Autor Wątek: ZMIANA PROCEDURY BRAKOWANIA DOKUMENTACJI OD 1 LISTOPADA 2015 R.  (Przeczytany 26387 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Marcin Kapała

  • archiwa_2.5
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 212
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: ZMIANA PROCEDURY BRAKOWANIA DOKUMENTACJI OD 1 LISTOPADA 2015 R.
« Odpowiedź #45 dnia: Czerwiec 03, 2016, »
Rozporządzenie z 2003 roku nie uchylało rozporządzenia z 1999, a jedynie je zmieniało. Musisz podać dane z pierwotnego rozporządzenia. Trzeba pamiętać też o § 6 punkt 3 Rozporządzenia z 2011 roku - w przypadku, gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w wykazach akt, stosuje się kategorię archiwalną o wartości wyższej, co oznacza, że podstawę kwalifikacji może stanowić również Rozporządzenie z roku 2011.

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 176
Drodzy archiwiści, mam pytanie odnośnie zawartości wniosku o brakowanie.
Przepis mówi:
"[...] § 9
2. Wniosek o wydanie zgody na brakowanie zawiera w szczególności:
6) informację o rozmiarze dokumentacji niearchiwalnej wyrażoną we właściwy dla danego rodzaju dokumentacji sposób, w szczególności w jednostkach archiwalnych, jednostkach inwentarzowych lub metrach bieżących; [...]"

Moje pytanie brzmi - czy we wniosku obowiązkowo należy podawać metry bieżące? Według mnie nie, a co wy o tym sądzicie?
Jedno z ap bez tego nie wydaje zgody.
Oczywiście należy wiedzieć ile m.b. dokumentacji się wybrakowało bo dobrze jest wiedzieć ile ma się dokumentacji w archiwum, no i do sprawozdania rocznego rzecz jasna, ale czy wg. ww. przepisu do wniosku należy obowiązkowo podawać m.b.?

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 565
Problem w tym, że AP jak zwykle idą krok dalej niż przepisy ;)
Rozporządzenie określiło jakie elementy ma zawierać wniosek na brakowanie ale nie wprowadziło jego wzoru, natomiast większość znanych mi AP ewidentnie nie może się obyć bez wzorów wszelkich możliwych formularzy. Toteż również dla wniosku o brakowanie każde z nich wprowadziło swój własny wzór i wymaga jego stosowania. Skutkuje to tym, że wnioski nie sporządzone na wprowadzonym przez dane AP formularzu nawet jeśli zawierają wszystkie elementy wymagane rozporządzeniem mogą nie być akceptowane przez AP.

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 195
Problem w tym, że AP jak zwykle idą krok dalej niż przepisy ;)
Rozporządzenie określiło jakie elementy ma zawierać wniosek na brakowanie ale nie wprowadziło jego wzoru, natomiast większość znanych mi AP ewidentnie nie może się obyć bez wzorów wszelkich możliwych formularzy. Toteż również dla wniosku o brakowanie każde z nich wprowadziło swój własny wzór i wymaga jego stosowania. Skutkuje to tym, że wnioski nie sporządzone na wprowadzonym przez dane AP formularzu nawet jeśli zawierają wszystkie elementy wymagane rozporządzeniem mogą nie być akceptowane przez AP.
Mało sensowne postępowanie AP - skoro nowelizacja ustawy dała jako taką swobodę, po co piętrzyć trudności??

Offline Marcin Kapała

  • archiwa_2.5
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 212
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Problem w tym, że AP jak zwykle idą krok dalej niż przepisy ;)
Rozporządzenie określiło jakie elementy ma zawierać wniosek na brakowanie ale nie wprowadziło jego wzoru, natomiast większość znanych mi AP ewidentnie nie może się obyć bez wzorów wszelkich możliwych formularzy. Toteż również dla wniosku o brakowanie każde z nich wprowadziło swój własny wzór i wymaga jego stosowania. Skutkuje to tym, że wnioski nie sporządzone na wprowadzonym przez dane AP formularzu nawet jeśli zawierają wszystkie elementy wymagane rozporządzeniem mogą nie być akceptowane przez AP.

Nie wiem, jak sytuacja wygląda w innych AP, napiszę jak wygląda to u nas. Wprowadziliśmy wzór wniosku, który ma być ułatwieniem dla archiwów zakładowych i składnic akt na podległym nam obszarze. Jeżeli, jakaś instytucja składa wniosek o wydanie zgody na brakowanie w innej formie, a zachowane są wszystkie wymogi formalne określone w § 9 wniosek przechodzi. Archiwa państwowe nie mają prawa odrzucać wniosków ze względu na formę, ta przecież nie została określona w rozporządzeniu.

Moje pytanie brzmi - czy we wniosku obowiązkowo należy podawać metry bieżące? Według mnie nie, a co wy o tym sądzicie?
Jedno z ap bez tego nie wydaje zgody.

Zgodnie z przepisami,  jeżeli mamy podane jednostki inwentarzowe/archiwalne, nie ma uzasadnienia do odrzucenia wniosku z powodu braku informacji o metrach bieżących. Słowo "lub", które pogrubiłeś, jest tutaj rozstrzygające - prawodawca dał w przepisie alternatywne możliwości. AP wymagają tych danych, ponieważ metry bieżące z brakowań są podsumowywane w sprawozdaniach rocznych (wymagają tego od nas). Daleki byłbym jednak od tego, żeby z takiego powodu odrzucać cały wniosek.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 361
  • Płeć: Mężczyzna
            A tak w ogóle to nie rozumiem po co jątrzyć, jaka to trudność, przecież mamy te dane, bo musimy podać w sprawozdaniu i w czasie kontroli przeprowadzanej przez AP ,  zawsze  podawałem  i nie miałem  z tym najmniejszego problemu, żeby zapisać ilość mb.

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 176
A tak w ogóle to nie rozumiem po co jątrzyć, jaka to trudność, przecież mamy te dane ...

Nie wiem jak tobie Stany, ale mi lepiej m.b. zmierzyć jak już dostanę zgodę na brakowanie niż na etapie wniosku kiedy wszystkie teczki mam jeszcze na półce. Nie mam tyle miejsca w archiwum aby dokumentację wytypowaną do brakowania odłożyć gdzieś na odrębny regał/regały. A mierzenie dokumentacji na półce (2 teczki na jednym regale, 5 teczek na drugim, 3 teczki w innym magazynie) stwarza pewną trudność, no i jest to mierzenie na "oko" a jak wiadomo na oko to chłop w szpitalu umarł.  I ja nie jątrzę, jak przepis nie każe czegoś podawać to czemu nas do tego zmuszają? Chcą faktyczny metraż brakowanej dokumentacji czy tej liczonej na "oko"?


Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 176
Zgodnie z przepisami,  jeżeli mamy podane jednostki inwentarzowe/archiwalne, nie ma uzasadnienia do odrzucenia wniosku z powodu braku informacji o metrach bieżących. Słowo "lub", które pogrubiłeś, jest tutaj rozstrzygające - prawodawca dał w przepisie alternatywne możliwości. AP wymagają tych danych, ponieważ metry bieżące z brakowań są podsumowywane w sprawozdaniach rocznych (wymagają tego od nas). Daleki byłbym jednak od tego, żeby z takiego powodu odrzucać cały wniosek.
A doszły mnie słuchy, że NiKA nie przepuści wniosku jak nie ma podanych metrów, prawda to? Jeżeli to prawda to chyba powinni poprawić program, a nie zmuszać do czegoś co nie jest wymagane...

Offline Bolek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 444
  • Płeć: Mężczyzna
Niektórzy są tak beznadziejni, że dostają gotowy wzór, mówisz im co mają wpisać a i tak część rzecz pozapominają. Ręce opadają.