Na szkolenia wysłać urzedników

  • 34 Odpowiedzi
  • 6166 Wyświetleń

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

*

Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • 209
Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
« Odpowiedź #15 dnia: Sierpień 26, 2015, »
To musi być dziwne rozwiązanie, bo w większości instytucji jest inaczej - odpowiada za to kontrola wewnętrzna.

*

Offline Paweł z ...

  • słuchacz(ka)
  • 47
    • Archiwum i EZD
Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
« Odpowiedź #16 dnia: Sierpień 27, 2015, »
Kolega widzę ostro odjechał. W jakiej instytucji komórka archiwista ma prawo kontrolować pozostałe komórki organizacyjne pod względem przepisów kancelaryjno-archiwalnych?

W mojej instytucji mam takie prawo. W ciągu roku przeprowadzam zwykle kontrole wewnętrzne w 2 - 4 komórkach.

Jeżeli archiwista pełni rolę kacyka tj. koordynatora czynności kancelaryjnych - wszak "służy on ;)"  do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych..." Czy mam rację, że to z tego tytułu kontrolujesz?

*

Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • 209
Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
« Odpowiedź #17 dnia: Sierpień 28, 2015, »
Koordynator czynności kancelaryjnych to, faktycznie, co innego. Ale to nie archiwista.

*

Offline Jarek

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • 1239
  • Jak zwykle przesadzam :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
« Odpowiedź #18 dnia: Sierpień 29, 2015, »
"2. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności
w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt
spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.
3. Funkcję, określoną w ust. 2, powierza się archiwiście."

Archiwista stał się dodatkowo koordynatorem. Problem tylko w tym - czym jest właściwie "bieżący nadzór"? Ciekawy efekt daje sięgnięcie do definicji z PSA - w innym kontekście co prawda, ale nadzór wpisany jest tam w kształtowanie narastającego zasobu - obok działalności szkoleniowej czy instruktażowej. Ja natomiast nie wyobrażam sobie skutecznego realizowania zadań kacyka bez prowadzenia szkoleń wewnętrznych. Może czas na zmianę czy doprecyzowanie zadań kck w rozporządzeniu?

*

Offline MarcinP

  • archiwista
  • ***
  • 440
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
« Odpowiedź #19 dnia: Sierpień 29, 2015, »

Jeżeli archiwista pełni rolę kacyka tj. koordynatora czynności kancelaryjnych - wszak "służy on ;)"  do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych..." Czy mam rację, że to z tego tytułu kontrolujesz?
[/quote]

Tak jak Jarek napisał, czyli z tego tytułu.

*

Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • 209
Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
« Odpowiedź #20 dnia: Sierpień 29, 2015, »
A są jakieś statystyki, ile instytucji wprowadziło już funkcję koordynatora czynności kancelaryjnych?

*

Offline muniekdm

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • 269
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
« Odpowiedź #21 dnia: Wrzesień 01, 2015, »
Jeśli w instytucjach nie ma koordynatora czynności kancelaryjnych to archiwista wykonuje te same czynności.
Dla mnie byłoby trochę dziwne gdyby komórka kontroli wewnętrznej kontrolowała pracę archiwum. Byłoby to chyba wchodzenie w kompetencje Archiwów Państwowych.

*

Offline MarcinP

  • archiwista
  • ***
  • 440
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
« Odpowiedź #22 dnia: Wrzesień 01, 2015, »
Takie kontrole powinien przeprowadzać koordynator-archiwista, bo tylko on najlepiej "czuje" temat i koniec końców on odpowiada merytorycznie za zarządzanie dokumentacją w jednostce pod kątem instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej itp.

*

Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • 209
Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
« Odpowiedź #23 dnia: Wrzesień 02, 2015, »
Komórka kontroli wewnętrznej jak najbardziej ma prawo kontrolować komórkę archiwalną, tylko właśnie jako komórkę organizacyjną urzędu, a nie, oczywiście, od strony archiwalnej (vide: nadzór archiwalny AP).

*

Offline EwelinaP

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • 218
  • Płeć: Kobieta
Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
« Odpowiedź #24 dnia: Wrzesień 17, 2015, »
Co do wcześniejszych zapytań: nie mam w zakresie obowiązku szkolenia pracowników, ale mam poparcie szefowej, a to w moim urzędzie graniczy z cudem boskim. Co do szkolenia dyrektorów, to w poprzednim roku organizowałam szkolenie dla wszystkich, bez wyjątku i powiem Wam szczerze, że przyszło na nie 80% kadry zarządzającej. Wielu osobom otworzyły się oczy i zaczęli wymagać od swoich pracowników więcej w zakresie przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Co nie zmienia faktu, że nadal mocno to wszystko kuleje, a archiwistów się olewa. Ja np. do tej pory nie mam wpisanych do zakresu obowiązków zadań koordynatora czynności kancelaryjnych.
Mocno sprzeciwię się natomiast kontrolowaniu pracy wydziałów w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej przez komórki ds. kontroli. To, jakie kwiatki nieraz szanowne towarzystwo tworzy, to nawet w służbach specjalnych by na takie pomysły nie wpadli. Wytykają błędy, które błędami nie są. Powód jest taki - nawet nie czytali przepisów, albo czytają wyrywkowo. Ale jak chcą coś znaleźć, to zawsze znajdą. Trochę mnie to wszystko denerwuje, bo są wyciągane konsekwencje wobec pracowników, którzy  wykonują poprawnie swoje obowiązki w zakresie czynności kancelaryjno-archiwalnych, ale nikt nawet nie pomyśli o tym, by skonsultować się z archiwistą. Podobnie w momencie sporządzania umów, np. w sprawie projektów unijnych, czy likwidacji jednostek - archiwistę, tudzież kacyka, ma się w głębokim poważaniu, a potem nie wiadomo, co robić z dokumentacją, bo przecież nie było zapisu w umowie.
Wniosek - o swoją pozycję w urzędach musimy walczyć sami, bo przepisy nam nie gwarantują szacunku do naszej pracy i liczenia się z naszym zdaniem. Doskonale pasuje tu powiedzenie, że jak sobie pościelesz...

*

Offline MarcinP

  • archiwista
  • ***
  • 440
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
« Odpowiedź #25 dnia: Wrzesień 17, 2015, »
A dziwne w tym wszystkim jest to, że często ludzie - pracownicy urzędów - wytwarzają dokumenty i mają taki "ignorancki" stosunek do nich oraz do przepisów regulujących postępowanie z dokumentami... Ale stopniowa praca u podstaw poprzez uświadamianie może dać dobre efekty :)

*

Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • 209
Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
« Odpowiedź #26 dnia: Wrzesień 18, 2015, »
Dlaczego dziwne? Jeśli w ciągu wielu lat ukształtowały się w stosunku do "papierów" jakieś nieformalne zwyczaje, które działają, to ludzie tak pracują. A że archiwum ma z tym największe problemy, to już nie ich problem. Poza tym, jak już zostało to zauważone, archiwa są często "olewane", nawet i w dużych urzędach, a co dopiero administracji samorządowej.

*

Offline muniekdm

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • 269
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
« Odpowiedź #27 dnia: Wrzesień 18, 2015, »
To co napisał Robert2000 to jest niestety smutna prawda. Ciężko nauczyć ludzi czegoś, jeśli od wielu lat robili po swojemu i było dobrze. Nagle pojawił się archiwista i czegoś wymaga. Myślę, że jako archiwiści mamy ciężko pracę, bo mamy swoje przepisy i zasady, których musimy się  trzymać. Cały czas musimy tłumaczyć innym jak prawidłowo postępować z dokumentacją, a ci i tak zrobią po swojemu. Mnie niektórzy co roku pytają o wzór opisu teczki, a przecież są to podstawy, które każdy powinien znać. Tylko problem polega na tym, że nikt nigdy pod pracowników tego nie wymagał, była jakaś instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt, ale nie było archiwisty i nikt się do tych normatywów nie stosował. Często pracownicy tych normatywów w ogóle nie znają. Taka jest niestety rzeczywistość.

*

Offline marcia

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • 297
  • Płeć: Kobieta
Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
« Odpowiedź #28 dnia: Wrzesień 18, 2015, »
Tak jak piszą poprzednicy, wiele zależy od kierownictwa. U mnie na szczęście, tak jak u Eweliny, to poparcie jest, co dużo daje: zarządzeniem szefa ustalono, że archiwista jest koordynatorem czynności kancelaryjnych (jakoś po tym wydarzeniu zaczęto do archiwum częściej dzwonić po porady ;), w ramach służby przygotowawczej dla nowych pracowników korpusu służby cywilnej jednym z tematów poruszanych na spotkaniach przed egzaminem są zasady prawidłowej archiwizacji. Poza tym, jako archiwum, przy okazji wprowadzania ezd przeprowadziliśmy kilka szkoleń odświeżających wiedzę i często zapraszamy do siebie na "mini szkolenia" żeby tym bardziej opornym pokazać, że warto dobrze zająć się aktami od samego początku. No i konsekwentnie odmawiamy przyjmowania akt źle opracowanych, powołując się na IK (człowiek przy okazji podszkoli asertywność, cierpliwość, uprzejmość, opanowanie itd) Samo sugerowanie sporządzenia dla szefa notatki o przyczynach odmowy przyjęcia akt też jakoś tonuje nastroje :D.
"Życie jest zbyt krótkie, by było małe." B. Disraeli.

*

Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • 209
Odp: Na szkolenia wysłać urzedników
« Odpowiedź #29 dnia: Wrzesień 18, 2015, »
Jeśli faktycznie można odmawiać (archiwum ma taką siłę przebicia w urzędzie), to jeszcze pół biedy. Bowiem - może w sposób odwrotny od właściwego - ale w ten sposób da się zmusić komórki organizacyjne do przestrzegania zasad archiwizacji.