Autor Wątek: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw  (Przeczytany 19446 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 82
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #15 dnia: Marzec 20, 2018, »
Mam do zarchiwizowania  o podziały nieruchomości z lat 1994-1990. Nie były archiwizowane...bo nagle się odnalazły u pracownika. Każda teczka, inny nr sprawy...tylko że np rok kończy się na 102 decyzji...a decyzji w danych roku posiadam 30-40. Co w takim przypadku robić? Rok jest niekompletny...więc nie powinien trafić do archiwum? Czy zarchiwizować jak zastałem?

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #16 dnia: Marzec 20, 2018, »
U mnie częściowe stosujemy naklejki z papieru samoprzylepnego , a ilość stron piszemy ołówkiem, w razie pomyłki w numeracji poprawić można bez kreśleń.

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 82
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #17 dnia: Marzec 23, 2018, »
Powie mi ktoś czy każda sprawa zakończona decyzja musi być w odrębnej teczce? Mam  przejęte przez nasz Urząd Gminy decyzje o podziałach nieruchomości z lat 90-94, które wydawał Urząd wyższego szczebla dla większego terenu. Niektóre sprawy posiadają po 5 kartek... Myślałem, żeby ułożyć 15-20 decyzji w takiej 5 centymetrowej teczce bezkwasowej, a w opisie teczki uwzględnić wykaz tych spraw. Czy będzie to prawidłowa archiwizacja dla kat. A?

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #18 dnia: Marzec 26, 2018, »
Absolutnie nie każda sprawa musi być w odrębnej teczce. Można zrobić w wyżej opisany przez Ciebie sposób. Co do kompletności spraw w roku, to nijak już tych brakujących nikt nie stworzy. Ja bym zrobiła wykaz tych, których nie ma, a przy spisie zd-odb zaznaczyłabym, że to spis z natury. Swoją drogą uwielbiam takie "cudowne odnalezienia"  :) Zwłaszcza dzień po tym, jak pracownik odszedł na emeryturę...

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 82
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #19 dnia: Marzec 27, 2018, »
Absolutnie nie każda sprawa musi być w odrębnej teczce. Można zrobić w wyżej opisany przez Ciebie sposób. Co do kompletności spraw w roku, to nijak już tych brakujących nikt nie stworzy. Ja bym zrobiła wykaz tych, których nie ma, a przy spisie zd-odb zaznaczyłabym, że to spis z natury. Swoją drogą uwielbiam takie "cudowne odnalezienia"  :) Zwłaszcza dzień po tym, jak pracownik odszedł na emeryturę...
Dziękuje bardzo.  ;)

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 82
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #20 dnia: Marzec 30, 2018, »
Odnośnie tego samego, tylko już młodsze lata podziałów geodezyjnych. Jedna sprawa zakończona decyzją zajmuje mi objętościowo rożnie, bo od 1 mm do 6mm. Pracownik z komórki, która korzysta z akt marudzi, mi żebym każdą sprawę archiwizował jako odrębna teczkę. Gdyż do tej pory każda sprawa była w koszulce, lub spięta dużym spinaczem, a po archiwizacji wszystko będzie ułożone i zszyte w jednym ciągu, przez co ciężko się odnaleźć osobie szukającej konkretnej sprawy.
Pytam się Was doświadczonych archiwistów, czy przy takich "cienkich" sprawach jest sens pakowania do odrębnych teczek? Mi łatwiej z każdego roku zrobić zbiorówki decyzji: wychodzą max 2 teczki do 5 cm. W pierwszej teczce umieszczam spis spraw.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #21 dnia: Marzec 30, 2018, »
Cytuj
do tej pory każda sprawa była w koszulce, lub spięta dużym spinaczem, a po archiwizacji wszystko będzie ułożone i zszyte w jednym ciągu, przez co ciężko się odnaleźć osobie szukającej konkretnej sprawy.
Wystarczy oddzielać akta poszczególnych spraw papierowymi przekładkami (no czystą kartką, ew. kartką z podanym znakiem sprawy).

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 362
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #22 dnia: Marzec 30, 2018, »
Oczywiste, że pakujesz dokumenty do grubości 5 cm, dla przejrzystości można sprawy oddzielić czystą kartką  A4 czy A3. W spisie spraw zaznacz- opisz brakujące sprawy na podstawie protokołu zaginięcia.

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 82
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #23 dnia: Marzec 30, 2018, »
przejrzystości można sprawy oddzielić czystą kartką

Nie wpadłem na to, dzięki :)

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #24 dnia: Kwiecień 05, 2018, »
"Pracownik z komórki, która korzysta z akt marudzi, mi żebym każdą sprawę archiwizował jako odrębna teczkę."
A jak miałby sam w ten sposób archiwizować, to też by każdą sprawę osobno pakował do teczki? Nie wydaje mi się... Ja bym marudziła, że porządkowanie akt leży po stronie wydziału, a nie archiwum.

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 82
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #25 dnia: Kwiecień 05, 2018, »
"Pracownik z komórki, która korzysta z akt marudzi, mi żebym każdą sprawę archiwizował jako odrębna teczkę."
A jak miałby sam w ten sposób archiwizować, to też by każdą sprawę osobno pakował do teczki? Nie wydaje mi się... Ja bym marudziła, że porządkowanie akt leży po stronie wydziału, a nie archiwum.
To decyzje zastane w archiwum, kiedy je przejmowałem latem zeszłego roku. Nowe akta przekazywane do archiwum będą już uporządkowane przez komórki - uzgodnione z kierownictwem.

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 82
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #26 dnia: Kwiecień 25, 2018, »
Aaktualizuje kat. archiwalną w aktach z lat 70, w efekcie czego z kat. B-15 przejdzie na kat. A. Brakuje mi tam spisów spraw... wcześniej nikt ich sztucznie nie tworzył skoro to była kat. B-15. Dorobić spisy spraw dla tej dokumentacji?

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #27 dnia: Kwiecień 26, 2018, »
Moim zdaniem nie powinno się tworzyć spisów spraw post factum, niezależnie od kategorii. Skoro ich nie prowadzono na bieżącą to nie ma i tyle. Natomiast musisz liczyć się z tym, ze niektórzy archiwiści państwowi mogą mieć inne zdanie :)

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 163
    • Archiwum i EZD
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #28 dnia: Kwiecień 26, 2018, »
Ja bym jeszcze dobrze poszukał, bo czasami spisy spraw do teczek przechowywano osobno. Jak pisze Rovan nie powinno się odtwarzać spisów spraw, lepiej ten czas poświęcić  na sporządzenie bogatszych opisów jednostek.

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #29 dnia: Kwiecień 26, 2018, »
Podzielam zdanie, że nie należy tworzyć sztucznie spisów spraw. Ja czasami robię wykaz dokumentów zawartych w teczce, ale to zależy od charakteru dokumentacji.