Autor Wątek: Zwrotka a akta sprawy  (Przeczytany 9285 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline GAP1

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 385
Zwrotka a akta sprawy
« dnia: Czerwiec 18, 2015, »
Mam dosyć banalne pytanie, aczkolwiek w naszym archiwum pojawił się ostatnio taki problem. Mianowicie, czy tzw. zwrotki, czyli potwierdzenia pocztowe dotarcia przesyłki do adresata, stanowią część akt sprawy, czy można je zwyczajnie niszczyć?

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 179
Odp: Zwrotka a akta sprawy
« Odpowiedź #1 dnia: Czerwiec 18, 2015, »
Pewnie, że zwrotki są częścią akt sprawy, nie ma się nad czym rozwodzić w tej kwestii...

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 162
  • Płeć: Kobieta
Odp: Zwrotka a akta sprawy
« Odpowiedź #2 dnia: Maj 19, 2016, »
Witam,
mam być może proste pytanie, ale chciałabym się dowiedzieć, jak każecie paginować zwrotki - z jednej czy z dwóch stron? Będę wdzięczna za odpowiedzi  :)

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 420
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Zwrotka a akta sprawy
« Odpowiedź #3 dnia: Maj 19, 2016, »
Z dwóch stron, jeśli każda jest zapisana.

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 162
  • Płeć: Kobieta
Odp: Zwrotka a akta sprawy
« Odpowiedź #4 dnia: Maj 23, 2016, »
Dzięki za odpowiedź :)  A czy jest ktoś na forum kto każe numerować z jednej strony?

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 162
  • Płeć: Kobieta
Odp: Zwrotka a akta sprawy
« Odpowiedź #5 dnia: Maj 23, 2016, »
Pytam o te zwrotki które mają zadrukowane oryginalnie dwie strony. Czy można to traktować tak, że wystarczy oznaczyć jedną stronę, a oczywistym jest, że druga jest jej częścią i jej nie oznaczać? Pytam, ponieważ zdarzają się sprawy, gdzie jest tysiące zwrotek  ???

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 275
Odp: Zwrotka a akta sprawy
« Odpowiedź #6 dnia: Maj 23, 2016, »
W przypadku akt spraw sądowych numeruje się karty, zatem i zwrotki dołączone do akt sprawy numeruje się tylko z jednej strony, w innym przypadku obawiam się, iż trzeba znumerować strony.

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 162
  • Płeć: Kobieta
Odp: Zwrotka a akta sprawy
« Odpowiedź #7 dnia: Maj 23, 2016, »
Coś mi się wydawało, że gdzieś kiedyś o możliwości numerowania z jednej strony słyszałam, i już wiem gdzie - kilka lat temu byłam na stażu w archiwum sądowym :) dziękuję za wypowiedzi. Pozdrawiam

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 420
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Zwrotka a akta sprawy
« Odpowiedź #8 dnia: Maj 23, 2016, »
Jeśli sprawa będzie miała kat. A trzeba akta spaginować. Ja to stosuję, chociaż wiem, że niektóre AP w przypadku akt sądowych godzą się na przekazywanie spraw, w których ponumerowane są karty.

Offline Marcin Kapała

  • archiwa_2.5
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 214
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: Zwrotka a akta sprawy
« Odpowiedź #9 dnia: Czerwiec 01, 2016, »
Mam duże wątpliwości dotyczące pozostawiania zwrotek w aktach sprawy. Wg mnie mają one jedynie wartość proceduralną. Sama zwrotka nic nie wnosi do treści akt sprawy. Jej rola jest istotna, kiedy konieczne jest zachowywanie wszelkich terminów, które mogą wystąpić w KPA, KPC i KPK. Niezbędna jest więc na etapie prowadzonego postępowania. Nie widzę powodów, dla których zwrotki mają być przechowywane w aktach sprawy na poziomie archiwum zakładowego, a tym bardziej archiwum państwowego.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Zwrotka a akta sprawy
« Odpowiedź #10 dnia: Czerwiec 01, 2016, »
O zwrotkach dyskutowaliśmy już tutaj:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,1660.15.html

I podtrzymuję to co tam napisałem - archiwiści powinni trzymać się z daleka od zwrotek i w ogóle zawartości akt postępowań. Przepisy nie pozwalają niszczyć żadnych pojedynczych dokumentów spośród akt takich spraw, natomiast przewidują kary za bezprawne niszczenie.
Wartość praktyczna jakichkolwiek dokumentów zawartych w sprawie nie znika wraz z ich archiwizacją. Jedyną przesłanką do niszczenia zwrotek może być brak miejsca w archiwum, ale to jest niestety argument pozbawiony sensu.

pozdrawiam

Jarek
Jarek Orszulak

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Zwrotka a akta sprawy
« Odpowiedź #11 dnia: Czerwiec 02, 2016, »
Zwrotne potwierdzenia odbioru są częścią akt sprawy i odzwierciedlają jej przebieg. Nie ma podstaw, aby je niszczyć.

Offline Marcin Kapała

  • archiwa_2.5
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 214
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: Zwrotka a akta sprawy
« Odpowiedź #12 dnia: Czerwiec 03, 2016, »
Przeczytałem wątek dotyczący zwrotek - ciekawy. Kwalifikacja karna w przypadku usuwania zwrotek jeszcze ciekawsza. Na marginesie - prokuratorzy umarzają śledztwa w przypadku rzeczywistego niszczenia dokumentacji ze względu na małą szkodliwość społeczną, a mieliby zajmować się wyłączaniem zwrotek z akt sprawy. Proszę o umiar i zachowanie właściwych proporcji.

Podtrzymuje to co napisałem wcześniej. Zwrotka ma znaczenie proceduralne, więcej znaczenie to jest czysto techniczne. Istotna jest na etapie kancelaryjnym, jej wartość na poziomie archiwalnym jest wątpliwa, w szczególności jej wartość historyczna. Imponujące są wywody dotyczące KPA, KPK i KPC oraz innych aktów prawnych, których celem jest uzasadnienie zachowania zwrotki w aktach sprawy. Potwierdzenie odbioru samo w sobie nie stanowi doręczenia. Istotne jest to, co zostało doręczone, a zwrotka jedynie ten fakt potwierdza. Informacja o doręczeniu jest ważna na etapie postępowania, jako środek dyscyplinujący przebieg postępowania i czynności procesowych, jako gwarancja praw i obowiązków stron postępowania oraz na etapie weryfikacji decyzji i postanowień w toku instancji. Merytorycznie zwrotka nic nie wnosi do postępowania i w momencie, kiedy decyzja staje się ostateczna/prawomocna traci swoje znaczenie. Przypominam, że to kancelaria przygotowuje akta do archiwum zakładowego/składnicy akt i na tym etapie zwrotki mogą zostać z dokumentacji usunięte, podobnie jak brudnopisy, czy duplikaty pism. Nie ma powodu, żeby zaśmieć nimi akta sprawy, a zachowanie zwrotek w aktach kategorii A jest wręcz absurdalne, po pierwsze z powodu braku wartości historycznej, po drugie z powodu konieczności ich paginowania, po trzecie z powodu ich digitalizowania.

Niezależnie od tego, co napisałem powyżej mogą wystąpić sytuacje wyjątkowe, kiedy zwrotka powinna zostać zachowa. Weryfikacja powinna być jednak przeprowadzona na poziomie kancelaryjnym przez osoby prowadzące postępowanie. Tylko one mogą to właściwie ocenić, nie archiwista.

To, co napisałem jest moją indywidualną opinią. Jeżeli ktoś widzi wartość historyczną w potwierdzeniach odbioru proszę je zachowywać w aktach sprawy i paginować.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Zwrotka a akta sprawy
« Odpowiedź #13 dnia: Czerwiec 03, 2016, »
Zachowujemy umiar i proporcje, bo niszczenie dokumentów przez wytwórcę (w tym zwrotek) zakrawa często na przestępstwo urzędnicze. Niszczenie np. dawnej dokumentacji płacowej czy dokumentacji o ewidentnej wartości historycznej jest raczej kwestią zaniedbania a nie złej woli (znaczy się - chyba częściej taka dokumentacja niszczeje niż jest niszczona). Problem to nie rzekomo nadmierne przywiązywanie wagi do rzekomo drugorzędnych dokumentów urzędowych, tylko pobłażanie tym którzy pozwalają dawnej - a wciąż ważnej - dokumentacji niszczeć ze szkodą społeczną.

Trudno mi znaleźć zrozumienie dla wywodów deprecjonujących zwrotkę jako dokument odzwierciedlający przebieg sprawy. Mylne jest także wrażenie, że pozostawienie jej w aktach sprawy wymaga uzasadnienia - ona jest częścią akt sprawy, uzasadnienia wymaga jej usunięcie. Szerokie przytaczanie treści przepisów w linkowanym wątku jest z kolei ukłonem w stronę tych ifarowiczów, którzy zetknęli się z tym głupim i dziwacznym konceptem usuwania zwrotek, a którym brakło dokładniejszej wiedzy na temat ich roli. I jestem gotów wciąż tą wiedzą tutaj służyć.

Rzeczywiście (i na szczęście) - weryfikacji zawartości akt sprawy dokonują prowadzący sprawy, archiwiści niech lepiej trzymają się potem od tej zawartości z daleka. Niby podchodzimy do tego podobnie, ale szkopuł w tym, że oceny, co jest materiałem archiwalnym, przepisy nie zostawiają prowadzącemu sprawę, tylko wykazowi akt i archiwum państwowemu. Do obrotu prawnego wracają akta spraw sprzed dziesiątków lat, brak w nich zwrotek to wtedy koszmar. Paradoks jest też taki, że o wywaleniu zwrotek można będzie myśleć jedynie w przypadku akt leżących w archiwach państwowych wiek albo dłużej a nie w przypadku akt bieżących i trochę dawniejszych.

Dla mnie osobiście ta dyskusja jest tym bardziej pozbawiona sensu, że tradycyjnie źródłem "problemu" jest odwieczny brak miejsca w archiwach, co obrosło następnie pseudonaukowymi wywodami o konieczności usuwania z akt rzekomych "śmieci", nie ulegajmy temu.

Ciekaw jestem jaki masz pogląd na zachowanie UPO w sprawach elektronicznych :)

pozdrawiam

Jarek Orszulak

ps. Cieszę się że wreszcie ktoś się ze mną tutaj nie zgadza :)
Jarek Orszulak

Offline Marcin Kapała

  • archiwa_2.5
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 214
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: Zwrotka a akta sprawy
« Odpowiedź #14 dnia: Czerwiec 08, 2016, »
Dla mnie osobiście ta dyskusja jest tym bardziej pozbawiona sensu, że tradycyjnie źródłem "problemu" jest odwieczny brak miejsca w archiwach, co obrosło następnie pseudonaukowymi wywodami o konieczności usuwania z akt rzekomych "śmieci", nie ulegajmy temu.

Cieszy mnie Twoja troska o stan zachowania dokumentacji (szczerzę, bez ironii). Jednak w sprawie potwierdzenia odbioru jednak się z Tobą nie zgodzę. Widzę, że masz bardzo sztywne stanowisko w tej sprawie, więc nie sądzę żeby przekonała Cię moja argumentacja. Jednak spróbuję pogłębić mój pogląd na temat tzw. zwrotek

Zacznijmy od tego, czym są akta sprawy, będzie je tworzyła cała dokumentacja, niezależnie od jej formy, która jest lub może być niezbędna przy rozpatrywaniu i załatwianiu danej sprawy. Dalej, czym jest dokumentacja, będzie to zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji, niezależnie od techniki ich wykonania. Jeżeli dokumentacja do zbiór dokumentów, to czym jest dokument. W badaniach historycznych to pismo sporządzone we właściwej dla danego czasu i miejsca formie, zaopatrzone w środki uwierzytelniające, które stwarza, potwierdza lub zmienia pewien stan prawny.

Zastanówmy się, czy potwierdzenie odbioru stwarza, potwierdza lub zmienia pewien stan prawny. W mojej opinii nie. Potwierdza jedynie określony stan faktyczny, od którego może zależeć na etapie postępowania określony stan prawny, najczęściej ograniczony w czasie, np. prawo do odwołania się od decyzji administracyjnej. Po zakończeniu postępowania i jego uprawomocnieniu stan faktyczny potwierdzony w zwrotce traci swoje znaczenie, ponieważ żaden stan prawny już od niego nie zależy. Jeżeli stan faktyczny stwierdzony w potwierdzeniu odbioru nie jest ograniczony w czasie i może mieć wpływa na stan prawny mimo uprawomocnienia się postępowania, wówczas należy zwrotkę zachować. Jednak o tym, tak pisałem wcześniej, decyduje prowadzący postępowanie.

Pozdrawiam
Marcin Kapała