursu i twórca zbioru)
Dokument: "Moje wojenne losy. Wspomnienia z lat 1939-1945"/ Twórca: Kowalski, Jan






Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1700
Odp: Międzynarodowe standardy a archiwa społeczne
« Odpowiedź #5 dnia: Styczeń 28, 2016, »

Cytuj
Według mnie twórcą spuścizny jest Jacek Kuroń (poziom zespołu),
Oczywiście, pełna zgoda.

Cytuj
ale twórczynią konkretnego listu jest Grażyna Kuroń (poziom dokumentu). Tak rozumiem zasadę ISAD według której informacje muszą być adekwatne do poziomu opisu.
Wydaje mi się, że informacja o autorze listu, fotografii, wspomnień jest kluczowa ze względów informacyjnych. A innego pola niż "twórca" dla takiej informacji nie ma. W standardzie Dublin Core jest to pole "autor".
Ta informacja jest kluczowa, ale, jak słusznie Pani zauważa, będzie to informacja o autorze. Ja podałabym to w indeksie (każdy poziom opisu powinien mieć możliwość wpisania haseł indeksowych, przewiduje to zresztą projekt przepisów NDAP dot. indeksów, w systemie ZoSIA na razie możemy dodać hasło indeksowe do opisu jednostki i niżej, do dokumentu).
Nie możemy mieszać pojęcia twórcy, który w wyniku swojej działalności nie tylko wytwarza materiały, ale także je otrzymuje i gromadzi, z pojęciem autora poszczególnego dokumentu.
Rozpatrzmy parę przekładów opisów na poziomie j.a.:
- Sprawozdanie z działalności Archiwum Państwowego w Poznaniu, podpisane przez dyrektora: twórcą będzie Henryk Krystek (dyrektor), czy Archiwum Państwowe w Poznaniu? Moim zdaniem APP, bo sprawozdanie to powstało w wyniku działalności APP;
- Protokół posiedzenia Komisji Metodycznej w Poznaniu: twórcą będzie sekretarz Komisji (on napisał), czy APP, którego statutowym organem jest Komisja? Moim zdaniem APP;
- Referaty pracowników APP: tu by trzeba wymienić jako twórców wszystkich autorów (powiedzmy że w teczce jest 5 referatów), czy twórcą jest APP, jako że w ramach swoich obowiązków służbowych pracownicy te referaty przygotowali, a moim zdaniem twórcą jest APP.
Itd...
Jeżeli na każdym poziomie opisu wskażemy innego twórcę, to który będzie tym właściwym aktotwórcą, który tworzy zespół?
I jak to się ma do reguły NOMY 4.2.1. (cyt.): "Opis two?rcy identyfikuje go i pozwala na tworzenie relacji z każdym poziomem opisu archiwalnego, w zależnos?ci od głębi opisu."
No właśnie, bo opis twórcy ma odbywać się poza opisem materiałów archiwalnych i, zgodnie z pkt 4.8. (cyt.): "Relacje zachodza wzajemnie pomiędzy: opisami materiało?w archiwalnych, rekordami haseł wzorcowych/two?rcy, opisami instytucji z zasobem archiwalnym i funkcji."
Ja to rozumiem tak: osobno opisujmy twórcę całego zespołu w rekordzie haseł wzorcowych i każdy poziom opisu, jaki stworzymy (jednostki, serie, dokumenty, cząstki) musi być powiązany z tymże twórcą.
Jeśli materiały tego samego twórcy są podzielone między różne instytucje (archiwa, muzea, biblioteki), to przy prawidłowej identyfikacji twórcy w tych instytucjach będziemy wreszcie mogli powiązać opisy archiwalne tego samego twórcy, fizycznie rozproszone (osobiście w to nie wierzę, ale pomarzyć można).

Cytuj
Jeszcze inny przykład dla zobrazowania moich wątpliwości:
Zbiór: Wspomnienia nadsyłane na konkurs / Twórca: Fundacja Ośrodka KARTA (jako organizator konkursów i twórca zbioru)
Jednostka archiwalna: Wspomnienia nadsyłane na konkurs ?Kresy Wschodnie pod okupacjami 1939?45?/ Twórca: Fundacja Ośrodka KARTA (jako organizator konkursu i twórca zbioru)
Dokument: "Moje wojenne losy. Wspomnienia z lat 1939-1945"/ Twórca: Kowalski, Jan
Tutaj, zgodnie z moimi powyższymi wywodami, Kowalski jest autorem, a nie twórcą (i do indeksu osobowego powinien trafić).

Pozdrawiam




Offline Zbigniew Marek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 187
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Międzynarodowe standardy a archiwa społeczne
« Odpowiedź #6 dnia: Styczeń 28, 2016, »
Witam,

zazwyczaj zgadzam się z Hanią, ale tym razem ... ;)

To czy nazwisko Kowalskiego bądź autorów referatów z powyższych przykładów trafi do indeksu czy do opisu twórcy zależy od tego jak głęboko mamy/chcemy sięgnąć z opisem w przypadku konkretnego zespołu/zbioru archiwalnego.

Jeżeli poprzestaniemy na dwóch obowiązkowych (w ramach jednego archiwum/instytucji przechowującej) poziomach opisu tzn. zespole i jednostce, wówczas Kowalskiego i autorów referatów, jak chce Hania, umieścimy w indeksie (aby ślad po nich nie zaginął ? no chyba, że nam się nie chce), a twórca jednostki będzie tożsamy z twórcą zespołu, chyba, że jest to sukcesja bierna i/lub czynna ...

Natomiast, jeżeli zdecydujemy się na zejście z opisem archiwalnym poniżej poziomu jednostki, wówczas opisując np. referat Nowaka wg normy, wpiszemy go jako twórcę dokumentu.

A w kwestii indeksowania moim zdaniem powinna obowiązywać jedna, a w zasadzie dwie zasady ?
1/ indeks sporządzamy tylko do wybranego dla danego zespołu najniższego poziomu opisu;
2/ indeksujemy dokładnie i szczegółowo wszystko na tym poziomie, albo nic !.
A indeksy na poszczególnych, wyższych poziomach opisu będą tworzone automatycznie przez system komputerowy ... :)

W przykładach ze sprawozdaniem z działalności archiwum i protokołem z posiedzenia KM zgodzę się Haniu, że twórcą jest tutaj AP w Poznaniu, a nie poszczególni jego pracownicy działający w jego imieniu (nawiasem, każde sprawozdanie ma wielu cichych, anonimowych twórców ... ;) )

Pozdrawiam