Autor Wątek: "Kultura Dostępna" w Internecie  (Przeczytany 61577 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1704
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #60 dnia: Sierpień 13, 2015, »
Zakładając scenariusz pod tytułem "nic nie brakujemy, wszystko przechowujemy" to tak - po wsze czasy trzebaby było wszystko przechowywać - albo w urzędzie, który dokumentację wytworzył albo w AP, które dokumentację by przejęło co z punktu widzenia kosztów dla państwa i obywateli nie ma znaczenia bo i jedno i drugie finansowane jest z naszych podatków.

No, to akurat ma znaczenie - inaczej będzie się projektować systemy z perspektywą integracji z innymi "bieżącymi" systemami i przechowywania dokumentacji przez lat 10, a inaczej z perspektywą "tylko" przechowywania na wieki wieków i udostępniania. Dla wytwórców dokumentacji oznaczałoby to dodatkowy koszt.

Interesuje mnie poprostu czy kwestionujesz jakiekolwiek zasady/metody selekcji i proponujesz przechowywanie absolutnie wszystkiego lub prawie wszystkiego, co ma umożliwić elektroniczna administracja i dokument elektroniczny (co, jak wskazuję w postach powyżej, wcale nie będzie tańsze niż podobne postępowanie z dokumentacją papierową) eliminując tym samym konieczność jakiegokolwiek brakowania czy może kwestionujesz tylko archiwalne zasady selekcji wywodzące się z teorii i metodyki akrchiwalnej?

Trochę trudne pytanie. Zakładam że mówimy cały czas o państwowym zasobie archiwalnym. W kontekście naszej dyskusji ta pierwsza możliwość selekcji to przede wszystkim selekcja ze względu na wartość praktyczną dokumentacji. Wynika wyłącznie z przyczyn praktycznych i prawnych zarazem (minimalne okresy przechowywania niektórych rodzajów dokumentacji z jednej strony i konieczność niszczenia pewnych rodzajów dokumentów  z drugiej). W perspektywie archiwisty i archiwów liczy się jednak wartość historyczna dokumentacji, a zatem tylko ta druga możliwość selekcji, teoretycznie bez znaczenia powinny być względy prawne i praktyczne. W praktyce to jest jednak zupełnie pokiełbaszone, bo jak jest jrwa to się trzymamy jrwa, ale jak go nie ma to i tak często ma znaczenie tylko wartość praktyczna, czy właściwie porównawcze traktowanie rodzajów dokumentacji (jak jednostka nie miała jrwa to jej stare akta osobowe i dowody księgowe też się traktuje jako B, a bilanse jako kat. A właściwe wyłącznie na podstawie wartości prawnej i praktycznej, i jakoś to archiwistów nie razi). Mnie chodzi generalnie o to - skoro wciąż nie da sie zostawiać wszystkiego -  żeby przynajmniej dla tych niektórych rodzajów brakowanej dokumentacji przestać udawać że to selekcja pod kątem wartości historycznej. To jest teza, do zweryfikowania, natomiast jak sądzę, uczciwsza pod względem formalnym, naukowym, filozoficznym czy jak to jeszcze nazwać - niż udawanie że realizujemy jakąś selekcję przy użyciu tych nieszczęsnych pseudonaukowych kryteriów wartościowania.
Jarek Orszulak

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1704
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #61 dnia: Sierpień 14, 2015, »
EZD jest systemem elektronicznego obiegu dokumentów z dopełnieniem w postaci funkcji archiwalnych, czyli tym wszystkim, co opisuje zarówno instrukcja kancelaryjna, jak też archiwalna. Jako system teleinformatyczny daje natomiast nowe możliwości + ułatwia wiele rzeczy (np. możliwości sprawniejszego nadzoru służbowego swoich podwładnych przez szefów, możliwości szybkiego wyszukiwania danych spraw, pism itd., czy możliwości udostępniania akt zarchiwizowanych z każdej lokalizacji do każdej lokalizacji). Nie ma w tym wielkiej filozofii, a archiwiści, których znam, tak to generalnie rozumieją.

No to mam Was w komplecie - najpierw deklarowana znajomość zasad EZD, a potem żywy dowód że jest inaczej. Elektronicznym obiegiem dokumentów nazywamy wspomaganie systemem teleinformatycznym obiegu dokumentacji papierowej (w EZD w zasadzie nie ma fizycznego obiegu papieru), zaś odwoływanie się do instrukcji archiwalnej to nieporozumienie, bo obecne instrukcje archiwalne praktycznie nie regulują sposobu postępowania z dokumentacją o statusie "na stanie archiwum zakładowego" w EZD. Jeśli sięgniesz do ustawowej definicji EZD (bo już taka jest), to ni znajdziesz tam nic o tych "nowych możliwościach", bo to nie one decydują że jakiś system teleinformatyczny jest systemem EZD albo nie. I powtórzę- nie ma się o co obrażać, tego po prostu trzeba rok-dwa poużywać, zmienić trochę sposób patrzenia na dokumentację. Korzystanie z narzędzi informatycznych uczy pokory - sprowadzają na ziemię autorów wielu teorii.

pozdrawiam
Jarek Orszulak

Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 286
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #62 dnia: Sierpień 14, 2015, »
Jakie wspomaganie obiegu papierowego, skoro EZD istnieje zamiast papieru. Papier jest na wejściu i papier jest na wyjściu, jeśli korespondencja wpływa z zewnątrz. I wtedy powstają składy chronologiczne. A tzw. korespondencja wewnętrzna jest prowadzona wyłącznie w formie elektronicznej.

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 161
    • Archiwum i EZD
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #63 dnia: Sierpień 15, 2015, »
Pogląd Jarka na możliwości  rezygnacji z brakowania dokumentacji elektronicznej wydaje mi się zbyt optymistyczny. Przechowywanie tej dokumentacji to nie tylko pojemność nośników, ale również kwestia zachowania dostępności i zapewnienia możliwości odczytu. Nie możemy ?wrzucić na dysk? dokument w formacie np. Worda i oczekiwać, że gdy ktoś za 100 lat będzie chciał się z nim zapoznać to go sobie odczyta z dysku bezproblemowo jak my dzisiaj. Informacja w formie elektronicznej musi być stale podtrzymywana ?przy życiu?, będziemy musieli okresowo weryfikować czy umiemy ją nadal odczytać  czy aby nie musimy jej konwertować na inny format. Może teraz trudno sobie to wyobrazić ale za lat 20 czy 50 nie będzie firmy Microsoft a o Wordzie nikt nie będzie pamiętał.
Podobno przechowywanie dokumentacji elektronicznej będzie tanie. Zapewne jest tańsze niż przechowywanie tej samej informacji papierowo. Taniość zależy od subiektywnej oceny decydenta. Jak znam życie co dla jednego będzie tanie to dla drugiego okaże się za chwile wysoce kosztowne. A skoro archiwiści dopuszczają brakowanie no to w czym problem? Brakujmy więcej bo nas nie stać na przechowywanie.
Jarek napisał takie zdanie:
Cytuj
Niech sobie archiwiści wreszcie uświadomią że dokument elektroniczny to jest inny świat, inne reguły, inne prawidłowości, inne techniczne możliwości, inne obowiązki.
Może dokument elektroniczny to dobry powód by na nowo spojrzeć na brakowanie.
Może warto odrzucić fałszywą dychotomię ?ma wartość historyczną ? nie ma wartości historycznej?.
Dlaczego uważam ją za fałszywą? Możemy oczywiście na podstawie dotychczasowej wiedzy i doświadczenia określić co ma wartość źródła historycznego z naszego punktu widzenia. Nigdy jednak nie będziemy mogli przewidzieć czy za 100 lat dokumentacja, którą dzisiaj określamy jako bez wartości dla przyszłych pokoleń, czy nie będzie dla naszych potomków cennym źródłem. I będzie dochodziło do obecnych paradoksów, że dokumentacja która ocaleje z hekatomby brakowania sprzed 100 lat, będzie później pieczołowicie przechowywana po wsze czasy.
Trochę więcej pokory powinniśmy okazać jako archiwiści. Nie wiemy jakie metody, narzędzia,  możliwości badawcze będą mieli naukowcy za sto lub więcej lat.
 A gdyby przyjąć takie założenie, że mamy:
- dokumentację o znanej nam wartości historycznej (wg. wiedzy dzisiejszej)
- dokumentację o nieznanej wartości historycznej.
Tą pierwszą przechowujemy ze szczególną starannością konserwując, konwertując, zapewniając możliwość odczyt itp. Drugą część po prostu przechowujemy na nośnikach po minimalnych kosztach, tylko takich by zapewnić ich istnienie. Być może za kilkaset lat część tej dokumentacji przetrwa i zostanie wykorzystana przez naszych potomków. Co nie przetrwa próby czasu trudno, jednak to i tak będzie więcej niż to co zostaje obecnie po rzezi brakowania.
Zresztą sądzę, że dokument elektroniczny  pozwoli nam rozprawić się z jedną z praprzyczyn brakowania. Przecież jednym z powodów nadprodukcji papieru była powtarzalność tekstów i informacji w biurokracji. Ten sam dokument w wielu egzemplarzach w wielu instytucjach. Przy dokumentacji elektronicznej pewnie będziemy mogli  wyeliminować powtarzalne dokumenty: pismo rozesłane elektronicznie z ministerstwa do kilkuset urzędów kasujemy w zasobie archiwalnym tych urzędów zostawiając tylko jeden egzemplarz w zasobie ministerstwa. A może już na poziomie wytworzenia dokumentu zapewnimy, że ministerstwo nie roześle kilkuset kopii pisma a jedynie udostępni tym urzędom  pismo  w swoim systemie. Zamiast kilkuset dokumentów do archiwizacji mamy jeden.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1704
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #64 dnia: Sierpień 17, 2015, »
Jakie wspomaganie obiegu papierowego, skoro EZD istnieje zamiast papieru. Papier jest na wejściu i papier jest na wyjściu, jeśli korespondencja wpływa z zewnątrz. I wtedy powstają składy chronologiczne. A tzw. korespondencja wewnętrzna jest prowadzona wyłącznie w formie elektronicznej.

Widzę że dla Ciebie elektroniczne zarządzanie dokumentacją i elektroniczny obieg dokumentów to to samo. Jaki papier na wyjściu? Czy pracujesz na EZD? Jeśli nie to nie brnij w to, bo tylko się pogrążasz.
Jarek Orszulak

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1704
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #65 dnia: Sierpień 18, 2015, »
Pogląd Jarka na możliwości  rezygnacji z brakowania dokumentacji elektronicznej wydaje mi się zbyt optymistyczny. Przechowywanie tej dokumentacji to nie tylko pojemność nośników, ale również kwestia zachowania dostępności i zapewnienia możliwości odczytu. Nie możemy ?wrzucić na dysk? dokument w formacie np. Worda i oczekiwać, że gdy ktoś za 100 lat będzie chciał się z nim zapoznać to go sobie odczyta z dysku bezproblemowo jak my dzisiaj. Informacja w formie elektronicznej musi być stale podtrzymywana ?przy życiu?, będziemy musieli okresowo weryfikować czy umiemy ją nadal odczytać  czy aby nie musimy jej konwertować na inny format. Może teraz trudno sobie to wyobrazić ale za lat 20 czy 50 nie będzie firmy Microsoft a o Wordzie nikt nie będzie pamiętał.

Paweł, chyba o tym już dyskutowaliśmy. O ile dobrze to rozumiem to Microsoft wprowadził ostatnio rodzaj otwartego standardu dla swoich dokumentów. Jeśli standard mieści w sobie możliwość odczytu dokumentów MS sprzed standardu i jeśli wszyscy producenci oprogramowania po odejściu w niebyt Worda będą chcieli/musieli spełnić wymogi także ich standardu, to wg mnie problem nie będzie  istniał.
Jarek Orszulak

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1704
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #66 dnia: Sierpień 18, 2015, »
Podobno przechowywanie dokumentacji elektronicznej będzie tanie. Zapewne jest tańsze niż przechowywanie tej samej informacji papierowo. Taniość zależy od subiektywnej oceny decydenta. Jak znam życie co dla jednego będzie tanie to dla drugiego okaże się za chwile wysoce kosztowne. A skoro archiwiści dopuszczają brakowanie no to w czym problem? Brakujmy więcej bo nas nie stać na przechowywanie.

Zgadza się, to jest i będzie subiektywne. Np szefowi urzędu może się opłacać przekazywanie całość dokumentacji elektronicznej po 10 latach do ADE, bez bawienia się w brakowanie itd. Przechowywanie 1 MB tej dokumentacji w ADE będzie tańsze (tak zakładam) niż jej przechowywanie w urzędzie.
Ale oszczędności związane z informatyzacją mogą być też inne - nie będą powstawać niektóre rodzaje dokumentacji, bo zastąpią je rejestry i systemy, ba, może się wręcz okazać że zbędne są niektóre stanowiska pracy, komórki, czy nawet całe jednostki.

Może warto odrzucić fałszywą dychotomię ma wartość historyczną - nie ma wartości historycznej.
Dlaczego uważam ją za fałszywą? Możemy oczywiście na podstawie dotychczasowej wiedzy i doświadczenia określić co ma wartość źródła historycznego z naszego punktu widzenia. Nigdy jednak nie będziemy mogli przewidzieć czy za 100 lat dokumentacja, którą dzisiaj określamy jako bez wartości dla przyszłych pokoleń, czy nie będzie dla naszych potomków cennym źródłem. I będzie dochodziło do obecnych paradoksów, że dokumentacja która ocaleje z hekatomby brakowania sprzed 100 lat, będzie później pieczołowicie przechowywana po wsze czasy.
Trochę więcej pokory powinniśmy okazać jako archiwiści. Nie wiemy jakie metody, narzędzia,  możliwości badawcze będą mieli naukowcy za sto lub więcej lat.
 A gdyby przyjąć takie założenie, że mamy:
- dokumentację o znanej nam wartości historycznej (wg. wiedzy dzisiejszej)
- dokumentację o nieznanej wartości historycznej.
Tą pierwszą przechowujemy ze szczególną starannością konserwując, konwertując, zapewniając możliwość odczyt itp. Drugą część po prostu przechowujemy na nośnikach po minimalnych kosztach, tylko takich by zapewnić ich istnienie. Być może za kilkaset lat część tej dokumentacji przetrwa i zostanie wykorzystana przez naszych potomków. Co nie przetrwa próby czasu trudno, jednak to i tak będzie więcej niż to co zostaje obecnie po rzezi brakowania.

Podoba mi się ten praktyczny aspekt Twojej koncepcji, natomiast na poziomie teorii nie pasuje mi ta znana i nieznana wartość historyczna. Ja się trzymam tego że poznajemy ją dopiero w momencie skorzystania z dokumentacji.
Jak rozumiem bilanse i akta postępowań wywłaszczeniowych mają znaną wartość historyczną, a dowody księgowe nie - ale przecież tak naprawdę determinuje to jrwa, a nie korzystanie, to mi się nie podoba - bo tylko jrwa decyduje o fizycznym zachowaniu dokumentacji a nie jej wykorzystanie.
Co to właściwie jest wartość historyczna? Czy tylko możliwość wykorzystania jako źródło historyczne do celów naukowych bądź genealogicznych, czy też wykorzystania do spraw majątkowych, prawnych, obywatelstwa itd.? Czy wartość historyczna dokumentacji jest rozłączna z jej wartością praktyczną czy z niej wynika?
Jarek Orszulak

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 161
    • Archiwum i EZD
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #67 dnia: Sierpień 23, 2015, »
Cytuj
Podoba mi się ten praktyczny aspekt Twojej koncepcji, natomiast na poziomie teorii nie pasuje mi ta znana i nieznana wartość historyczna. Ja się trzymam tego że poznajemy ją dopiero w momencie skorzystania z dokumentacji.
Owszem poznajemy ją faktycznie dopiero gdy ktoś wykorzysta, jednak na podstawie doświadczenia możemy powiedzieć, że z dużym prawdopodobieństwem jakaś dokumentacja zostanie wykorzystana przez naukowca stąd terminy znana i nieznana. Nie sądzę by archiwa były w stanie przejąć i przechować w takim samym stanie całość dokumentacji elektronicznej (przynajmniej nie teraz), z drugiej strony brakowanie jest nieodwracalne. Moja propozycja to tylko powstrzymanie się od tego co nieodwracalne.
Przeczytałem ostatnio artykuł kulturoznawcy Marcina Napiórkowskiego i znalazłem tam smakowity cytat:
"...przyjmując, że archiwa nie przechowują ani nawet nie produkują ?prawdy?, lecz generują i gromadzą nasze pragnienie jej poznania." (patrz: https://depot.ceon.pl/handle/123456789/2291)
Czy archiwista (brakujący akta) musi być rzeźnikiem ludzkich pragnień? ;)

Offline Robert2000

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 286
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #68 dnia: Sierpień 24, 2015, »
Doskonale rozumiem, że EOD i EZD to co innego. Mnie interesuje EZD, bo to jest realna zmiana filozofii pracy biurowej.

Offline crash0

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 484
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #69 dnia: Grudzień 04, 2015, »
sprawdzając dziś wydarzenia na portalu kulturadostepna.pl odnalazłem tam... jeden wpis (wydarzenie) reprezentowane przez JEDNO AP (AP w Kielcach), zatem:
a) skąd to wynika? czy archiwa nie chcą się promować? nie wiedzą o jego istnieniu? nie ma osób, które mogłyby dołożyć kolejną cegiełkę do swoich zadań?
b) czy też - tak jak w przypadku APP - pojawił się problem natury technicznej, kiedy to podczas próby dodania wydarzeń, tuż przed ich "wrzuceniem" na serwer pojawiał się błąd, co zniechęciło do podejmowania dalszych prób promowania się za pomocą tego serwisu (próbowano kilkakrotnie),

swoją drogą przydałoby się narzędzie, albo raport ze strony MKiDN w jakim stopniu serwis ten przyjął się w świadomosci społeczeństwa, ile odwiedzin liczy, jaki hasła są najczęściej wyszukiwane i w końcu (jeżeli jest to mierzalne) ile osób dowiedziało się o danej inicjatywie za pomocą tego serwisu

Offline Anna Sobczak

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 443
    • LinkedIn
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #70 dnia: Grudzień 12, 2015, »
Tak zbiorczo na kilka tematów, bo nie można uzupełnić postów komentarzami, a chciałabym coś dorzucić do bardzo ciekawej dyskusji. Mam nadzieję, że wybaczycie taką formę wypowiedzi.

Records manager:
Tak dla wyjaśnienia, na "zachodzie" records manager to specjalista od dokumentacji, właściwie zarządzania nią, gdy jest bieżącą/w użyciu (w Polsce rolę tą pełni koordynator czynności kancelaryjnych/archiwista zakładowy), później wkracza do akcji archiwista. W podejściu anglosaskim/amerykańskim doszło do wyraźnego rozdziału.


Wartościowanie i selekcja:
Myślę, że w tym polu dla częściowego (pewnie nie dużego) ograniczenia ilości akt i tego co trafia do archiwum zakładowego byłoby systematyczne szkolenie referentów, jak sporządzać akta, żeby nie duplikowali ilości dokumentów w teczkach/segregatorach. Z własnego doświadczenia pamiętam przypadki nie tylko tego, że pojawiały się liczne kopie tych samych dokumentów, co zbędne materiały, o których wspomina Caroozo. Trzeba ludziom próbować tłumaczyć, że skoro coś jest do sprawdzenia w jakimś rejestrze, np. KRS, to nie ma sensu zachowywać wydruków, bo w każdej chwili, jeśli się wróci do sprawy, to będzie można sprawdzić to w rejestrze (tylko tutaj kłania się problem współgrania zasad dot. przechowywania i zabezpieczania, czy brakowania dot. np. rejestrów z aktami, żeby nie było sytuacji, że dane z rejestru zostaną wcześniej wybrakowane niż akta sprawy, w której się do nich odwoływano). Zgodzę się, że na potrzeby załatwienia sprawy można coś sobie wydrukować, żeby ciągle nie zaglądać do baz online (nie wszystkie są łatwe w użyciu, niektórym lepiej pracuje się z papierem). Chociaż może warto właśnie zachęcać do sprawdzania online, bo są aktualizowane na bieżąco?
Myślę, że ten wątek zacznie się rozwiązywać samoczynnie wraz z postępującą informatyzacją i wdrażaniem e-obiegu dokumentacji, gdzie sprawa jest "osadzona" w jednym miejscu w systemie i do niej dodaje się potrzebne materiały do jej załatwienia, a dostęp do nich ograniczają uprawnienia. Łatwiej też będzie prowadzić selekcję i wartościowanie - odpowiednie filtry (tylko te muszą być uprzednio zdefiniowane: co i kiedy) pozwolą nawet na automatyczne usuwanie danych z systemu, nawet bez angażowania archiwisty.


Dane elektroniczne:
Niestety zrobienie kopii zapasowych to nie wszystko, jeżeli marzy nam się zachowanie ich na długie lata, bo trzeba od razu myśleć o cyfrowej archiwizacji, która może oznaczać migracje, czy inne transformacje danych, żeby wycofywane formaty można było odczytywać w przyszłości (pisał o tym Paweł z...). Ad vocem do optymizmu  Jarka odnośnie standardu MS dla Worda, nie byłabym taka pewna, czy firmom informatycznym będzie zależało na kontynuowaniu, czegoś co wprowadziła inna kiedyś w przeszłości, albo nawet podmiotom wprowadzającym nowy system. Zapewnienie dostępu do danych historycznych pozostawiłabym nadal archiwom. To one powinny mieć narzędzia do ich odczytywania i przechowywania. Nie chodzi tutaj też o teorie spiskowe, że komuś będzie zależało, aby ktoś nie miał dostępu do swojej historii - starych danych (choć nie można wykluczyć wojen cybernetycznych), tylko o podejście biznesowe. Czy już dzisiaj nie jest tak, że wprowadza się nowy system na miejsce starego bez przenoszenia danych z systemu starego do nowego? Miałam okazję doświadczyć tego osobiście, kiedy stary system, w którym były sylabusy do zajęć zastąpiono innym. Nikt nie przeniósł starych danych, do nowego systemu trzeba było wprowadzać je od nowa, co było nie tylko nieekonomiczne, bo trzeba było wykonać ponownie pracę, którą się już kiedyś zrobiło (to inny problem, którego nie będę kontynuowała), ale też spowodowało utracenie starych sylabusów. Wiem, ktoś może powiedzieć, że sylabusy nie mają jakiejś dużej wartości z punktu widzenia, np. historii państwa, ale z punktu widzenia, kogoś kto się interesuje nauczaniem, to może być ciekawe, żeby mieć możliwość przejrzenia starych sylabusów i zaobserwowania jak się zmieniały tematy zajęć, czy to w celach badawczych, czy czysto praktycznych dla samego prowadzącego zajęcia. Podaję to jako przykład, że dobrze mieć i na uwadze fakt, że i w taki sposób można stracić archiwalia. I dlatego moim zdaniem rodzi się potrzeba centralnych rozwiązań do archiwizacji e-zasobu ze względu na rozmach i koszty. Archiwizacja u aktotwórcy jest mało możliwa i ekonomiczna (koszty) i nawet ryzykowna (dla niego archiwizowanie wcale nie musi być priorytetem), pisali trochę o tym Jarek i metricisRegninotarii.
Pozdrawiam,
Anna Sobczak

Offline luke

  • Moderator
  • archiwista
  • *****
  • Wiadomości: 433
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #71 dnia: Grudzień 12, 2015, »
A może już na poziomie wytworzenia dokumentu zapewnimy, że ministerstwo nie roześle kilkuset kopii pisma a jedynie udostępni tym urzędom  pismo  w swoim systemie. Zamiast kilkuset dokumentów do archiwizacji mamy jeden.

Założenie słuszne, ale jak patrzę na wdrożenia ezd w urzędach, to co pisze Paweł wydaje się być mrzonką, i w takiej postaci pozostanie jeszcze przynajmniej dekadę. Zresztą ministerstwa nie są jedynymi odbiorcami korespondencji, zobaczcie chociażby rozdzielniki pism - np. w MAC przy niektórych omawianych na forum sprawach, wysyłane były do kilkunastu organizacji pozarządowych. One również powinny mieć zapewniony dostęp, ale jak pisałem na wstępie, nie widzę tego, biorąc pod uwagę to co mamy teraz.

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 161
    • Archiwum i EZD
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #72 dnia: Grudzień 12, 2015, »
A może już na poziomie wytworzenia dokumentu zapewnimy, że ministerstwo nie roześle kilkuset kopii pisma a jedynie udostępni tym urzędom  pismo  w swoim systemie. Zamiast kilkuset dokumentów do archiwizacji mamy jeden.

Założenie słuszne, ale jak patrzę na wdrożenia ezd w urzędach, to co pisze Paweł wydaje się być mrzonką, i w takiej postaci pozostanie jeszcze przynajmniej dekadę. Zresztą ministerstwa nie są jedynymi odbiorcami korespondencji, zobaczcie chociażby rozdzielniki pism - np. w MAC przy niektórych omawianych na forum sprawach, wysyłane były do kilkunastu organizacji pozarządowych. One również powinny mieć zapewniony dostęp, ale jak pisałem na wstępie, nie widzę tego, biorąc pod uwagę to co mamy teraz.
Adresaci w postaci organizacji pozarządowych nic nie zmieniają. Zauważ, że ministerstwo wysyłając pismo może faktycznie wskazać adresatom jego lokalizację na swoim serwerze, gdzie po autoryzacji mogą zapoznać się z dokumentem i pobrać go na swój komputer. Nadal mamy do archiwizacji w administracji publicznej tylko jeden dokument.
Skorzystaj z bazy PESEL a przekonasz się jak może to wyglądać:
https://obywatel.gov.pl/dokumenty-i-dane-osobowe/sprawdz-swoje-dane-w-rejestrze-pesel

http://www.ifar.pl/index.php/topic,2938.msg18779/topicseen.html#msg18779

Zgodzę się, że mrzonką może to jest teraz! Może trzeba dekady. Jednak jako archiwiści powinniśmy myśleć i dyskutować o tym już teraz, bo z cóż naszej perspektywy znaczy dekada.  :D

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1704
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #73 dnia: Grudzień 12, 2015, »
Tak zbiorczo na kilka tematów, bo nie można uzupełnić postów komentarzami, a chciałabym coś dorzucić do bardzo ciekawej dyskusji. Mam nadzieję, że wybaczycie taką formę wypowiedzi.

Records manager:
Tak dla wyjaśnienia, na "zachodzie" records manager to specjalista od dokumentacji, właściwie zarządzania nią, gdy jest bieżącą/w użyciu (w Polsce rolę tą pełni koordynator czynności kancelaryjnych/archiwista zakładowy), później wkracza do akcji archiwista. W podejściu anglosaskim/amerykańskim doszło do wyraźnego rozdziału.


Wartościowanie i selekcja:
Myślę, że w tym polu dla częściowego (pewnie nie dużego) ograniczenia ilości akt i tego co trafia do archiwum zakładowego byłoby systematyczne szkolenie referentów, jak sporządzać akta, żeby nie duplikowali ilości dokumentów w teczkach/segregatorach. Z własnego doświadczenia pamiętam przypadki nie tylko tego, że pojawiały się liczne kopie tych samych dokumentów, co zbędne materiały, o których wspomina Caroozo. Trzeba ludziom próbować tłumaczyć, że skoro coś jest do sprawdzenia w jakimś rejestrze, np. KRS, to nie ma sensu zachowywać wydruków, bo w każdej chwili, jeśli się wróci do sprawy, to będzie można sprawdzić to w rejestrze (tylko tutaj kłania się problem współgrania zasad dot. przechowywania i zabezpieczania, czy brakowania dot. np. rejestrów z aktami, żeby nie było sytuacji, że dane z rejestru zostaną wcześniej wybrakowane niż akta sprawy, w której się do nich odwoływano). Zgodzę się, że na potrzeby załatwienia sprawy można coś sobie wydrukować, żeby ciągle nie zaglądać do baz online (nie wszystkie są łatwe w użyciu, niektórym lepiej pracuje się z papierem). Chociaż może warto właśnie zachęcać do sprawdzania online, bo są aktualizowane na bieżąco?
Myślę, że ten wątek zacznie się rozwiązywać samoczynnie wraz z postępującą informatyzacją i wdrażaniem e-obiegu dokumentacji, gdzie sprawa jest "osadzona" w jednym miejscu w systemie i do niej dodaje się potrzebne materiały do jej załatwienia, a dostęp do nich ograniczają uprawnienia. Łatwiej też będzie prowadzić selekcję i wartościowanie - odpowiednie filtry (tylko te muszą być uprzednio zdefiniowane: co i kiedy) pozwolą nawet na automatyczne usuwanie danych z systemu, nawet bez angażowania archiwisty.


Dane elektroniczne:
Niestety zrobienie kopii zapasowych to nie wszystko, jeżeli marzy nam się zachowanie ich na długie lata, bo trzeba od razu myśleć o cyfrowej archiwizacji, która może oznaczać migracje, czy inne transformacje danych, żeby wycofywane formaty można było odczytywać w przyszłości (pisał o tym Paweł z...). Ad vocem do optymizmu  Jarka odnośnie standardu MS dla Worda, nie byłabym taka pewna, czy firmom informatycznym będzie zależało na kontynuowaniu, czegoś co wprowadziła inna kiedyś w przeszłości, albo nawet podmiotom wprowadzającym nowy system. Zapewnienie dostępu do danych historycznych pozostawiłabym nadal archiwom. To one powinny mieć narzędzia do ich odczytywania i przechowywania. Nie chodzi tutaj też o teorie spiskowe, że komuś będzie zależało, aby ktoś nie miał dostępu do swojej historii - starych danych (choć nie można wykluczyć wojen cybernetycznych), tylko o podejście biznesowe. Czy już dzisiaj nie jest tak, że wprowadza się nowy system na miejsce starego bez przenoszenia danych z systemu starego do nowego? Miałam okazję doświadczyć tego osobiście, kiedy stary system, w którym były sylabusy do zajęć zastąpiono innym. Nikt nie przeniósł starych danych, do nowego systemu trzeba było wprowadzać je od nowa, co było nie tylko nieekonomiczne, bo trzeba było wykonać ponownie pracę, którą się już kiedyś zrobiło (to inny problem, którego nie będę kontynuowała), ale też spowodowało utracenie starych sylabusów. Wiem, ktoś może powiedzieć, że sylabusy nie mają jakiejś dużej wartości z punktu widzenia, np. historii państwa, ale z punktu widzenia, kogoś kto się interesuje nauczaniem, to może być ciekawe, żeby mieć możliwość przejrzenia starych sylabusów i zaobserwowania jak się zmieniały tematy zajęć, czy to w celach badawczych, czy czysto praktycznych dla samego prowadzącego zajęcia. Podaję to jako przykład, że dobrze mieć i na uwadze fakt, że i w taki sposób można stracić archiwalia. I dlatego moim zdaniem rodzi się potrzeba centralnych rozwiązań do archiwizacji e-zasobu ze względu na rozmach i koszty. Archiwizacja u aktotwórcy jest mało możliwa i ekonomiczna (koszty) i nawet ryzykowna (dla niego archiwizowanie wcale nie musi być priorytetem), pisali trochę o tym Jarek i metricisRegninotarii.

Same nieporozumienia.

Po pierwsze - w naszych realiach ani archiwiści zakładowi ani tym bardziej koordynatorzy czynności kancelaryjnych, to nie są żadni specjaliści od zarządzania bieżącą dokumentacją. W świetle polskich przepisów (i tzw. metodyki archiwalnej) archiwista zakładowy ma przyjmować dokumentację, ewidencjonować ją, przechowywać ją, udostępniać, brakować i przekazywać wg ustalonych i prostych zasad. Archiwista taki musi niekiedy stawać się "specjalistą", "ekspertem" itp. tylko dlatego że przepisy i metodyka są niekiedy zwyczajnie głupie lub archaiczne. A funkcję koordynatora kancelaryjnego po prostu zbyt ogólnie zdefiniowano by można jej przypisywać takie znaczenie.

Po drugie - już pomijam fakt, że samo selekcjonowanie i wartościowanie przez archiwistów dokumentacji pod kątem jej rzekomej wartości historycznej to zwykła żenada i bzdura - dodawanie przez referentów jakichś dokumentów do spraw i wiązanie tego z duplikowaniem dokumentów to czyste nieporozumienie. Zadaniem archiwisty może być walka z duplikowaniem tych samych treści w obrębie zespołu aktowego, ale niestety, lepiej żeby archiwiści nie wtrącali się do tego co referenci mają gromadzić w aktach spraw. Skrajny przykład - pomysły, żeby z akt postępowań usuwać tzw. zwrotki.

Po trzecie - skoro chodzi o podejście biznesowe w dostępie do starych danych, to cóż u diabła można chcieć więcej ponad to, żeby wiodący producenci oprogramowania dbali, by ich nowe produkty zapewniały możliwość odczytu danych zapisywanych w dawnych formatach?
Jarek Orszulak

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1704
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: "Kultura Dostępna" w Internecie
« Odpowiedź #74 dnia: Grudzień 13, 2015, »
Aha, jeszcze jedno - brak migracji danych ze starego systemu do nowego, w takim przypadku to wyłącznie wina zamawiającego nowy system.
Jarek Orszulak