Autor Wątek: ZMIANA PROCEDURY BRAKOWANIA DOKUMENTACJI OD 1 LISTOPADA 2015 R.  (Przeczytany 26397 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Bolek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 444
  • Płeć: Mężczyzna
Chciałem nawiązać do swojej wypowiedzi, której wówczas nie mogłem skończyć w momencie jej pisania.
W nowym rozporządzeniu omawiającym elementy jakie powinien zawierać spis na brakowanie jest mowa m.in. o rubryce uwagi, w której m.in. "Należy podać np. rodzaj dokumentacji lub nośnika, informację o zachowaniu dokumentacji zbiorczej, równoważnikach lub o większym okresie czasowym, a także uszczegółowienie zawartości jednostek."
Wielu archiwistów sporządzając wniosek na brakowanie zupełnie pomija lub zapomina o zapisach w jednolitych rzeczowych wykazach akt występujących w rubryce "Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego". Ich częste pomijanie powoduje, ze Archiwa Państwowe wyłączają z brakowania dokumentacje, która mogłaby zostać wybrakowana ale po spełnieniu pewnych warunków np. wyłączeniu do kategorii A do 1 do 5% akt; potwierdzeniu, że wśród wypadków przy pracy nie ma śmiertelnych, zbiorowych lub powodujących inwalidztwo; że od umów nie odprowadzano składek na ZUS; że odpowiednia dokumentacja została odłożona do akt osobowych poszczególnych pracowników; albo, że do dalszego przechowywania zachowano sprawozdania roczne; itp. Nie pisze już tutaj o przykładach dla jednostek będących pod nadzorem gdzie na brakowanie przeznacza się akta wymagające wg JRWA przeprowadzenia ekspertyzy czy teraz w ostatnich latach tak modnego przekwalifikowania dokumentacji (zastanawiam się czy autor tego zapisu wiedział co czyni?).
Także wydające się prostą czynności brakowanie, które pozwoliłoby na przewietrzenie magazynów archiwalnych czy składnic akt przy zlekceważeniu tych zapisów nie dochodzi do szczęśliwego zakończenia.

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 202
Na "chłopski rozum" - jeśli pracownik nadzoru sprawdzając spis akt do wybrakowania natknie się na coś co wie, że musi być dalej przechowywane albowiem tak stanowią stosowne przepisy (ustawa/rozporządzenie resortowe/zarządzenie własne jednostki) to winien podjąć jakąś reakcję, bo w innym razem świadomie zezwalana na łamanie prawa, a nie od tego są chyba urzędnicy tudzież inne osoby pracujące w urzędach/instytucjach państwowych.

Inna sprawa, iż rozporządzenie nie obliguje w/w pracownika AP do sprawdzania spisów pod tym kątem. Nie mniej jeśli ktoś chce brakować sprawozdania roczne po 3 latach to nie trzeba być jakoś bardzo wnikliwym aby widzieć, iż coś jest nie tak.

Offline Zbigniew Marek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 187
  • Płeć: Mężczyzna
W sytuacji kiedy pracownik nadzoru "wykryje" na spisie do brakowania potencjalne materiały archiwalne powinien (musi) interweniować - pełna zgoda.

Natomiast pytanie - czy archiwa państwowe powołane są do pilnowania i interweniowania w sytuacji kiedy pani Krysia lub pan Kazik próbują wybrakować dokumentację niearchiwalną 5, 10, 15 lat za wcześnie? Moim zdaniem nie są i nie powinny być do tego wykorzystywane!

Offline Marcin Kapała

  • archiwa_2.5
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 212
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Oczywiście, że powinien podjąć jakąś reakcję. Ale czy jest to podstawa, żeby nie wydawać zgody. Moim zdaniem pracownik nadzoru powinien zwrócić uwagę na błędną kwalifikację w w piśmie przewodnim.

Jest jeszcze jeden problem ze sposobem reagowania. Art. 271 kodeksu karnego mówi, że funkcjonariusz publiczny lub inna osoba uprawniona do wystawienia dokumentu,
która poświadcza w nim nieprawdę co do okoliczności mającej znaczenie prawne, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. W sprawach mniejsze wagi sprawca
podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. Jak w tym kontekście powinien zareagować dyrektor AP/pracownik nadzoru w przypadku złożonego przez kierownika jednostki organizacyjnej oświadczenia i przypadków złej kwalifikacji archiwalnej na spisach:-\

Offline Zbigniew Marek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 187
  • Płeć: Mężczyzna
Rola dyrektora AP w procedurze brakowania powinna się sprowadzać do:
- stwierdzenia, że wśród dokumentacji przeznaczonej do brakowania nie ma materiałów archiwalnych (zapisano to w § 9 rozp. z 2015 r.);
- oraz ewentualnego "wyłowienia" spośród tej dokumentacji niearchiwalnej takiej dokumentacji, która może stanowić materiały archiwalne.

Nie powinno być rolą dyrektora AP sprawdzanie czy dana dokumentacja niearchiwalna może być już wybrakowana, czy przypadkiem za dwa lata (niestety mamy § 11 rozp. z 2015 r.).

Tyle o logice ...

Jest jeszcze jeden problem ze sposobem reagowania. Art. 271 kodeksu karnego mówi, że funkcjonariusz publiczny lub inna osoba uprawniona do wystawienia dokumentu, która poświadcza w nim nieprawdę co do okoliczności mającej znaczenie prawne, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. W sprawach mniejsze wagi sprawca podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. Jak w tym kontekście powinien zareagować dyrektor AP/pracownik nadzoru w przypadku złożonego przez kierownika jednostki organizacyjnej oświadczenia i przypadków złej kwalifikacji archiwalnej na spisach:-\

Jeżeli na spisie do brakowania znajdzie się dokumentacja niearchiwalna, która nie powinna być jeszcze wybrakowana (tylko np za dwa lata), wówczas nieprawdę poświadcza nie dyrektor AP, tylko kierownik jednostki organizacyjnej występującej o zgodę na brakowanie.

Polecam też lekturę art. 304, w szczególności § 2, ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego:
Cytuj
§ 2. Instytucje państwowe i samorządowe, które w związku ze swą działalnością dowiedziały się o popełnieniu przestępstwa ściganego z urzędu, są obowiązane niezwłocznie zawiadomić o tym prokuratora lub Policję oraz przedsięwziąć niezbędne czynności do czasu przybycia organu powołanego do ścigania przestępstw lub do czasu wydania przez ten organ stosownego zarządzenia, aby nie dopuścić do zatarcia śladów i dowodów przestępstwa.

pzdr

Offline Marcin Kapała

  • archiwa_2.5
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 212
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Zasygnalizowałem problem z art. 271 kk trochę prowokacyjne, żeby rozstrzygnąć kwestię odpowiedzialności dyrektora AP i kierownika jednostki organizacyjnej.

Cytuj
Rola dyrektora AP w procedurze brakowania powinna się sprowadzać do:
- stwierdzenia, że wśród dokumentacji przeznaczonej do brakowania nie ma materiałów archiwalnych (zapisano to w § 9 rozp. z 2015 r.);
- oraz ewentualnego "wyłowienia" spośród tej dokumentacji niearchiwalnej takiej dokumentacji, która może stanowić materiały archiwalne.

Zgoda w 100%, jednak nie wynika to tylko z logiki. Dyrektor AP wydając zgodę na brakowanie stwierdza, że dokumentacja przeznaczona do zniszczenia nie stanowi materiałów archiwalnych. Jeżeli poświadczy nieprawdę (czytaj puści na makulaturę materiały archiwalne) podlega odpowiedzialności karnej z art. 271.

Analogicznie sprawa wygląda z poświadczenia nieprawdy w przypadku dokumentacji niearchiwalnej.

Cytuj
Jeżeli na spisie do brakowania znajdzie się dokumentacja niearchiwalna, która nie powinna być jeszcze wybrakowana (tylko np za dwa lata), wówczas nieprawdę poświadcza nie dyrektor AP, tylko kierownik jednostki organizacyjnej występującej o zgodę na brakowanie.

Dyrektor AP teoretycznie powinien więc zastosować art. 304 kpk, w przypadku poświadczenia nieprawdy przez kierownika jednostki organizacyjnej.

Offline Zbigniew Marek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 187
  • Płeć: Mężczyzna

Dyrektor AP ... Jeżeli poświadczy nieprawdę (czytaj puści na makulaturę materiały archiwalne) podlega odpowiedzialności karnej z art. 271.

Takiej ewentualności nie brałem pod uwagę, bo szanuję, doceniam i podziwiam wiedzę i fachowość (i odwagę) Koleżanek i Kolegów z nadzoru.

Natomiast o art. 304 to z kolei ja napisałem trochę prowokacyjnie. Nadinterpretowywanie przepisów w stronę zajmowania się czasem przechowywania dokumentacji niearchiwalnej i przede wszystkim tworzenie przepisów nie do końca precyzyjnych może zaprowadzić w ślepy zaułek i doprowadzić do nieprzestrzegania prawa przez ap-ty. A po co nam to?!

Offline Marcin Kapała

  • archiwa_2.5
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 212
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Cytuj
Takiej ewentualności nie brałem pod uwagę, bo szanuję, doceniam i podziwiam wiedzę i fachowość (i odwagę) Koleżanek i Kolegów z nadzoru.

Wiedza i fachowość nie zwalniają z odpowiedzialności karnej. Krzysztof Hołowczyc jest świetnym kierową, ale kiedy złamał przepisy kodeksu drogowego musiał za to odpowiedzieć. Rozumiem, że wiedza i fachowość Koleżanek i Kolegów zmniejsza do minimum ryzyko naruszenia przepisów i co do tego nie mam najmniejszych wątpliwości.

Cytuj
Natomiast o art. 304 to z kolei ja napisałem trochę prowokacyjnie. Nadinterpretowywanie przepisów w stronę zajmowania się czasem przechowywania dokumentacji niearchiwalnej i przede wszystkim tworzenie przepisów nie do końca precyzyjnych może zaprowadzić w ślepy zaułek i doprowadzić do nieprzestrzegania prawa przez ap-ty. A po co nam to?!

 :) Myślę, że mogę się podpisać pod tą opinią, nie bez powodu napisałem, że "dyrektor teoretycznie powinien zastosować art. 304 kpk."

Leszno pozdrawia Konin ;)



Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 286
A ja mam takie pytanie (jako przedstawiciel archiwum wyodrębnionego, które w praktyce nie ma żadnego nadzoru archiwalnego, więc brakuje sobie co chce): wiem, że nadzór AP nad brakowaniami archiwów zakładowych odbywa się zazwyczaj na odległość, czyli na podstawie jedynie przesłanego protokołu brakowania - jak w takiej sytuacji można rzetelnie wyłowić spośród dokumentacji niearchiwalnej takie akta, które posiadają wartość historyczną?
I taka ciekawostka z naszego wesołego archiwum - nasza nowa Pani Dyrektor wymyśliła sobie, że akta posiadające kategorię archiwalną do B10 włącznie będą brakowane bez udziału przedstawicieli wytwórcy bądź następcy prawnego, jedynie w składzie samych archiwistów. Dopiero akta powyżej B10 i akta oznaczone kategorią BE będą brakowane z udziałem powyższych przedstawicieli. Można? Można.

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 565
Jeśli AP ma wątpliwości do treści protokołu zawsze może prosić o doprecyzowanie. Zdarza się również, że decyduje się na przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej przed wydaniem zgody (mówię o kat B, nie BE). Sam dwukrotnie miałem taka sytuację.

Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 286
Ale problem jest taki, że jest to cały czas praca na protokole, nie na aktach. Oczywiście rozumiem, że tytuły teczek muszą być adekwatne do tematyki znajdujących się w nich dokumentów, ale pomimo tego mam wątpliwości co do rzetelności takiego nadzoru. Choć jednocześnie uznaję fakt braku możliwości analizy każdej teczki.

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 552
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: ZMIANA PROCEDURY BRAKOWANIA DOKUMENTACJI OD 1 LISTOPADA 2015 R.
« Odpowiedź #42 dnia: Kwiecień 05, 2016, »
Nowe przepisy inaczej rozkładają "akcenty" odpowiedzialności. Za brakowanie dokumentacji odpowiedzialność ponosi przede wszystkim archiwista, kierownik podmiotu wnioskującego o zniszczenie dokumentacji oraz inne osoby - np. kierownicy komórek, które wytworzyły dokumentację - wskazane w protokole zniszczenia. Tak odczytuję zmianę w przepisach. A archiwum państwowe ma tylko stwierdzić, że wytypowana dokumentacja rzeczywiście nie stanowi materiałów archiwalnych. Podobnie było poprzednio.

Offline Marcin Kapała

  • archiwa_2.5
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 212
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: ZMIANA PROCEDURY BRAKOWANIA DOKUMENTACJI OD 1 LISTOPADA 2015 R.
« Odpowiedź #43 dnia: Kwiecień 29, 2016, »
Treść § 9. 1. Rozporządzenia jest następująca: brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się na wniosek kierownika jednostki, za uprzednią zgodą dyrektora
właściwego archiwum państwowego, który stwierdza, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie występują materiały archiwalne.

Rozporządzenie o postępowaniu z dokumentacją... z 2002 r. nie zawierało analogicznie brzmiącego kryterium oceny dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia, którym mają się kierować dyrektorzy AP. Mieliśmy paragraf, który mówił, że brakowanie jest oceną przydatności dokumentacji dla celów praktycznych. Przepisy w jednoznaczny sposób nie zwalniały dyrektorów AP z tej oceny. Kryterium wartości historycznej było jedynie domyślne.

Offline Mona

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 57
Odp: ZMIANA PROCEDURY BRAKOWANIA DOKUMENTACJI OD 1 LISTOPADA 2015 R.
« Odpowiedź #44 dnia: Czerwiec 02, 2016, »
A ja mam trochę inne pytanie co zawrzeć we wniosku, gdy dokumentacja do brakowania zaczyna mi się od 2003 r wzwyż. Czy napisać tam, że dokonano weryfikacji kategorii archiwalnej bazując na: załączniku nr 4 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych  oraz załączniku nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 marca 2003 roku zmieniającego  rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, czy tylko na tym z 2003 roku się oprzeć z pominięciem 1999 r. to był taki rok "przejściowy".