Autor Wątek: Metryka sprawy - szczegóły  (Przeczytany 8288 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 403
Metryka sprawy - szczegóły
« dnia: Wrzesień 15, 2015, »
Witam
czy w metryce sprawy (kolumna - określenie podejmowanej czynności) powinna znajdować się informacja dla kogo została wykonana dekretacja. Wątpliwości w tej kwestii dotyczą sytuacji gdy osoba podejmująca czynność w sprawie(dekretujący pismo)  wskazuje jednocześnie dwie lub więcej osób do wykonania polecenia. Inaczej zadając pytanie czy system generujący metrykę powinien wskazywać w metryce dla kogo jest przeznaczona dekretacja czy jednak to sam dekretujący musi w treści dekretacji wpisać nazwisko osoby (osób) której przydziela zadania (zadania) i dopiero przesłać zadania do konkretnych osób.

Offline luke

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 433
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Metryka sprawy - szczegóły
« Odpowiedź #1 dnia: Wrzesień 15, 2015, »
Witam
czy w metryce sprawy (kolumna - określenie podejmowanej czynności) powinna znajdować się informacja dla kogo została wykonana dekretacja. Wątpliwości w tej kwestii dotyczą sytuacji gdy osoba podejmująca czynność w sprawie(dekretujący pismo)  wskazuje jednocześnie dwie lub więcej osób do wykonania polecenia. Inaczej zadając pytanie czy system generujący metrykę powinien wskazywać w metryce dla kogo jest przeznaczona dekretacja czy jednak to sam dekretujący musi w treści dekretacji wpisać nazwisko osoby (osób) której przydziela zadania (zadania) i dopiero przesłać zadania do konkretnych osób.

metryka powinna odzwierciedlać przebieg sprawy wraz z kluczowymi jej aktorami, a cytując wprost ustawodawcę:

USTAWA z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego

art 66 a § 2.W treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym oraz określa się wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności.

§ 4. Minister właściwy do spraw administracji publicznej określa, w drodze rozporządzenia, wzór i sposób prowadzenia metryki sprawy, uwzględniając treść i formę metryki określoną w § 1 i 2 oraz obowiązek bieżącej aktualizacji metryki, a także, aby w oparciu o treść metryki było możliwe ustalenie treści czynności w postępowaniu administracyjnym podejmowanych w sprawie przez poszczególne osoby.


Podsumowując system powinien rozróżnić rolę koordynatora/koordynatorów, może być ich bowiem np. dwóch, ponieważ sprawa dotyczy spraw prowadzonych przez dwa wydziały/departamenty, ale w samej treści dekretacji dekretujący wprowadza zapis - odpowiedzi udziela x, wkład do pisma od y. W metryce również powinno to być widoczne, tj. x przygotował pismo wychodzące (nadaje też znak sprawie), bo takie polecenie dostał w dekretacji do którego wkład dał y, bo też takie polecenie w dekretacji otrzymał. Przygotowany zaś przez niego wkład do akt sprawy również powinien zostać dołączony (notatka, e-mail, załącznik do pisma, etc.). To są przecież role i czynności, które wg kpa powinny zostać w metryce udokumentowane.
Piszesz trochę jakby od końca, metryka prezentuje/udokumetowuje czynności podejmowane w sprawie, a to funkcjonalność systemu odpowiada za taki czy inny sposób wykonywania dekretacji. Niektóre znane mi systemy ezd zostały tak zaprojektowane aby możliwe było wskazanie dwóch lub więcej koordynatorów. Natomiast aby uniknąć problemów z podejmowaniem przez określone osoby czynności w sprawie praktyką jest dopisywanie w treści dekretacji, że osobą wiodącą/mającą udzielić odpowiedzi jest x a udzielającym pomocy/wsparcia y.

Prościej mówiąc, możesz jako dekretujący odznaczyć koordynatora w sprawie bez treści dekretacji, standardowa procedura załatwienia sprawy; jak sprawa jest jednak trudniejsza, wymagająca współpracy kilku osób/wydziałów wskazujesz tylu właśnie koordynatorów, lub jednego a dodajesz kolejne osoby i wpisujesz w treści dekretacji, że te osoby/wydziały udzielają wsparcia. Niemniej wszystkie te kwestie to po pierwsze funkcjonalności systemu oraz praktyka urzędu bądź zapisy instrukcji kancelaryjnej. KPA mówi zaś, że tak czy inaczej metryka powinna ten sposób załatwiania sprawy odzwierciedlać.
Funkcjonalność systemu na którym ja pracuję nie wymaga wpisywania nazwisk osób, po prostu są one wybierane ze słownika. Samą czynność dekretacji można zaś wykonać na kilka sposobów, w tym opisanych wyżej, zawsze jednak są one widoczne w metryce.

Jeśli jednak miałeś na myśli jakąś inną sytuację opisz proszę problem nieco jaśniej.

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 403
Odp: Metryka sprawy - szczegóły
« Odpowiedź #2 dnia: Wrzesień 16, 2015, »
Dzieki za obszerne wyjaśnienie z którego wynika, że w kolumnie określenie podejmowanej czynność zaznaczone jest imie i nazwisko osoby dla której przeznaczona jest dana dekretacja. W moim przypadku na tym etapie brak jest takiej informacji. Identyfikacja tej osoby pojawia się w metryce dopiero w momencie wykonania wskazanego polecenia. W przypadku jednej osoby łatwo można zorientować się, że to właśnie ona miała wykonać zadanie ale gdy dotyczy to większej ilości osób biorących udział w sprawie to już nie jest to tak oczywiste kto za co miał odpowiadać.

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 403
Odp: Metryka sprawy - szczegóły
« Odpowiedź #3 dnia: Październik 12, 2015, »
Witam
Wznawiam wątek w innym kontekście zapisu: oznaczenie osoby podejmującej daną czynność - rozumiane jako wskazanie imienia, nazwiska i stanowiska;. Czy można uznać za  spełniający ten wymóg  poniższy przykładowy zapis dotyczący sytuacji pełnienia funkcji w trybie zastępstwa:
Pan Jan Kowalski kierownik działu x (osoba zastępująca Adam Nowak).

Offline luke

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 433
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Metryka sprawy - szczegóły
« Odpowiedź #4 dnia: Październik 13, 2015, »
Według mnie tak, dodałbym jeszcze okres zastępstwa.
można też np. tak:
Jan Kowalski specjalista wydziału x zastępstwo za Jana Wiśniewskiego naczelnika wydziału x (od RRRR-MM-DD do RRRR-MM-DD).

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 403
Odp: Metryka sprawy - szczegóły
« Odpowiedź #5 dnia: Październik 13, 2015, »
Dzięki za odpowiedź.

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 161
    • Archiwum i EZD
Odp: Metryka sprawy - szczegóły
« Odpowiedź #6 dnia: Październik 14, 2015, »
Według mnie tak, dodałbym jeszcze okres zastępstwa.
można też np. tak:
Jan Kowalski specjalista wydziału x zastępstwo za Jana Wiśniewskiego naczelnika wydziału x (od RRRR-MM-DD do RRRR-MM-DD).
Tylko po co okres zastępstwa podawać?! Albo zastępstwo wynika z zakresu czynności, normatywu wewnętrznego albo polecenia przełożonego.
W systemach EZD wydaje mi się to zupełnie nie zasadne, bo skoro ktoś wykonał w systemie czynność w zastępstwie to posiadał odpowiednie uprawnienia, oczywiście jeżeli system posiada odpowiedni system zarządzania uprawnieniami.

Offline luke

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 433
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Metryka sprawy - szczegóły
« Odpowiedź #7 dnia: Październik 15, 2015, »
Cytuj
Tylko po co okres zastępstwa podawać?! Albo zastępstwo wynika z zakresu czynności, normatywu wewnętrznego albo polecenia przełożonego. W systemach EZD wydaje mi się to zupełnie nie zasadne, bo skoro ktoś wykonał w systemie czynność w zastępstwie to posiadał odpowiednie uprawnienia, oczywiście jeżeli system posiada odpowiedni system zarządzania uprawnieniami.

To oczywiste, nie widzę żadnej sprzeczności.
Przecież te dane ustawiasz w systemie, w jakim okresie dany pracownik jest zastępowany przez kogo. Dlatego po upłynięciu czasu, na który zostało nadane uprawnienie do zastępowania, system automatycznie je wygasza. Dlatego potrzebne jest określenie czasu, inaczej trzeba pilnować terminów.

Chyba, żę czegoś nie rozumiem, ale wtedy napisz precyzyjniej.

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 161
    • Archiwum i EZD
Odp: Metryka sprawy - szczegóły
« Odpowiedź #8 dnia: Październik 16, 2015, »
Wskazałeś, ze w metryce należałoby, dodać okres zastępstwa. Nie podałeś uzasadnienia.
Dla mnie podawanie okresu zastępstwa czy to w metryce papierowej, czy w elektronicznej jest informacją nadmiarową, niepotrzebną. Nie wiem czemu to miało by służyć.