Autor Wątek: Przyjmowanie akt do archiwum - uchwały i sesje rady gminy  (Przeczytany 1818 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 87
  • Płeć: Kobieta
Witam, mam pytanie co do przyjmowanie uchwał i sesji rady gminy nie kadencjami, tylko co roku. Czy jest jakiś przepis mówiący, że należy przyjmować tylko kadencjami?
Będzie dobrze, ale nie dzisiaj.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 327
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Przyjmowanie akt do archiwum - uchwały i sesje rady gminy
« Odpowiedź #1 dnia: Grudzień 14, 2015, »
Przyjmujemy  rocznie, a nie kadencyjnie, nie ma takiego przepisu o przyjmowaniu kadencyjnym.

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 87
  • Płeć: Kobieta
Odp: Przyjmowanie akt do archiwum - uchwały i sesje rady gminy
« Odpowiedź #2 dnia: Grudzień 17, 2015, »
Dzięki za odpowiedź. do tej pory przyjmowano kadencyjnie, jednak ze względu na brak miejsca na stanowisku pracy chcę przyjąć rocznie.
Zastanawiam się tylko, czy jeśli numeracja uchwał w ramach kadencji jest ciągła, to wszystkie uchwały muszą być w układzie koło siebie? Przyjmowane co roku będą miały układ według lat, a nie według wykazu.
I tak jeśli kadencja zaczęła się w 2011 roku to przyjmuję uchwały nr 1-50, w kolejnym roku nr 51-100. Z tym, że i tak numer uchwały jest łamany przez rok. Wspomnę tylko, że prowadzony do tej pory był wspólny zbiór sesji, uchwał i protokołów komisji.
Będzie dobrze, ale nie dzisiaj.

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 327
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Przyjmowanie akt do archiwum - uchwały i sesje rady gminy
« Odpowiedź #3 dnia: Grudzień 17, 2015, »
Rejestr uchwał jeden ciągły przez 4 lata, a spis spraw dzielony na każdy rok oddzielnie

Offline Aldik

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Odp: Przyjmowanie akt do archiwum - uchwały i sesje rady gminy
« Odpowiedź #4 dnia: Luty 16, 2016, »
Uchwały, projekty uchwał, protokoły numerowane są kadencyjnie. W związku z tym przekazuję całą dokumentację z działalności rady zawsze po zakończeniu kadencji, czyli co 4 lata. 

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 87
  • Płeć: Kobieta
Odp: Przyjmowanie akt do archiwum - uchwały i sesje rady gminy
« Odpowiedź #5 dnia: Luty 17, 2016, »
Znajoma z innego urzędu po kontroli AP miała zalecenia, aby przyjmować kadencyjnie, więc też tak zrobię. Trudno, wydział musi znaleźć miejsce u siebie.
Będzie dobrze, ale nie dzisiaj.

Offline niki0

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 11
Odp: Przyjmowanie akt do archiwum - uchwały i sesje rady gminy
« Odpowiedź #6 dnia: Wrzesień 29, 2016, »
Witam, mam kilka wątpliwości co do archiwizacji sesji rady gminy. Mianowicie, sama sesja jak wiadomo nie składa się tylko z protokołu i uchwał, tylko tez przestawione są na niej bieżące sprawy czyli wszelka korespondencja. Wiadomo jak jest to korespondencja dla której w jrwa jest symbol to problemu nie ma a co np. z :
A) wszelkimi zaproszeniami, kartkami świątecznymi, podziękowaniami jak to zarchiwizować bo nie wyobrażam sobie aby to znajdować się pod sesja tylko z tego powodu że było o tym mówione
b) z dokumentami które są do rady przekazywane np. do wiadomości są to często ksera nie dekretowane na pracownika biura rady a tematyka to np. godziny otwarcia aptek, czy harmonogram odstrzału jakiejś zwierzyny czy protokoły z komisji zewnętrznych - oczyszczalnia ścieków, które w całości są w ochronie środowiska a do rady tylko wycinek protokoły przychodzi i często jest to ksero. Może pod 0124 -ORGANIZACJA INNYCH JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH NIŻ JEDNOSTKI ZALEŻNE OD GMINY
 c) interpelacje posłów - w starej instrukcji był na to symbol lecz w tej z 2011 nic takiego nie znalazłam wiec co pod sesje ?

wiadomo że to są rzeczy które gdzieś trzeba zarchiwizować pod jakiś symbolem z jrwa ale nie jestem zwolennikiem robienia śmietnika z sesji która jest kategoria A

Offline Śpioszek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
Odp: Przyjmowanie akt do archiwum - uchwały i sesje rady gminy
« Odpowiedź #7 dnia: Październik 06, 2016, »
A) zaproszenia, kartki świąteczne, podziękowania traktowałabym jako Bc
b) z dokumentami które są do rady przekazywane np. do wiadomości są to często ksera - tym bardziej
 c) interpelacje posłów - w nowym są interpelacje radnych, wnioski pozostałych obywateli pod symbolem 152

Offline niki0

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 11
Odp: Przyjmowanie akt do archiwum - uchwały i sesje rady gminy
« Odpowiedź #8 dnia: Październik 12, 2017, »
Witam, mam pytanie odnośnie porządkowania sesji, a mianowicie o układ jaki się nadaje. Tzn. czy układacie je chronologicznie według dat - zaczynając od zawiadomienie na pierwszym miejscu i następnie pisma do jednostek, 
czy może w ten sposób:
- protokół na samym początku teczki wraz listami obecności a za nim jako załączniki co jest też odzwierciedleniem treść protokołu kolejno:
  • zawiadomienie o sesji,
  • następnie są pisma do komórek lub jednostek a pod nimi odpowiedzi,
  • później projekty uchwał,
  • na samym końcu są pisma już po sesji wysyłane do np. RIO i pod nimi stosowne uchwały
  • na końcu teczki już pozostałe pisma które były poruszane na sesji
Czyli układ nadany zgodnie z protokołem i zawiadomieniem na sesję.

Natomiast patrząc po tym, co jest w archiwum układ był zupełnie inny czyli:
  • protokół wraz z listą obecności
  • uchwały po sesji
  • wszystkie pisma z zewnątrz które były przedstawiane na sesji w wolnych głosach
  • później dopiero jest zawiadomienie i pisma do komórek czy jednostek wraz z odpowiedziami
  • projekty uchwał
  • na samym końcu na natomiast znajdują się pisma wysyłane po sesji np. do RIO

Jestem już zdezorientowana jaki w końcu ma być prawidłowy układ. Będę wdzięczna za pomoc

Offline MarcinP

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 524
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Przyjmowanie akt do archiwum - uchwały i sesje rady gminy
« Odpowiedź #9 dnia: Październik 13, 2017, »
Pierwszy sposób układania dokumentów jest bardziej logiczny.