Autor Wątek: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw  (Przeczytany 19442 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline sto

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 23
Witam Państwa!

Niedawno archiwum zakładowe (wcześniej składnica akt) w instytucji, w której pracuje zostało objęte nadzorem AP. Wprowadzenie nowej instrukcji archiwalnej spowodowało konieczność przekwalifikowania części akt na kategorię A. Zajmuję się teraz porządkowaniem spraw wytworzonych przez komórkę zajmującą się przyjmowaniem wniosków i skarg.

Mam jednakże problem z porządkowaniem dokumentów wewnątrz spraw. Każda ze spraw składa się ze:
- skargi (często dołączonej do pisma przewodniego);
- korespondencji między naszą sekcją skarg, a komórką, zajmującą się klientem składającą skargę (wyjaśnienia, notatki służbowe, pisma przewodnie o przekazania akt). W tym projekty odpowiedzi. Często do tych akt dołączone są kserokopie dokumentów wytworzonych w toku pracy z klientem (przed skargą).
- każdą sprawę kończy wyjaśnienie przesłane do klienta.

Podręcznikowo powinienem ułożyć pisma w kolejności chronologicznej na podstawie pieczęci wpływu (teraz są w porządku narastającym), pozbawić je elementów metalowych, brudnopisów i wtórników. I tutaj pojawia się pierwszy problem.
- Czy za wtórnik mam uznać każdą kserokopię? np. kopię pochodzących z akt klienta?
- Czy tylko dokumenty powtarzające się wewnątrz teczki sprawy?

Zdrowy rozsądek nakazałby wybrać tę drugą odpowiedź i pozostawić kopie załączone do wyjaśnień, tak, aby po kilkudziesięciu latach, kiedy akta klienta (BE10) zostaną zniszczone, dało się odtworzyć to na jakiej podstawie wydano nasze decyzje. Wolę się jednak upewnić i zapytać Sz. Kol. jak oni radzą sobie z porządkowaniem takich spraw :)

I teraz kolejne pytania. Czy w takim wypadku załączniki mogę pozostawić w takiej kolejności, jaką nadał jej pracownik rozpatrujący skargę?

I problem trzeci: co mam zrobić z projektami odpowiedzi. Znajdują się na nich ręcznie naniesione poprawki, ale również daty nabite datownikiem, pieczątki z parafkami itd. Czy jeżeli w teczce sprawy znajduje się też gotowa odpowiedź, to mam je traktować jako brudnopis lub kopie?

Z góry dziękuję za odpowiedź,
Pozdrawiam.

Offline Aleksander81

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 39
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #1 dnia: Kwiecień 20, 2015, »
Witam,
tak mała podpowiedź,
ułożenie akt wewnątrz teczek w kolejności spraw (w tym przypadku skarga), a w ramach spraw chronologicznie (załączniki do skargi, listu przewodniego),
sprawy w teczce powinny być poukładane od góry pierwsza sprawa, następnie druga sprawa itd. na dole teczki powinna znajdować się sprawa która jako ostatnia wpłynęła (została zakończona). Załączniki w sprawach (skargach) muszą zostać poukładane chronologiczne dla danej sprawy a nie jak pracownikowi było łatwiej je przeglądać.
Wtórniki są to kopie, ksera tego samego pisma i je powinno się wyrzucić czyli jeżeli są dwa egzemplarze (kopie pism których jest jeden egzemplarz muszą pozostać w aktach).  Czyli Twoja druga odpowiedź.
U mnie projekty pism z poprawkami (ręcznymi poprawkami, pieczątkami) są załączane do akt sprawy, tak nam radziło AP.


Najlepiej skontaktować się z właściwym AP które sprawuje nadzór nad wami i oni  wam wszystko wyjaśnią w jaki sposób powinny być poukładane dokumenty dla kategorii A którą będą przejmować, Wasze Normatywy Kancelaryjne powinny zawierać informacje jak powinny być poukładane akta  w teczkach dla kategorii A.
pozdrawiam
Pozdrawiam W.

Offline sto

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 23
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #2 dnia: Kwiecień 20, 2015, »
Dziękuję za odpowiedź, była bardzo pomocna.
Aczkolwiek nadal mam problem z kilkoma wyjątkowo rozległymi sprawami. Nasze instrukcje zawieraja informacje na ten temat, ale są siłą rzeczy ogólne i nie rozwiewają moich wątpliwości co do tych kilku spraw. Telefon do AP też chciałbym wykonać po odpowiednim rekonesansie (w podręcznikach, poradnikach, tutaj).

Już piszę o co chodzi:
Poruszamy się teraz w obrębie sprawy.
- Otwiera ją skarga złożona w Filii 'załatwiającej' klienta. Została ona wysłana z filii do sekcji skarg pismem przewodnim z datą (pieczęć wpływu) 01.01.2009.
- Kolejnym pismem jest np. polecenie przesłania dokumentacji z filii do sekcji z datą (p.w.) 02.01.2009.
- Następnie pismo przew. o przesłaniu dokumentacji wraz z wyjaśnieniami pracowników 'załatwiających' klienta z datą 03.01.2009.
- Kolejne jest wyjaśnienie napisane dzień wcześniej pracownika A (załacznik do pisma powyżej).
- Podobne pismo napisane również dzień wcześniej przez pracownika B(również załączone do pisma).
- A za wyjaśnieniami znajdują się kserokopie z akt klienta na których opierał się pra ownik B pisząc swoje wyjaśnienia. Np. Kopie decyzji znajdujących się w aktach klienta, opinie, wywiady itd.
- kolejny jest projekt odpowiedzi z poprawkami.
- następnie odpowiedz wysłana 10.02.2009.
- Po tygodniu przychodzi znowu list od klienta, w którym ustosunkowuje się do naszej odpowiedzi (17.01.2009) wraz z kserokopiami zaświadczeń, opinii, rachunków, które w jego opinii potwierdzają jego racje.
- kolejny dokument to prośba o opinie odpowiedniej komórki (18.01.2009).
- projekty odpowiedzi.
- Finalna odpowiedź i tak w koło.

Pisząc o załącznikach miałem na myśli te kserokopie (bo że pisma nadesłane do nas i u nas utworzone powinny mieć odpowiedni porządek to ja doskonale wiem). Czy ja je mam pozostawić na miejscu, wyłączyć, ułożyć w jakimś porządku czy mogę je wyłączyć.

Pozdrawiam

Offline Aleksander81

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 39
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #3 dnia: Kwiecień 20, 2015, »
uporządkowanie tych akt powinno wyglądać tak,
od góry:
1. Skarga (01.01.2009)
2. pismo (02.01.2009)
3. pismo 03.01.2009)
4. pod pismem z dnia 03.01.2009 należy położyć pismo-załącznik A a następnie pismo-załącznik B (pod którym załączniki do niego będą ułożone chronologicznie)
5. projekt odpowiedzi z poprawkami
6. pismo (10.02.2009)
7. pismo 17.01.2009) pod tym pismem załączniki które się przy nim znajdują powinny tez być poukładane chronologicznie
8. prośba o opinie (18.01.2009)
9. projekt odpowiedzi
10. odpowiedź (na samym dole akt)


wnioskując z tego co piszesz to kserokopie zaświadczeń, opinii, rachunków są tylko w jednym egzemplarzu i pewnie często maja pieczęć i podpis za zgodność z oryginałem, więc to też są dokumenty. Mimo że to są kopie, ksera to są dokumenty w tym przypadku i nie mogą być usunięte z akt.
Pozdrawiam W.

Offline sto

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 23
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #4 dnia: Kwiecień 24, 2015, »
Dziękuję raz jeszcze

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • starszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 451
Chciałabym prosić o podpowiedź osoby bardziej biegłe ode mnie w EZD co robić gdy to samo pismo wpływa różnymi kanałami komunikacji (e-mail, fax, ePUAP, poczta, wymiana miedzy resortowa, biuro podawcze)? Mamy 7 wpływów i 7 numerów RPW. Zgodnie z IK każdy wpływ musi być dołączony do klasy z JRWA czyli powiązany ze sprawą. W przypadku spraw prowadzonych elektronicznie nie ma problemu, wszystko jest w systemie a papiery w składzie chronologicznym. Problem pojawia się przy sprawach prowadzonych jako wyjątki w postaci papierowej, gdzie cały przebieg załatwiania i rozstrzygania sprawy musi być udokumentowany w teczce aktowej. Pracownicy buntują się i nie chcą archiwizować każdego wpływu argumentując, że wtórniki się wyrzuca a nie archiwizuje. Tylko czy faktycznie takie odrębne wpływy można uznać za wtórniki? Moim zdaniem nie.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Wtórnikiem jest "identyczna kopia" dokumentu. Pisma wpływające różnymi kanałami (poczta, email, faks ePUAP) w większości przypadków nie spełniają kryterium identyczności. Różnić je mogą np.:
- podpis/brak podpisu - w przypadku faksu, czy maila (choć ten ostatni może być czasem podpisany certyfikatem kwalifikowanym) nie możemy mówić o podpisie w rozumieniu przepisów prawa
- data wpływu (wyobraźmy sobie sytuację, że pismo wpływa faksem 2 lutego, na jego podstawie wszczynamy tego samego dnia sprawę, oryginał dociera pocztą 7 lutego, w trakcie archiwizacji niszczymy faks i jaki obraz wyłania się z zachowanej dokumentacji? Pismo wszczynające sprawę wpłynęło 7 lutego, a sprawa została wszczęta 2 lutego - podróż w czasie? ;D
- kwestia oryginału i kopii (skan pisma przesłany mailem nie ma takiej samej wartości jak oryginał przesłany pocztą)

Generalnie byłbym bardzo ostrożny przy rozpoznawaniu wtórników, poza tym obowiązek ich usuwania dotyczy tylko materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej o kategorii wyższej niz B10.

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • starszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 451
Dziękuję za wyjaśnienia. Czasami brakuje mi już argumentów  w dyskusjach z pracownikami, których głównym celem jest to "co by tu zrobić, żeby się nie narobic".

Offline bela

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 46
Dziękuję za wyjaśnienia. Czasami brakuje mi już argumentów  w dyskusjach z pracownikami, których głównym celem jest to "co by tu zrobić, żeby się nie narobic".

Kajka, podejście "żeby się chciało tak jak się nie chce" to pestka. U mnie niektórzy pracownicy twierdzą, że nigdy nie nadawali klasy i wcale nie zamierzają tego robić. Są też tacy, którzy pytają "B5 to ile lat" i tacy, którzy myślą, że kat. A to 50 albo 100 lat ::) Dla dużej części nie istnieje pojęcie "sprawa", a jeżeli już to pod postacią "sprawy różne". Z EZD nikt nie korzysta bo wszyscy przywykli do dziennika :-X a archiwizować trzeba wg JRWA. Nawet nie wiesz  jak mi się marzy dyskusja z argumentami ;D

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 82
  • Płeć: Mężczyzna
Mam pytanie trochę z innej beczki, czy można wykonać i wykorzystywać pieczątkę o treści "Niniejsza teczka zawiera ....stron kolejno ponumerowanych. ?, zamiast pisać miękkim ołówkiem stale tę samą formułkę na wewnętrznej stronie tylnej okładki? Ilość stron, datę oraz podpis uzupełniałbym bym ołówkiem.

Offline sirsilis

  • archiwa_2.5
  • st. kustosz(ka)
  • *
  • Wiadomości: 998
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #10 dnia: Marzec 15, 2018, »
pieczątkę owszem można ale uzupełniasz dane długopisem...

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #11 dnia: Marzec 15, 2018, »
Mamy taką pieczątkę od kilku lat i świetnie się sprawdza. Dane uzupełniamy długopisem.

Offline Dory

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 383
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #12 dnia: Marzec 15, 2018, »
Mamy taką pieczątkę od kilku lat i świetnie się sprawdza. Dane uzupełniamy długopisem.
A czy po upływie kilku, kilkudziesięciu lat pieczątka nie blaknie? Pytam, bo zwykła pieczątka firmowa na teczce bezkwasowej blaknie już po upływie roku.

Offline siwytom

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 22
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #13 dnia: Marzec 15, 2018, »
Jeśli zawiera odpowiednią ilość tuszu, to nie blaknie.

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: Porządkowanie materiałów archiwalnych wewnątrz teczek spraw
« Odpowiedź #14 dnia: Marzec 16, 2018, »
U nas póki co nie blakną.