Autor Wątek: wprowadzenie JRWA w jednostce  (Przeczytany 3402 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline PatMaj

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 25
Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
« Odpowiedź #15 dnia: Marzec 24, 2017, »
Wszystkie wytyczne o których pisałam jakie otrzymałam ze swojego AP, posiadam od osoby, który zajmuje się zatwierdzaniem przepisów kancelaryjno-archiwalnych, kontrolami nad archiwami zakładowymi. I tak, wg nich starocie mam porządkować wg nowego JRWA. Bo przecież system dziennikowy nie istnieje i Spółka jest ewenementem  :P  A te starocie to wyglądają tak, że niektóre teczki są prowadzone p.t. "Uchwały Zarządu Spółki" a obok jest segregator "Pisma wychodzące".
Archiwista w spółce samorządowej

Offline Asmund

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 28
Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
« Odpowiedź #16 dnia: Marzec 27, 2017, »
Cytuj
Celem prac porządkowych nad zespołami akt XIX-XX w. jest nadanie im odpowiedniego układu. Winien to być, układ kancelaryjny, tj. układ, jaki miały one w żywym, działającym urzędzie (instytucji, itp.)

To cytat z Red. S. Nawrocki, S. Sierpowski
?Metodyka pracy archiwalnej?, Poznań 1998

To podstawy metodyki. Warto byłoby znać - zwłaszcza uwaga ta dotyczy pracowników archiwów państwowych  (bo nie śmiem napisać archiwistów - aby nie obrazić tychże).

Chcemy oprócz informacji zawartej w aktach badać także kancelarię - jak to zrobimy skoro jeden z drugim mądraliński zafałszuje nam ją w okrutny sposób i na dodatek wypełni spis spraw i naniesie fałszywe, nigdzie nie funkcjonujące znaki? Jak?

Zgadzam się, że zakładanie przez archiwistę post factum fikcyjnego spisu spraw dla nowopowstałych teczek, a jeszcze co gorsza nadawanie sprawom fikcyjnych znaków  :D to fałszowanie pracy kancelarii. Tym bardziej, jak wszędzie na pismach i tak jest tylko L. Dz., i wszyscy w treści powołują się wyłącznie na tę liczbę ;)

Z drugiej strony jeśli w instytucji teoretycznie obowiązywał wykaz akt, ale w praktyce działał system dziennikowy (czyt. panował burdel), to właściwe byłoby chyba jej usystematyzowanie zgodnie z zachowanym wykazem akt, ale bez tworzenia/uzupełniania spisu spraw i bez sztucznego nadawania znaków ex post - ani sprawom ani teczkom.

A zatem - tytuł z historycznego dla instytucji wykazu akt, podtytuł - czyli historyczny tytuł, tzn. ten umieszczony na zachowanej teczce, kategoria - zgodna z historycznym wykazem, chyba że obecne przepisy stanowią inaczej (np. przy aktach płacowych). Całość tej propozycji pozostaje oczywiście do skonsultowania z właściwym AP.

Taka odpowiedź z archiwum państwowego, to jest zgroza metodyczna!!!! Przecież porządkowanie wstecz dokumentacji narastającej w systemie dziennikowym poprzez dopasowywanie jej sztucznie do klas z JRWA, a tym bardziej sztuczne nanoszenie symboli z JRWA i haseł z JRWA, to naruszenie wszystkich możliwych zasad obowiązujących przy porządkowaniu dokumentacji!!!

j.w., zgadzam się, tym bardziej jeśli wykaz mamy z 2017 r., a dokumentacja pochodzi np. z lat 70  ;D

Porządkowanie ma zapewnić przede wszystkim dostępność do tej dokumentacji, nie tylko archiwistom, ale przede wszystkim tym, którzy ją wytworzyli oraz potencjalnym przyszłym użytkownikom.
Dlatego też zachowuje się oryginalne tytuły np. "Pisma przychodzące" (w XIX w. były to "Akta prezydialne" lub "Akta ogólne") i stara się opisać krótko co tam są za typy dokumentów (np. pisma, zaproszenia, wnioski, podania) oraz sprawy których dotyczyły (np. w sprawie wywiadów prasowych, udziału w konferencji). Oczywiście bardzo trudna jest kwalifikacja archiwalna takiej dokumentacji, dlatego staramy się wydzielić z niej materiały archiwalne. Wtedy takie dwie rozdzielne teczki zachowują swoje pierwotne tytuły, ale precyzujemy odrębnie ich zawartość.
Jeżeli to wyodrębnianie materiałów archiwalnych nie jest proste, to szczegółowo opisujemy zawartość takich teczek i na podstawie par. 2 rozporządzenia MKiDN z 20.10.2015 r. wnosimy do archiwum państwowego o wskazanie kwalifikacji archiwalnej.

Dzięki za podpowiedź. Jak rozumiem dotyczy ona systemu stricte dziennikowego, ale jeśli natknę się jeszcze kiedyś na "pisma różne", to i tak z ciekawości zapytam w AP czy można w ten sposób...


Ok, zapewne źle zrozumiałem pytanie. Poprawiając: wydaje mi się, że sprawa prowadzona w momencie przejścia z jednego systemu na drugi powinna być zarejestrowana w spisie spraw wtedy, kiedy wpłynie nowe pismo jej dotyczące. I wówczas całe akta tej sprawy przeszłyby do teczki prowadzonej w systemie bezdziennikowym.
Jeżeli jednak nowe pismo nie wpłynie, to sprawa jest zakończona w systemie dziennikowym. Nie wiem jak takie akta archiwizować, w takim przypadku musiałbym poprosić o wskazówki AP.

Trochę na to odpowiedziałam powyżej, ale pozwolę sobie powtórzyć, że skoro był rzeczywiście system dziennikowy to nie były rejestrowane sprawy tylko pisma.
Czyli nie musi wpływać nowe pismo, bo ono mogło być już wcześniej, ale teraz trzeba napisać odpowiedź i skoro jest już wdrożony JRWA, to musimy zarejestrować sprawę i do niej dołączyć to wcześniejsze pismo.

Ok, faktycznie, trzeba napisać odpowiedź i w systemie bezdziennikowym ona dostaje znak sprawy, który przechodzi na całość dokumentacji tej sprawy.
Miałem na myśli sytuację, kiedy ostatnim pismem w sprawie byłoby to nasze, ale wysłane jeszcze w czasie obowiązywania systemu dziennikowego. W takim przypadku, jeśli w międzyczasie zostałby wprowadzony system bezdziennikowy, znak sprawy zostałby nadany właśnie w momencie wpłynięcia kolejnego pisma z zewnątrz.



W mojej praktyce zetknąłem się z porządkowaniem akt wstecz właśnie na podstawie zachowanych z epoki wykazów, które teoretycznie obowiązywały, ale w rzeczywistości nigdy nie były stosowane w bieżącej pracy komórek.
 

Wiem, że jest taka praktyka, ale to jest dla mnie jako archiwisty jakaś kompletna masakra!!! To tak jakby akta z XIX wieku porządkować według współczesnych JRWA!!! Oczywiście mamy prawo stosować wyrozumowane układy dokumentacji, ale nanoszenie wstecz sztucznych symboli z JRWA to fałszowanie kancelarii.  :o
 

j.w., nie zamierzam wykonywać zaległej pracy biurowej za jakiegoś referenta sprzed 40 lat!  ;D Historyczny wykaz akt powinien imho służyć do usystematyzowania dokumentacji wewnątrz zespołu i nadania jej kategorii archiwalnej. Żadnego wstecznego nadawania znaków "sprawom" ani teczkom. No, chyba że AP nakaże inaczej...


Ten system już jest nazwany i opisany (por. instrukcja kancelaryjna z 2011 r.). Nazywamy go systemem bezdziennikowym, choć pozwala się w nim prowadzić dzienniki (rejestry) pism przychodzących, wychodzących, a nawet wewnętrznych. Oczywiście w literaturze przedmiotu są różne opisy tych systemów, ale tego kompletnie nie widać w praktyce kancelaryjnej. Chodzi o to, że numery z dzienników mają charakter tylko wspomagający kontrolę obiegu pism a nie służą znakowaniu i grupowaniu tych pism. Od tego jest rejestracja w spisach spraw.

Jasne, o tym właśnie piszę.

Dlaczego uważam że to nie system mieszany, ponieważ według mnie system mieszany jest wtedy, gdy nie ma znaków spraw tylko podstawą jest rejestracja w dziennikach ale jest grupowanie pism według JRWA. Tu dla mnie najlepszym przykładem jest kancelaria tajna.
Oczywiście sama mam w tym zakresie trochę wątpliwości, ale to tylko teoretyczne rozważania.
A tak na marginesie - nigdy nie miałam okazji się zetknąć z systemem bezdziennikowym bezrejestrowym. To dla mnie czysty idealizm, zwłaszcza w naszych polskich warunkach.

Idealizm i ideał. W cytowanym przeze mnie podręczniku są całkiem racjonalne argumenty na rzecz wyeliminowania z praktyki dzienników korespondencyjnych. Jak jednak widać, zawsze Vertrauen ist gut, aber Kontrolle ist besser... ;)

Na koniec pytanie do PatMaj:

Kazali połączyć pisma w sprawy, oznakować je i wpisać do nowych, stworzonych przez Ciebie spisów, czy tylko ułożyć rzeczowo, zgodnie z wykazem akt?

Offline brady

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
« Odpowiedź #17 dnia: Marzec 27, 2017, »
Podepnę się pod temat - koleżanka w Gopsie chce rozszerzyć JRWA o kilka haseł.
 Pamiętam jak kiedyś byłam w Gopsie , że pisaliśmy pismo podając tylko te hasła które chcemy wprowadzić, ale to było w X 2015 r.
Czy teraz tez wystarczy takie pismo czy trzeba ustalać całe przepisy IK, JRWA oraz IA?

Offline Asmund

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 28
Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
« Odpowiedź #18 dnia: Marzec 28, 2017, »
Na chłopski rozum: po co wysyłać im jeszcze raz IK i IA, skoro zmieniacie tylko wykaz akt?
Zadzwoń do AP i zapytaj co im trzeba przesłać. Nie zjedzą ;)
A tak w ogóle, to wydaje mi się że właściwy temat na takie pytania jest gdzie indziej:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,1500.0.html
ewentualnie tutaj:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,3237.msg21198.html#msg21198

Offline brady

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
« Odpowiedź #19 dnia: Marzec 29, 2017, »
Na chłopski rozum tak, tylko wtedy informowano na szkoleniach, ze do końca X. 2015 rozszerzają wykazy na starych zasadach, a od XI. 2015 ustalają wszystko od nowa, stąd pytanie. Koleżanka ma właśnie dopytać w AP, żeby szybko i sprawnie załatwić.
Dziękuję za pomoc.

Offline PatMaj

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 25
Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
« Odpowiedź #20 dnia: Listopad 30, 2017, »
Nie zauważyłam wcześniej pytania do mnie od Asmund.

AP kazało pogrupować rzeczowo dokumenty na podstawie wykazu. O pseudo rejestracji spraw nic nie mówili, a nawet gdyby to zalecali to bym ich wyśmiała... kopanie się z koniem i totalny bezsens ;)
u mnie sytuacja jest na tyle dziwna, że wcześniej to co panowało też nie było stricte systemem dziennikowym bo jeden wydział potrafi mieć kilka segregatorów jakoś nazwanych tematycznie (dajmy na to np. "kontrole zewnętrzne") a za chwilę "pisma przychodzące" (i nie będą tu już wszystkie pisma przychodzące, bo część z nich jest w tych a'la tematycznych teczkach, a to jest bardziej zbiór pism p.t. "różne, z którymi nie wiemy co zrobić").
Archiwista w spółce samorządowej

Offline PatMaj

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 25
Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
« Odpowiedź #21 dnia: Styczeń 11, 2018, »
Padłam... Archiwum Państwowe zaleciło odtwarzanie układu spraw dla akt z systemu dziennikowego... To moja zawodowa porażka :( powiedzcie, że to chore?
Archiwista w spółce samorządowej

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 149
Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
« Odpowiedź #22 dnia: Styczeń 11, 2018, »
Padłam... Archiwum Państwowe zaleciło odtwarzanie układu spraw dla akt z systemu dziennikowego... To moja zawodowa porażka :( powiedzcie, że to chore?
??? ??? ??? Jezusie... Które to takie mądre? Oczywiście, że chore, niezrozumiałe, żeby nie powiedzieć bardziej dosadnie.

Offline Rovan

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 350
Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
« Odpowiedź #23 dnia: Styczeń 11, 2018, »
Żebym dobrze zrozumiał - kazali pogrupować w akta spraw (w oparciu o klasyfikację z JRWA) dokumentację, która powstała w systemie dziennikowym?? O zasadzie przynależności kancelaryjnej to już całkiem zapomnieli?
Nie ingeruje się w układ nadany dokumentom przez aktotwórcę!

Offline Bolek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 316
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
« Odpowiedź #24 dnia: Styczeń 12, 2018, »
A co byś powiedział na takie kwiatki jak:
"Korespondencja przychodząca z Urzędu Marszałkowskiego",
"Korespondencja Burmistrza"
"Korespondencja Zastępcy burmistrza", itp.?

Też nie należ ingerować w układ nadany przez aktotwórcę?

Offline Rovan

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 350
Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
« Odpowiedź #25 dnia: Styczeń 12, 2018, »
Dokładnie - nawet w tak ekstremalnych przypadkach nie należy ingerować w układ dokumentacji. W takim kształcie powstała, w takim ma być przechowywana.
Jedyne co należałoby zrobić to doprecyzować tytuły, no i oczywiście dokonać kwalifikacji.

Alternatywą byłoby rozbijanie/scalanie jednostek archiwalnych w rezultacie czego ostateczny ich kształt nie oddawałby tego w jakim pierwotnie zostały wytworzone. To zaś jest niedopuszczalne pogwałcenie zasady przynależności kancelaryjnej
« Ostatnia zmiana: Styczeń 12, 2018, wysłana przez Rovan »

Offline Bolek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 316
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
« Odpowiedź #26 dnia: Styczeń 12, 2018, »
W tym przypadku, jednostka po prostu nie przestrzegała przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Oryginalne pismo wpływające po dekretacji zostawała w sekretariacie, a do komórki szła kserokopia. W teczce ze sprawą w komórce była kserokopia pisma i oryginał odpowiedzi. I takie teczki trafiły do archiwum zakładowego.

Offline Rovan

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 350
Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
« Odpowiedź #27 dnia: Styczeń 15, 2018, »
W opisanej sytuacji można by rozważyć "wymianę" dokumentów (oryginały do akt spraw w komórkach na miejsce kserokopii).
Wciąż jednak taka procedura budzi moje wątpliwości - stanowi ingerencje w pierwotny kształt kancelarii aktotwórcy.

Offline Bolek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 316
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
« Odpowiedź #28 dnia: Styczeń 16, 2018, »
Ale dzięki temu nauczyli się i już przestrzeganie przepisów jest na o wiele lepszym poziomie.

Offline Rovan

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 350
Odp: wprowadzenie JRWA w jednostce
« Odpowiedź #29 dnia: Styczeń 17, 2018, »
Fakt, walor pedagogiczny ta sytuacja niewątpliwie ma :D