projekty unijne, jak je archiwizować

[kalon]

Posługuje się jrzwa dla jednostek samorządowych konkretnie-gmina, w klasie 04 to kat. A wielkie zdziwienie pracowników, że muszą to robić jako kat.A
Jak to jest u Was proszę oddzielenie się swoimi doświadczeniami-dzięki!

[kalon]

Posługuje się jrzwa dla jednostek samorządowych konkretnie-gmina, w klasie 04 to kat. A wielkie zdziwienie pracowników, że muszą to robić jako kat.A
Jak to jest u Was proszę o dzielenie się swoimi doświadczeniami-dzięki!

[Aleksander81]

Witam!
u mnie  wygląda to tak:
-WOJEWÓDZKIE LISTY POTENCJALNYCH PRZEDSIĘWZIĘĆ DO DOFINANSOWANIA Z FUNDUSZU SPÓJNOŚCI-- Kat A
-POROZUMIENIA, UMOWY W ZAKRESIE WDRAZANIA ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ-- Kat b10
-AKTY PRAWNE, NORMATYWNE --kat be10
-PODRĘCZNIKI, WYTYCZNE, JEDNOSTEK NADRZĘDNYCH W SPRAWIE WDRAŻANIA PROGRAMÓW-- kat B10
-PROJEKTY O DOFINANSOWANIE Z FUNDUSZU SPÓJNOŚCI-- kat BE10
-SPRAWOZDANIA I INFORMACJE DOTYCZĄCE WDRAŻANIA FUNDUSZU SPÓJNOŚCI-- kat BE10
-WDRAŻANIE PROGRAMU OPERACYJNEGO INFRASTRUKTURA I ŚRODOWISKO-- kat B5

nasze jrwa było zatwierdzone w 2011 roku, w lutym tego roku miałem szkolenie z "archiwizacji dokumentacji finansowanych w ramach środków pochodzących z UE oraz innych źródeł zagranicznych". podczas szkolenia  kierownik AP powiedział by najniższą kategoria dla dokumentacji projektów finansowanych z UE była kategoria BE10.
może coś pomogłem
pozdrawiam

[kalon]

Tak dziękuję za to wyjaśnienie jak jest u was.
Czyli pisaliście do AP o zatwierdzenie i wprowadziliście to zarządzeniem w waszej jednostce.

[Aleksander81]

nasze wcześniejsze jrwa było jeszcze z 2001r. nie obejmowało wielu zagadnień więc AP nakazało napisać nam nowe normatywy kancelaryjne.
w 2011 r. musieliśmy napisać nowe jrwa i oczywiście AP je zatwierdziło,

 

[bela]

Chyba będę zmuszona odświeżyć wątek
Mam wątpliwości dotyczące kolejnych egzemplarzy projektów budowlanych, kosztorysów, specyfikacji itp. Mimo, że instrukcja archiwalna mówi o oddzieleniu zbędnych kopii, to jednak mam wątpliwości co z nimi zrobić? U mnie w jednostce nie ma wydzielonych podklas dla projektów unijnych tak jak u Aleksandra81, więc wszytko idzie do pod 042 do kat. A...
Proszę, doradźcie

[Rovan]

Przede wszystkim, to że w JRWA mamy wyodrębnione klasy 041 - "Wnioskowanie o udział w projektach" oraz 042 - "Realizacja projektów" (obie kat. A) nie oznacza, ze całość dokumentacji projektowej ma być w nich klasyfikowana.
Te klasy przeznaczone są na dokumentację dot. pozyskiwania (041) i rozliczania (042) środków unijnych oraz na dokumentacje kontroli i audytu w projektach. Trafiają tam np. Wniosek o dofinansowanie wraz z korespondencją, umowa o dofinansowanie, wnioski o płatności częściowe, ocena formalna i merytoryczna wniosków itp.

Dokumentacja merytoryczna projektu powinna być klasyfikowana tematycznie (np. projekty budowlane własnych inwestycji finansowanych ze środków UE w klasie właściwej dla inwestycji i remontów, dokumentacja przetargowa w klasie dla zamówień publicznych, dokumentacja dot. szkolenia własnych pracowników finansowanego ze środków UE w klasie właściwej dla doszkalania personelu itd.). Dokumentacja finansowa projektów ma w JRWA wyodrębnioną klasę.

Natomiast wtórnik to wtórnik, niezależnie czy mowa o dokumentacji projektowej, czy jakiejkolwiek innej. Wtórniki wędrują do niszczarki.

[bela]

Dzięki Rovan 
Sytuacja jest skomplikowana, ponieważ ja już zastałam taką dokumentację (w segregatorach jest  wszystko razem) z prośbą od komórki o nie rozdzielanie.
Dok. finansową pozwoliłam sobie wydzielić , ponieważ w jednym projekcie była razem, w innym zaś nie. Wrzuciłam pod 3053.
Wtórniki nie powinny być niszczone w komórce?

[bela]

Rovan, ale co z wytycznymi do projektów? Np. w MRPO podają, że "Jeżeli w związku z realizowanym projektem Beneficjentowi udzielono pomocy publicznej, dokumenty związane z jej udzieleniem winny być przez niego przechowywane przez okres 10 lat od dnia podpisania umowy..., jednak nie krócej niż 3 lata od zamknięcia programu."
Czy kluczowym będą tu słowa dokumenty związane z jej udzieleniem? Nie należy do nich dok. techniczna?

[Rovan]

Kwestia kwalifikacji dokumentacji projektowej to odrębny problem. Jeśli różne przepisy i wytyczne (krajowe, wspólnotowe, wynikające z zapisów umownych itp.) wskazują różne okresy przechowywania, wówczas stosujemy najdłuższy z tych okresów dla danej dokumentacji. Np. zamówienia publiczne - wg. przepisów UE (Rozp. 1083/2006) - 3 lata, wg. JRWA kat. B5, wytyczne - 10 lat. Ponieważ okres wynikający z wytycznych jest najdłuższy ma on pierwszeństwo.

Jeszcze osobną kwestią jest moment, od którego rozpoczynamy liczenie okresu przechowywania dokumentacji unijnej. Generalnie i nie wdając się w szczegóły, od rozliczenia programu operacyjnego z którego projekt był finansowany (za wyjątkiem perspektywy 2014-2020). Programy operacyjne z perspektywy 2007-2013 o ile się orientuję wciąż nie zostały rozliczone (miało to nastąpić do końca marca 2017).

Wtórniki niszczy się w komórce na etapie porządkowania dokumentacji przed przekazaniem do AZ.