Autor Wątek: ZMIANA PROCEDURY BRAKOWANIA DOKUMENTACJI OD 1 LISTOPADA 2015 R.  (Przeczytany 26923 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Aldik

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Odp: ZMIANA PROCEDURY BRAKOWANIA DOKUMENTACJI OD 1 LISTOPADA 2015 R.
« Odpowiedź #15 dnia: Styczeń 20, 2016, »
Również jestem zainteresowana gotowym wnioskiem o brakowanie.

Offline EwelinaP

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 264
  • Płeć: Kobieta
Odp: ZMIANA PROCEDURY BRAKOWANIA DOKUMENTACJI OD 1 LISTOPADA 2015 R.
« Odpowiedź #16 dnia: Styczeń 29, 2016, »
Nie dajmy się zwariować. Szczegółowo o tym, jak a ten wniosek ma wyglądać, mówi par. 9 rozporządzenia. Jakby miało być wg wzoru, to by go podali jako załącznik. Nie chcę być niegrzeczna, po prostu uważam, że sama forma pisma nie jest najważniejsza, tylko jego treść. Jeśli zawrzemy w nim elementy opisane w rozporządzeniu, to nikt się raczej do żadnego przecinka nie przyczepi.

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 204
Odp: ZMIANA PROCEDURY BRAKOWANIA DOKUMENTACJI OD 1 LISTOPADA 2015 R.
« Odpowiedź #17 dnia: Styczeń 29, 2016, »
Nie dajmy się zwariować. Szczegółowo o tym, jak a ten wniosek ma wyglądać, mówi par. 9 rozporządzenia. Jakby miało być wg wzoru, to by go podali jako załącznik. Nie chcę być niegrzeczna, po prostu uważam, że sama forma pisma nie jest najważniejsza, tylko jego treść. Jeśli zawrzemy w nim elementy opisane w rozporządzeniu, to nikt się raczej do żadnego przecinka nie przyczepi.
Święta racja, ważne, żeby się trzymać tego punktu.

Offline Bolek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 448
  • Płeć: Mężczyzna
Będzie trudno. Ludzie wzoru nie potrafią wypełnić prawidłowo czy go nawet przepisać a tu mają coś stworzyć na podstawie wymaganych elementów. Kiepsko to widzę. Bardzo kiepsko.

Offline EwelinaP

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 264
  • Płeć: Kobieta
Każdy archiwista zmuszony do kreatywności na pewno sobie poradzi! Przecież od 5 lat musieliśmy stworzyć kilka wzorów, protokołów, kart itp. w oparciu o podobne instrukcje. Nie widzę problemu w stworzeniu jeszcze jednego. W razie czego archiwum państwowe na pewno nie odmówi pomocy. Wystarczy zadzwonić i zapytać.

Offline Bolek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 448
  • Płeć: Mężczyzna
Wzór wniosku na brakowanie.

Offline Marcin Kapała

  • archiwa_2.5
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 212
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Obowiązujące rozporządzenie w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji... rozkłada w inny sposób niż dotychczas akcenty dotyczące odpowiedzialności za brakowaną dokumentację. Dyrektora właściwego archiwum państwowego stwierdza jedynie, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie występują materiały archiwalne (§ 9. 1.). Archiwa Państwowe sprawdzają więc, czy na spisach brakowanej dokumentacji nie występują archiwalia. Odpowiedzialność za wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej przed upływem okresów jej przechowywania spoczywa na kierowniku jednostki organizacyjnej, który składa we wniosku o wydanie zgody na brakowanie oświadczenie "o upływie okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej oraz o utracie jej znaczenia, w tym wartości dowodowej, dla organu lub jednostki organizacyjnej, które ją wytworzyły lub zgromadziły, a w przypadku ich braku ? dla organu lub jednostki organizacyjnej, które przejęły ich zadania lub kompetencje" (§ 9.2. punkt 7).

W kwestii komisji oceny dokumentacji niearchiwalnej, rzeczywiście procedura brakowania dokumentacji (rozporządzenie z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej...) nie przewiduje powołania komisji oceny dokumentacji niearchiwalnej, a jedynie opinie kierowników komórek organizacyjnych (§ 38.3 Instrukcji archiwalnej). Zaopiniowaniu podlega spis brakowanej dokumentacji. Należy jednak pamiętać, że § 5 Instrukcji archiwalnej, który opisuje zadania archiwum zakładowego, w punkcie 8 przewiduje inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu.

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 176
Obowiązujące rozporządzenie w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji... rozkłada w inny sposób niż dotychczas akcenty dotyczące odpowiedzialności za brakowaną dokumentację. Dyrektora właściwego archiwum państwowego stwierdza jedynie, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie występują materiały archiwalne (§ 9. 1.). Archiwa Państwowe sprawdzają więc, czy na spisach brakowanej dokumentacji nie występują archiwalia. Odpowiedzialność za wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej przed upływem okresów jej przechowywania spoczywa na kierowniku jednostki organizacyjnej

Może nie wynikało to wprost z poprzedniego rozporządzenia ale w tej materii według mnie nic się nie zmieniło. Kierownik odpowiadał za swoją dokumentację chroniąc ją m.in. przed zniszczeniem (można tu domniemywać, że chodzi o zniszczenie przed upływem stosownych terminów). Oprócz tego na moich spisach do brakowania archiwum państwowe już od bardzo dawna przybija mi pieczątkę: "Uwaga: Za dotrzymanie obowiązujących terminów przechowywania akt oraz za należyte zachowanie akt potrzebnych jeszcze do bieżących prac, do celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach będących w toku postępowania sądowego, arbitrażowego lub dyscyplinarnego odpowiada kierownik zakładu pracy";)

Offline Marcin Kapała

  • archiwa_2.5
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 212
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Rozporządzenie z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych nie regulowała wprost kwestii odpowiedzialności za błędną kwalifikację dokumentacji niearchiwalnej podczas procedury brakowania. Oczywiście odpowiedzialność kierowników jednostek organizacyjnych w sposób pośredni wynikała z art. 34 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z instrukcji archiwalnych. W urzędach jednak bardzo często funkcjonowało przekonanie i pewnie w wielu urzędach funkcjonuje do dzisiaj, że ewentualna błędna kwalifikacja zostanie wychwycona w AP.  Dzisiaj ta odpowiedzialność jest wyraźnie określona przez składanie we wniosku oświadczenie. Archiwum Państwowe może natomiast wydać zgodę na brakowanie dokumentacji nawet jeśli w spisach brakowanej dokumentacji są przypadki błędnie kwalifikowanych akt. Wyłącza się z brakowania tylko występujące na spisach materiały archiwalne.

Offline Bolek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 448
  • Płeć: Mężczyzna
Nie sądzę aby AP wydało zgodę na brakowanie akt jeśli ewidentnie widzi, że jednostka chce brakować akta, których okresy przechowywania nie  upłynęły.

Offline Marcin Kapała

  • archiwa_2.5
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 212
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Zgodę wyda, może jedynie zasugerować, że ma wątpliwości co do kwalifikacji niektórych akt.

Offline mishel

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Zdecydowanie nie wyda zgody w takim przypadku - przynajmniej AP w Warszawie tak postępuje.

Offline Marcin Kapała

  • archiwa_2.5
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 212
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Nowe rozporządzanie wyraźnie określa w § 9. 1., że brakowanie dokumentacji niearchiwalnej odbywa się na wniosek kierownika jednostki, za uprzednią zgodą dyrektora
właściwego archiwum państwowego, który stwierdza, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia nie występują materiały archiwalne. W nowych wzorach zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej jest klauzula odnosząca się do tego zapisu - "Na podstawie § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. (Dz. U. poz. 1743) w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej, stwierdza się, że w/w dokumentacja przeznaczona do zniszczenia, nie stanowi materiałów archiwalnych". Rolą dyrektora AP jest więc stwierdzenie, że wśród dokumentacji przeznaczonej do zniszczenie nie występują materiały archiwalne, a rolą kierownika jednostki organizacyjnej, który musi złożyć we wniosku stosowne oświadczenie, dopilnowanie prawidłowej kwalifikacji. Jeżeli miałoby być inaczej, klauzula zawarta w zgodzie traciłaby rację bytu.

Offline Zbigniew Marek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 187
  • Płeć: Mężczyzna
Nie można zapominać o:

Cytuj
§ 10. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może odmówić wyrażenia zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, gdy wniosek lub spis nie spełniają wymogów, o których mowa w § 9, wskazując jednocześnie przyczyny odmowy oraz wydając odpowiednie zalecenia. Przyczynę odmowy może stanowić także zmiana kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.

oraz o:

Cytuj
§ 11. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może wyłączyć z procedury brakowania dokumentację, której kwalifikacja archiwalna lub opis budzi wątpliwości, przedstawiając zalecenia dotyczące dalszego postępowania z tą dokumentacją.

W zapisach tych użyto sformułowania "może" zatem pytanie do prawników - Kto będzie winny jeżeli dyrektor AP nie skorzysta z powyższych przepisów i nie wyłączy od brakowania dokumentacji, która być wybrakowana (jeszcze) nie powinna ???

Czy "może" raczej "musi" z nich skorzystać ?

Offline Marcin Kapała

  • archiwa_2.5
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 212
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Zapisy rozporządzenia w zakresie brakowania budzą wątpliwości interpretacyjne i mogą być różnie stosowane. Myślę jednak, że § 10 zdanie drugie oraz § 11 należy interpretować w kontekście § 9, tzn. możliwości przekwalifikowania przez dyrektora AP dokumentacji niearchiwalnej do kategorii A. Nie da się jednak wykluczyć, że dyrektorzy (czytaj pracownicy nadzoru) będą stosowali te przepisy w sytuacjach błędnie określonego okresu przechowywania. Co do odpowiedzialności prawnej dyrektorów AP wydaje mi się, że jest ona wyłączona przez zastosowanie wymaganego we wniosku oświadczenia.