Autor Wątek: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD  (Przeczytany 16535 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1718
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
« Odpowiedź #15 dnia: Sierpień 29, 2015, »
Problemem w moim przypadku jest nie nadawanie przez pracowników unikatowych tytułów sprawom (wielokrotnie znajdują się rożne sprawy opatrzone identycznym tytułem). Czy archiwista przyjmując dokumentacje w EZD aby ułatwić sobie pracę, może uzupełniać te tytuły aby jednoznacznie identyfikowały daną sprawę lub w inny sposób dodać informacje uszczegóławiającą zawartość sprawy?

W sensie czysto formalnym, na podstawie rozporządzenia z 18.01.2011 r. trudno uznać nadawanie sprawom identycznych tytułów (w obrębie jednego EZD) za błąd. Na zdrowy rozum natomiast, źle jest, jeśli w obrębie jednego spisu spraw tytuły spraw są identyczne. Dlaczego? Ano dlatego że ta metadana staje się wtedy bezużyteczna. Stąd pojawił się pomysł (w czym mam jakiś udział), żeby stworzyć, w skali ogólnopolskiej, zalecenia dotyczące tworzenia tytułów (nie tylko tytułów spraw ale i dokumentów). Na razie takich zaleceń nie ma, natomiast wydaje mi się że ich powstanie jest kwestią dość pilną - bo dzięki nim zarówno urzędy będą miały jasność co do tego jak te tytuły tworzyć a archiwa państwowe w (już nieodległej) przyszłości będą wiedziały co egzekwować w przypadku przekazywanych (i ewentualnie brakowanych) spraw elektronicznych.
Czy archiwista może sobie ułatwiać pracę zmieniając tytuły przyjmowanych spraw? To jest przede wszystkim źle sformułowane pytanie - po pierwsze to niczego archiwiście nie ułatwia, bo ma więcej pracy. Po drugie - to nie jest praca jaką archiwista powinien wykonywać. Co prawda w EZD to sprawa a nie teczka jest podstawową jednostką archiwalną - to nie oznacza jednak że archiwista może/powinien tak samo ingerować w tytuł sprawy jak mógł "ingerować" w tytuł teczki, kierując się poprawnością klasyfikacji. W przypadku teczki tradycyjnej chodzi o to by jej tytuł zawierał poprawne i pełne hasło z jrwa i odzwierciedlał zawartość, i to powinien sprawdzać archiwista (sprawdzać tytuły teczek - a nie je nadawać). Z jakiej racji natomiast archiwista miałby ingerować w tytuły spraw? Tytuł sprawy jest przecież nie tylko (a nawet nie przede wszystkim) metadaną sprawy, ale elementem spisu spraw, może mieć (i czasem ma) znaczenie dla dokumentowania przebiegu i sposobu załatwienia sprawy, np. w postępowaniach administracyjnych, ingerencja archiwisty mogłaby to zniekształcić.
"Uzupełnianie metadanych - jeśli jest taka potrzeba" -  w tym wypadku jedyną potrzebą jest, by referenci spraw nadawali tytuły w sposób który jest z góry ustalony, natomiast zadaniem archiwisty powinno być jedynie skontrolowanie tego przed przejęciem dokumentacji na stan archiwum. Zdaję sobie sprawę że to dyskusyjne ale moim zdaniem konstrukcja EZD obecnie właściwie wyklucza możliwość uzupełniania przez archiwistę ręcznie jakichkolwiek metadanych spraw już będących na stanie archiwum - oprócz literówek i tego co zgłoszą archiwiście sami przekazujący sprawy.
Jarek Orszulak

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 163
    • Archiwum i EZD
Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
« Odpowiedź #16 dnia: Sierpień 29, 2015, »
Zdaję sobie sprawę że to dyskusyjne ale moim zdaniem konstrukcja EZD obecnie właściwie wyklucza możliwość uzupełniania przez archiwistę ręcznie jakichkolwiek metadanych spraw już będących na stanie archiwum - oprócz literówek i tego co zgłoszą archiwiście sami przekazujący sprawy.
Mógłbyś rozwinąć tę myśl, bo tego nie rozumiem. Z jakich powodów wyklucza?

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1718
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
« Odpowiedź #17 dnia: Sierpień 29, 2015, »
Popatrz na zestaw metadanych dla sprawy z rozporządzenia:
- imię i nazwisko prowadzącego sprawę - zmiana tylko jeśli zgłosi to komórka przekazująca
- daty - zmiana automatycznie (po dodaniu pliku itp.) lub w nietypowych przypadkach jeśli zgłosi to komórka przekazująca
- znak sprawy - jak wyżej
- tytuł - jak sądzę we wcześniejszym poście wyjaśniłem dlaczego moim zdaniem archiwista nie powinien z własnej inicjatywy bawić się w ingerowanie w tytuły
- dostęp - zmiana wyłącznie na zgłoszenie
- format i typ - ustalone wartości bez możliwości zmiany

Jeśli NDAP i MAC zgodnie i formalnie stwierdzą że jest sens żeby archiwiści mogli jednak ingerować w tytuły to nie będę z tym dyskutować, natomiast jako kck mogę działać w kierunku praktycznego wykluczenia takiej konieczności.
« Ostatnia zmiana: Sierpień 29, 2015, wysłana przez Jarek »
Jarek Orszulak

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • starszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 451
Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
« Odpowiedź #18 dnia: Luty 27, 2018, »
Ważne.

Offline Aleksandra

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 24
Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
« Odpowiedź #19 dnia: Czerwiec 08, 2021, »
Hej wszystkim, nie wiem, czy ten wątek żyje jeszcze w tym miejscu, ale spróbuję :)
mam pytanie do archiwistów, którzy działają na EZD. Czy w celu sprawdzenia metadanych przy sprawach i poszczególnych dokumentach oraz ich poprawności - przeglądacie KAŻDĄ sprawę i KAŻDY dokument, który pracownik przekaże do archiwum?

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 163
    • Archiwum i EZD
Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
« Odpowiedź #20 dnia: Czerwiec 08, 2021, »
Każdą sprawę i każdy dokument to nikt nie jest w stanie sprawdzić, chyba, że liczba spraw elektronicznych jest znikoma w jednostce. Możliwe jest za to weryfikowanie metadanych wykorzystując raporty, ale to już zależy czy system do EZD ma takie możliwości.

Offline Marcin Buczek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 107
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
« Odpowiedź #21 dnia: Czerwiec 11, 2021, »
W EZD PUW są odpowiednie raporty: Raport dokumentów bez wypełnionych metadanych (117), Weryfikacja uzupełnienia metadanych dla pism wpływających (88), Weryfikacja uzupełnienia metadanych dla pism wewnętrznych (87), Raport metadanych dokumentów spraw zarchiwizowanych (63)

Offline Aleksandra

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 24
Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
« Odpowiedź #22 dnia: Czerwiec 11, 2021, »
Ok, ale raport pokazuje tylko, czy metadane są wypełnione, a czy są wypełnione prawidłowo? widziałam w instrukcji użytkownika EZD PUW, że przyczyną odrzucenia przez archiwistę przyjęcia spraw może być m. in.: NIEDOKŁADNY tytuł sprawy, NIEPRAWIDŁOWE nazwy załączników, NIEDOKŁADNE nazwy załączników, NIEKOMPLETNE/NIEPRAWIDŁOWE metadane dokumentów. Czyli co? rozumiem, że powinno się wziąć każdą sprawę pod lupę i sprawdzić ją pod tym kątem? Bo co się stanie, jeśli przepuścimy sprawy z uchybieniami w wymienionych wyżej zakresach? Wina archiwisty? - przecież powinien był sprawdzić, sam system podpowiadał mu na co zwrócić uwagę, a on zaakceptował i przyjął na stan  :-\ jak to wygląda w Waszych jednostkach? sprawdzacie, nie sprawdzacie, poprawiacie sami, odrzucacie?

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 163
    • Archiwum i EZD
Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
« Odpowiedź #23 dnia: Czerwiec 12, 2021, »
Po pierwsze nigdzie w przepisach nie ma nałożonego na archiwistę obowiązku sprawdzenia każdej sprawy czy metadanych dokumentów. Na archiwizację elektroniczną niepotrzebnie przenosimy zwykle pojęcia i praktyki z archiwizacji papierowej, gdzie archiwista sprawdza dokumentację z ewidencją. W EZD tak się nie da a metadane to nie ewidencja archiwalna. Archiwizacja zgodnie przepisami może być przeprowadzona automatycznie (także w EZD PUW), co wtedy? Też archiwistę powieszą?  ;) Za metadane odpowiada pracownik merytoryczny wg. IK z 2011 roku.
Po drugie należy odróżnić sposób archiwizacji w danym systemie EZD od wymogów prawnych. W EZD PUW jest takie narzędzie, w innym może być całkiem inaczej rozwiązana ta kwestia.
Co grozi archiwiście jak metadane będą błędne w przypadku akt kat. A, że archiwum państwowe mu nie przyjmie materiałów archiwalnych i będzie sam musiał poprawiać metadane. O tym jednak przekonamy się dopiero jak archiwa państwowe zaczną to robić na większą skalę. Dlatego sugeruję w pierwszej kolejności sprawdzać akta kat. A i BE a jak nam starczy czasu to niższe kategorie.

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 572
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
« Odpowiedź #24 dnia: Czerwiec 12, 2021, »
U mnie to wyglądało w ten sposób, że przeglądaliśmy metadane. Ustalone było, że nie otwieramy spraw, nie uzupełniamy metadanych, nie zmieniamy nazw nadanych przez autora danej koszulki czy dokumentu.. Robimy tylko kontrolę ich kompletności. System był EZD PUW.  Oczywiście nie dała się sprawdzić wszystkiego. Robi się jakiś procent. Ze szkoleń, które odbyłem mowa była od 2-3 % do 10 %. Zależy kto szkoli albo jak wiedza na dany temat posuwa się do przodu. My sprawdzaliśmy w zależności od hasła, które było prowadzone w sposób elektroniczny. N przypadku niewielu spraw sprawdzało się prawie 100%. W innych przypadkach co którąś sprawę.
Generalnie najwięcej było braku metadanych data i znak sprawy. Tutaj tłumaczono to także tym, że system EZD PUW ewoluował i coś tam dodano czy zmieniono. Ale generalnie nie było konsekwencji. Brakowało wielu metadanych. Zdarzało się, że nie nadawano nazw koszulką lub dokumentom. Zdarzały się puste koszulki.
My przejrzeliśmy wszystkie hasła, ale skupić się należy przede wszystkie na kat. A, aby uniknąć później problemów z Archiwami Państwowymi.
prawy obrońca lewego słupka

Offline Aleksandra

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 24
Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
« Odpowiedź #25 dnia: Czerwiec 15, 2021, »
Dziękuję Wam za odpowiedzi. Jeśli ktoś jeszcze chciałby podzielić się swoją praktyką, to chętnie wysłucham ;)
Inne pytanie. 1. Czy sprawa prowadzona papierowo (w ramach wyjątku) musi 1:1 być odnotowana w EZD? 2. Jak przyjmujecie do EZD elektroniczne odpowiedniki sprawy papierowej, to czy porównujecie ją z tym papierem w teczce/pudle?

Offline Dory

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 341
Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
« Odpowiedź #26 dnia: Styczeń 03, 2022, »
Dziękuję Wam za odpowiedzi. Jeśli ktoś jeszcze chciałby podzielić się swoją praktyką, to chętnie wysłucham ;)
Inne pytanie. 1. Czy sprawa prowadzona papierowo (w ramach wyjątku) musi 1:1 być odnotowana w EZD? 2. Jak przyjmujecie do EZD elektroniczne odpowiedniki sprawy papierowej, to czy porównujecie ją z tym papierem w teczce/pudle?
Ad. 1 - Ja mam inny zgryz. Jest ileś spraw, mają swoje znaki, jest to dokumentacja w papierze natomiast z EZD wynika, że to klasa zielona. A zatem te sprawy powinny być w EZD - ale ich nie ma! Ani jedna nie została zarejestrowana. ??? ??? Zachodzę w głowę, skąd w takim razie wzięły się numery spraw. A po drugie co mam zrobić z tymi aktami papierowymi, które powinny być w całości elektroniczne? Tej komórki już nie ma, pracowników też nie.
Ad. 2 - Skoro elektronicznie jest wszystko to, co widzimy na papierze, chyba możemy uznać ten papier za kat. Bc?

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 163
    • Archiwum i EZD
Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
« Odpowiedź #27 dnia: Styczeń 03, 2022, »
Dziękuję Wam za odpowiedzi. Jeśli ktoś jeszcze chciałby podzielić się swoją praktyką, to chętnie wysłucham ;)
Inne pytanie. 1. Czy sprawa prowadzona papierowo (w ramach wyjątku) musi 1:1 być odnotowana w EZD? 2. Jak przyjmujecie do EZD elektroniczne odpowiedniki sprawy papierowej, to czy porównujecie ją z tym papierem w teczce/pudle?
Ad. 1 - Ja mam inny zgryz. Jest ileś spraw, mają swoje znaki, jest to dokumentacja w papierze natomiast z EZD wynika, że to klasa zielona. A zatem te sprawy powinny być w EZD - ale ich nie ma! Ani jedna nie została zarejestrowana. ??? ??? Zachodzę w głowę, skąd w takim razie wzięły się numery spraw. A po drugie co mam zrobić z tymi aktami papierowymi, które powinny być w całości elektroniczne? Tej komórki już nie ma, pracowników też nie.
Ad. 2 - Skoro elektronicznie jest wszystko to, co widzimy na papierze, chyba możemy uznać ten papier za kat. Bc?
Ad. 1 Zapewne ktoś rejestrował sprawy poza EZD, prowadząc spis spraw tradycyjny. Skoro akta sprawy nie były prowadzone elektronicznie zgodnie ze wskazaniem kierownika jednostki a faktycznie prowadzone były  papierowo to jednostka powinna zarchiwizować papier skoro nie ma elektronicznej - zgodnie z art. 6 unza - zachować dokumentację odzwierciedlającą przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw,
Ad. 2 Jeżeli sprawa prowadzona była papierowo to tak też powinna być archiwizowana i nie jest to kat. Bc! natomiast dokumenty- odzwierciedlenia cyfrowe dot. tej sprawy w EZD to zwykle Bc a jeżeli dekretacja była prowadzona tylko elektronicznie (a potem robiono dekretację zastępczą) to często jest to kat. B5, choć też niektórzy wskazują, że może być przechowywana ta dokumentacja tak długo jak akta papierowe.

Offline Dory

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 341
Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
« Odpowiedź #28 dnia: Styczeń 03, 2022, »
Dziękuję Wam za odpowiedzi. Jeśli ktoś jeszcze chciałby podzielić się swoją praktyką, to chętnie wysłucham ;)
Inne pytanie. 1. Czy sprawa prowadzona papierowo (w ramach wyjątku) musi 1:1 być odnotowana w EZD? 2. Jak przyjmujecie do EZD elektroniczne odpowiedniki sprawy papierowej, to czy porównujecie ją z tym papierem w teczce/pudle?
Ad. 1 - Ja mam inny zgryz. Jest ileś spraw, mają swoje znaki, jest to dokumentacja w papierze natomiast z EZD wynika, że to klasa zielona. A zatem te sprawy powinny być w EZD - ale ich nie ma! Ani jedna nie została zarejestrowana. ??? ??? Zachodzę w głowę, skąd w takim razie wzięły się numery spraw. A po drugie co mam zrobić z tymi aktami papierowymi, które powinny być w całości elektroniczne? Tej komórki już nie ma, pracowników też nie.
Ad. 2 - Skoro elektronicznie jest wszystko to, co widzimy na papierze, chyba możemy uznać ten papier za kat. Bc?
Ad. 1 Zapewne ktoś rejestrował sprawy poza EZD, prowadząc spis spraw tradycyjny. Skoro akta sprawy nie były prowadzone elektronicznie zgodnie ze wskazaniem kierownika jednostki a faktycznie prowadzone były  papierowo to jednostka powinna zarchiwizować papier skoro nie ma elektronicznej - zgodnie z art. 6 unza - zachować dokumentację odzwierciedlającą przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw,
Ad. 2 Jeżeli sprawa prowadzona była papierowo to tak też powinna być archiwizowana i nie jest to kat. Bc! natomiast dokumenty- odzwierciedlenia cyfrowe dot. tej sprawy w EZD to zwykle Bc a jeżeli dekretacja była prowadzona tylko elektronicznie (a potem robiono dekretację zastępczą) to często jest to kat. B5, choć też niektórzy wskazują, że może być przechowywana ta dokumentacja tak długo jak akta papierowe.
Na odwrot - sprawa jest elektroniczna, czyli licza sie pliki i ich metadane w EZD natomiast byly tworzone dokumenty w papierze - nie wiedziec po co - ktore wlaczano do EZD. Pytanie, co fizycznie zrobic z papierem? Odwzorowania sa w EZD, dlatego pomyslalam, ze to kat. Bc. Instrukcje kancelaryjne, nawet te wzorcowe, sa bardzo enigmatyczne. Przepraszam za brak polskich znakow - pisze z telefonu.

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 163
    • Archiwum i EZD
Odp: Dokumentacja w archiwum w systemie EZD
« Odpowiedź #29 dnia: Styczeń 05, 2022, »
Na odwrot - sprawa jest elektroniczna, czyli licza sie pliki i ich metadane w EZD natomiast byly tworzone dokumenty w papierze - nie wiedziec po co - ktore wlaczano do EZD. Pytanie, co fizycznie zrobic z papierem? Odwzorowania sa w EZD, dlatego pomyslalam, ze to kat. Bc. Instrukcje kancelaryjne, nawet te wzorcowe, sa bardzo enigmatyczne. Przepraszam za brak polskich znakow - pisze z telefonu.
A to nie zrozumiałem. Więc jeżeli sprawa jest elektroniczna a do sprawy powstawały pierwotnie dokumenty papierowe, to skoro są odwzorowane, to powinny powędrować do składu. Jeżeli pierwotnie powstały dokumenty elektroniczne a później papierowe, np. są to własnoręcznie podpisane pisma wychodzące to wg. mnie można by je potraktować jak duplikaty kat. Bc skoro oryginał jest w EZD, ale to radziłbym uzgodnić z właściwym archiwum państwowym.