Witam Państwa!
Niedawno archiwum zakładowe (wcześniej składnica akt) w instytucji, w której pracuje zostało objęte nadzorem AP. Wprowadzenie nowej instrukcji archiwalnej spowodowało konieczność przekwalifikowania części akt na kategorię A. Zajmuję się teraz porządkowaniem spraw wytworzonych przez komórkę zajmującą się przyjmowaniem wniosków i skarg.
Mam jednakże problem z porządkowaniem dokumentów wewnątrz spraw. Każda ze spraw składa się ze:
- skargi (często dołączonej do pisma przewodniego);
- korespondencji między naszą sekcją skarg, a komórką, zajmującą się klientem składającą skargę (wyjaśnienia, notatki służbowe, pisma przewodnie o przekazania akt). W tym projekty odpowiedzi. Często do tych akt dołączone są kserokopie dokumentów wytworzonych w toku pracy z klientem (przed skargą).
- każdą sprawę kończy wyjaśnienie przesłane do klienta.
Podręcznikowo powinienem ułożyć pisma w kolejności chronologicznej na podstawie pieczęci wpływu (teraz są w porządku narastającym), pozbawić je elementów metalowych, brudnopisów i wtórników. I tutaj pojawia się pierwszy problem.
- Czy za wtórnik mam uznać każdą kserokopię? np. kopię pochodzących z akt klienta?
- Czy tylko dokumenty powtarzające się wewnątrz teczki sprawy?
Zdrowy rozsądek nakazałby wybrać tę drugą odpowiedź i pozostawić kopie załączone do wyjaśnień, tak, aby po kilkudziesięciu latach, kiedy akta klienta (BE10) zostaną zniszczone, dało się odtworzyć to na jakiej podstawie wydano nasze decyzje. Wolę się jednak upewnić i zapytać Sz. Kol. jak oni radzą sobie z porządkowaniem takich spraw
I teraz kolejne pytania. Czy w takim wypadku załączniki mogę pozostawić w takiej kolejności, jaką nadał jej pracownik rozpatrujący skargę?
I problem trzeci: co mam zrobić z projektami odpowiedzi. Znajdują się na nich ręcznie naniesione poprawki, ale również daty nabite datownikiem, pieczątki z parafkami itd. Czy jeżeli w teczce sprawy znajduje się też gotowa odpowiedź, to mam je traktować jako brudnopis lub kopie?
Z góry dziękuję za odpowiedź,
Pozdrawiam.