Postaram się odpowiedzieć po kolei według najlepszej mojej wiedzy i praktyki
Czy dobrze rozumiem - dokumentację spraw niezałatwionych przenieść, zarejestrować jako stricte sprawę i prowadzić w teczce od 2018 r.?
odpowiem tylko tyle, że pytałam o to swoje AP i usłyszałam właśnie, że znak sprawy musi pozostać ten sam, a jak tłumaczę, że wcześniej był dziennikowy to cisza a po chwili "system dziennikowy w Polsce nie funkcjonuje od 1930 r. ".
Jeżeli instytucja pracowała w systemie dziennikowym, to oznacza, że nie ma zarejestrowanych spraw, tylko zarejestrowane pisma w dzienniku (tylko w kancelarii) albo w wielu dziennikach (najpierw kancelaria, potem sekretariat, potem jakaś komórka).
Jeżeli więc teraz przechodzimy na system rejestracji spraw, to znaczy, że będziemy rejestrować sprawy w komórce organizacyjnej w spisie spraw dla danej teczki aktowej założonej zgodnie z JRWA. Czyli jak przyszło jakieś pismo wcześniej na które mam odpowiedzieć, np. zaproszenie do udziału w pracach w jakimś zespole, i teraz przygotowuję odpowiedź, to rejestruję sprawę "udział w pracy zespołu xxxx", załączam tam to pismo z pytaniem (nanoszę na niego znak sprawy), przygotowuję do niego odpowiedź pod tym samym znakiem sprawy.
Nie wiem kto w archiwum odebrał ten telefon, ale chyba żyje na księżycu, albo nic nie wie o współczesnej praktyce kancelaryjnej. Jest wiele podmiotów pracujących wciąż w oparciu o system dziennikowy (np. firmy prywatne) a nawet wiele podmiotów publicznych (niektóre uczelnie, duża część szkół, przedszkoli). System dziennikowy funkcjonuje więc w Polsce, a polska archiwistyka potrafi opracowywać dokumentację w nim narastającą, bo przecież mają archiwa państwowe dokumentację z XIX w. które powstawała w tym systemie.
Porządkować wcześniejsze mam wg nich opierając się nowo wprowadzonym JRWA
Notabene niestety prócz część dokumentów odkładanych to jakiś tematycznych teczek są segregatory "pisma wychodzące", "pisma przychodzące"...
Taka odpowiedź z archiwum państwowego, to jest zgroza metodyczna!!!! Przecież porządkowanie wstecz dokumentacji narastającej w systemie dziennikowym poprzez dopasowywanie jej sztucznie do klas z JRWA, a tym bardziej sztuczne nanoszenie symboli z JRWA i haseł z JRWA, to naruszenie wszystkich możliwych zasad obowiązujących przy porządkowaniu dokumentacji!!!
Porządkowanie ma zapewnić przede wszystkim dostępność do tej dokumentacji, nie tylko archiwistom, ale przede wszystkim tym, którzy ją wytworzyli oraz potencjalnym przyszłym użytkownikom.
Dlatego też zachowuje się oryginalne tytuły np. "Pisma przychodzące" (w XIX w. były to "Akta prezydialne" lub "Akta ogólne") i stara się opisać krótko co tam są za typy dokumentów (np. pisma, zaproszenia, wnioski, podania) oraz sprawy których dotyczyły (np. w sprawie wywiadów prasowych, udziału w konferencji). Oczywiście bardzo trudna jest kwalifikacja archiwalna takiej dokumentacji, dlatego staramy się wydzielić z niej materiały archiwalne. Wtedy takie dwie rozdzielne teczki zachowują swoje pierwotne tytuły, ale precyzujemy odrębnie ich zawartość.
Jeżeli to wyodrębnianie materiałów archiwalnych nie jest proste, to szczegółowo opisujemy zawartość takich teczek i na podstawie par. 2 rozporządzenia MKiDN z 20.10.2015 r. wnosimy do archiwum państwowego o wskazanie kwalifikacji archiwalnej.
Ok, zapewne źle zrozumiałem pytanie. Poprawiając: wydaje mi się, że sprawa prowadzona w momencie przejścia z jednego systemu na drugi powinna być zarejestrowana w spisie spraw wtedy, kiedy wpłynie nowe pismo jej dotyczące. I wówczas całe akta tej sprawy przeszłyby do teczki prowadzonej w systemie bezdziennikowym.
Jeżeli jednak nowe pismo nie wpłynie, to sprawa jest zakończona w systemie dziennikowym. Nie wiem jak takie akta archiwizować, w takim przypadku musiałbym poprosić o wskazówki AP.
Trochę na to odpowiedziałam powyżej, ale pozwolę sobie powtórzyć, że skoro był rzeczywiście system dziennikowy to nie były rejestrowane sprawy tylko pisma.
Czyli nie musi wpływać nowe pismo, bo ono mogło być już wcześniej, ale teraz trzeba napisać odpowiedź i skoro jest już wdrożony JRWA, to musimy zarejestrować sprawę i do niej dołączyć to wcześniejsze pismo.
Co do tzw. archiwizacji to ogólne propozycje napisałam powyżej w odpowiedzi na post PatMaj.
Wykaz akt służy do bieżącego rejestrowania spraw, a nie do porządkowania dokumentacji wstecz.
W mojej praktyce zetknąłem się z porządkowaniem akt wstecz właśnie na podstawie zachowanych z epoki wykazów, które teoretycznie obowiązywały, ale w rzeczywistości nigdy nie były stosowane w bieżącej pracy komórek.
Wiem, że jest taka praktyka, ale to jest dla mnie jako archiwisty jakaś kompletna masakra!!! To tak jakby akta z XIX wieku porządkować według współczesnych JRWA!!! Oczywiście mamy prawo stosować wyrozumowane układy dokumentacji, ale nanoszenie wstecz sztucznych symboli z JRWA to fałszowanie kancelarii.
Ależ w systemie bezdziennikowym jak najbardziej można prowadzić dzienniki! Gdy jest EZD to nawet trzeba. Służy on jednak jedynie kontroli obiegu pism a nie ich znakowaniu! To w systemie mieszanym rejestracja pism jest w dziennikach a układ jest rzeczowy wg JRWA z pominięciem rejestracji spraw - por. kancelarie tajne.
Nie rozumiem tylko co to wszystko ma wspólnego z porządkowaniem dokumentacji która już powstała
system kancelaryjny mieszany - system kancelaryjny zasadzający się na ogół na podwójnym rejestrowaniu dokumentacji, 1) pojedynczych pism w dzienniku korespondencji (kontrolka wpływów), prowadzonym przez kancelarię lub sekretariat 2) w spisie spraw prowadzonym przez referentów. (Kancelaria i archiwum zakładowe, red. Z. Pustuła, Warszawa 2006, s. 254)
Mam wobec tego do Ciebie pytanie natury teoretycznej: jak prawidłowo nazwać system, który chciałbym wprowadzić u siebie?
Chodzi o to, że w sekretariacie jest nadawana liczba dziennika na pieczątce wpływu (co służy właśnie kontroli obiegu pism), a w komórce referent nadaje znak sprawy pierwszemu pismu (czyli je znakuje, tzn. znakuje sprawę) i je wpisuje do spisu spraw w teczce, zgodnie z aktualnym wykazem.
Ten system już jest nazwany i opisany (por. instrukcja kancelaryjna z 2011 r.). Nazywamy go systemem bezdziennikowym, choć pozwala się w nim prowadzić dzienniki (rejestry) pism przychodzących, wychodzących, a nawet wewnętrznych. Oczywiście w literaturze przedmiotu są różne opisy tych systemów, ale tego kompletnie nie widać w praktyce kancelaryjnej. Chodzi o to, że numery z dzienników mają charakter tylko wspomagający kontrolę obiegu pism a nie służą znakowaniu i grupowaniu tych pism. Od tego jest rejestracja w spisach spraw.
Dlaczego uważam że to nie system mieszany, ponieważ według mnie system mieszany jest wtedy, gdy nie ma znaków spraw tylko podstawą jest rejestracja w dziennikach ale jest grupowanie pism według JRWA. Tu dla mnie najlepszym przykładem jest kancelaria tajna.
Oczywiście sama mam w tym zakresie trochę wątpliwości, ale to tylko teoretyczne rozważania.
A tak na marginesie - nigdy nie miałam okazji się zetknąć z systemem bezdziennikowym bezrejestrowym. To dla mnie czysty idealizm, zwłaszcza w naszych polskich warunkach.