"Kultura Dostępna" w Internecie

[nikodem.b]

Ciekaw jestem ile osób zdaje sobie sprawę z tego, że ten dokument (po wejściu w życie w takim lub innym kształcie): https://legislacja.rcl.gov.pl/docs//505/12272855/12291984/12291985/dokument165772.pdf - a konkretniej standard stanowiący dwie i pół strony załącznika nr 4 do rozporządzenia  - wywali w niebyt prawie całą podręcznikową tzw. metodykę archiwalną?

Pewnie w Małopolszcze... 

[Jarek]

Rozwiń myśl, przyjacielu.

[Caroozo]

Ciekaw jestem ile osób zdaje sobie sprawę z tego, że ten dokument (po wejściu w życie w takim lub innym kształcie): https://legislacja.rcl.gov.pl/docs//505/12272855/12291984/12291985/dokument165772.pdf - a konkretniej standard stanowiący dwie i pół strony załącznika nr 4 do rozporządzenia  - wywali w niebyt prawie całą podręcznikową tzw. metodykę archiwalną?

Myślę, że "po cichu" wysadza z siodła już od dawna samo życie - standardy ujęte w załączniku nr 4 są z paroma wyjątkami standardem (zależy kto podlega pod jakie AP).

Swoją drogą - nowe przepisy mogą diametralnie zmienić standardy pracy - i to chyba na gorsze. Tylko w wymiarze sprawiedliwości był projekt, który zakładał, że do kategorii A obligatoryjnie zaliczone będzie co najmniej po 5 spraw typowych z każdego roku i z każdego rodziału części szczególnej KK (kodeksu karnego). Aktualne przepisy przewidują po co najmniej jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego i z każdego rozdziału szczególnej KK. Tylko w tym jednym przypadku będzie to 25-krotny wzrost dokumentacji kat. A. W innej części ów projekt zakładał, że do kategorii A zalicza się wszystkie sprawy spadkowe (czyli notabene większość akt Ns). Jak to się ma do "starej" metodyki archiwalnej...?

[Henryk Niestrój]

Pięknie wpisuje się w niniejszą dyskusję konferencja, która odbędzie się 10 listopada 2015 w siedzibie NDAP: "Działalność naukowa archiwów państwowych w świetle zmian prawnych".

[Jarek]

Swoją drogą - nowe przepisy mogą diametralnie zmienić standardy pracy - i to chyba na gorsze. Tylko w wymiarze sprawiedliwości był projekt, który zakładał, że do kategorii A obligatoryjnie zaliczone będzie co najmniej po 5 spraw typowych z każdego roku i z każdego rodziału części szczególnej KK (kodeksu karnego). Aktualne przepisy przewidują po co najmniej jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego i z każdego rozdziału szczególnej KK. Tylko w tym jednym przypadku będzie to 25-krotny wzrost dokumentacji kat. A. W innej części ów projekt zakładał, że do kategorii A zalicza się wszystkie sprawy spadkowe (czyli notabene większość akt Ns). Jak to się ma do "starej" metodyki archiwalnej...?

Pozostawienie większej ilości dokumentacji jako materiałów archiwalnych zmienia tylko koszty przechowywania itd. a nie jakieś standardy pracy. Za jedną z większych głupot archiwistyki uważam pozostawianie jakiejś liczby czy procentu określonej dokumentacji - a raczej: niszczenie całej reszty takiej dokumentacji. Z marksistowskiego założenia miała to być dokumentacja przykładowa dla historycznego poświadczania szerszych zjawisk czy zdarzeń, w praktyce kończy się to przykrym fragmentarycznym zachowaniem dokumentacji która wciąż ma wartość dowodową (historyczną też - ale jednostkowo). A potem zdarzają się takie sytuacje że zachowana ułamkowo przykładowa dokumentacja służy jedynie kilku szczęśliwcom.

[Robert2000]

Zachowywanie pewnego procentu danej dokumentacji także uważam za głupi zwyczaj. U mnie odbywa się to (o ile już coś takiego jest robione) w sposób całkowicie mechaniczny.
A co do konferencji NDAP - przecież archiwa państwowe miały nie prowadzić działalności naukowej, a jedynie urzędową.

[Caroozo]

Pozostawienie większej ilości dokumentacji jako materiałów archiwalnych zmienia tylko koszty przechowywania itd. a nie jakieś standardy pracy. Za jedną z większych głupot archiwistyki uważam pozostawianie jakiejś liczby czy procentu określonej dokumentacji - a raczej: niszczenie całej reszty takiej dokumentacji. Z marksistowskiego założenia miała to być dokumentacja przykładowa dla historycznego poświadczania szerszych zjawisk czy zdarzeń, w praktyce kończy się to przykrym fragmentarycznym zachowaniem dokumentacji która wciąż ma wartość dowodową (historyczną też - ale jednostkowo). A potem zdarzają się takie sytuacje że zachowana ułamkowo przykładowa dokumentacja służy jedynie kilku szczęśliwcom.

Jak rozmawiałem z prof. Władysławem Stępniakiem parę lat temu, twierdził on, że jest to kwestia podejścia do sprawy. Z założenia nie możemy przewidzieć, jaka dokumentacja będzie "użyteczna" dla przyszłych pokoleń - stąd też regulacje w ustawodawstwie tego, co zachować trzeba. Instytucje mogą jednak wytypować w zasadzie dowolną ilość dokumentacji, którą uznają za wartościową; w innym przypadku AP wyznaczają ilość, jaka by je interesowała (sam kiedyś dostałem "zlecenie" na konkretną ilość mb z danego zespołu - "nie mniej i nie więcej").

Nie wiem, w jakiej jednostce kolega pracuje, ale w moim resorcie przyrost akt jest wręcz gigantyczny i gdyby chodziło tylko o koszta - nie ma sprawy. Niestety - nie ma miejsca, większość akt trzyma się po 20, 30, 50 lat, migracja/wypożyczenia akt są na bardzo wysokim poziomie (dziesiątki do ponad stu dziennie). Zasób cały czas przybiera m.in. przez akta wykonawcze - np. świeżo zdane 30 mb potrafi po dwóch latach mieć 50 mb, aby pod koniec "żywota" mieć już 60-70 mb. Były lata, że przyrost tego samego zasobu odbywał się w postępie geometrycznym...

W takich warunkach brakowanie akt jest wręcz wybawieniem i doprawdy nie wyobrażam sobie określaniem "głupoty archiwistyki" takiego działania - tylko w zeszłym roku wybrakowaliśmy 300+ mb akt, a w chwili obecnej to miejsce jest już zajęte przez akta bieżące (a wydziały i tak nie zdały wszystkiego). W kwestii standardów pracy nie mogę się zgodzić - już teraz praca nad kat. A jest długa i żmudna - m.in. poprzez wymóg naszego AP, aby wszystkie strony w aktach były ponumerowane (zaś nas obejmuje foliacja). Tylko ten jeden aspekt powoduje, że np. w 3 mb akt Kolegium d/s Wykroczeń, które opracowywałem 2 lata temu, było do ponumerowania ok. 20000 stron. Akta trzeba też opracować, opisać, nanieść na spis, zapakować w kartony itd - robiłem to wielokrotnie i niech mi kolega wierzy - zmieni to zdecydowanie standardy pracy. Inną kwestią jest to, że w "naszym" rozporządzeniu jest zapis o foliacji i przy odrobinie dobrej woli z dyrektorem naszego AP można by się pewnie dogadać (wiem że np. SO Toruń tak sobie załatwił - no ale tamtejsze AP być może nie jest takie twardogłowe ).

Jakiej metody byśmy nie przyjęli, zawsze coś pominiemy - bez względu na przyjętą metodę. Być może z perspektywy badacza czy pracownika AP opracowującego przekazywany zasób zawsze jest tego za mało. Nie wiemy też, co będzie przedmiotem badań dla przyszłych pokoleń... Dla przykładu opracowywałem parę lat temu akta o ustalenie ojcostwa z okresu lat 50-tych. Sprawy obyczajowe, pięknie wykaligrafowane podania, czy też język potoczny używany przez powódki wydały mi się szczególnie ciekawe. Innym razem opracowując akta z lat 90-tych (a często też wytypowując dla sędziego akta do kat. A - z dekretacją różnie bywało) trzeba było zwrócić uwagę nie na typowość sprawy, ale właśnie na materiał dowodowy, przemiany społeczne i gospodarcze, sprawy dotyczące ludzi z tzw. "elit" itp. Zgodzę się z jednym - zbyt pochopne brakowanie nie jest wskazane.

Najlepsze perełki, jeśli nie zostały wcześniej przekazane, niestety są już nie do odzyskania. Sam opracowywałem "resztki", które jakimś cudem się zachowały - np. akta Wk (wystąpienie z kościoła katolickiego), akta opiekuńcze z załącznikami zarówno z dwudziestolecia międzywojennego jak i z III Rzeszy, czy też akta Zg o uznanie za zmarłego w wyniku działań wojennych (a w aktach w załączniku wycinek z niemieckiej gazety). Takich smaczków zapewne było znacznie, znacznie więcej. Ile tego poszło z dymem w mrokach PRLu i w dobie niewykwalifikowanych pracowników; ile akt było rwanych ręcznie i palonych w piecach przez woźnych, gdzie o zgodach nikt nawet nie słyszał (tak, tak)...

[Jarek]

Moją intencją we wcześniejszym poście było zwrócenie uwagi na ten wąski aspekt wartościowania i brakowania dokumentacji jakim jest pozostawianie jakiegoś ułamka masowej tzw. jednorodnej dokumentacji. Rozpisałeś się na temat selekcji czy wartościowania dokumentacji w ogóle. Głupotą archiwistyki nie jest szukanie sposobów na selekcję dokumentacji papierowej, tylko próby pseudonaukowego uzasadniania tej selekcji. Bo niczego naukowego w tych próbach nie ma i lepiej dać sobie z tym spokój. Określanie a priori w metrach i procentach ilości dokumentacji pozostawianej jako materiały archiwalne powinno być karalne.
Jak rozumiem "standardem pracy" określasz tak naprawdę ilość pracy jakiej wymaga zwiększony metraż kategorii A. Jak sam piszesz, nawet najlepiej przygotowany do pracy archiwista, z wrażliwością historyczną, nie jest w stanie ze stuprocentową skutecznością wyselekcjonować i zapewnić zachowanie wszystkich materiałów archiwalnych.
Archiwiści powinni wreszcie przyjąć do wiadomości że określenie przydatności dokumentacji jako źródła historycznego następuje w momencie wykorzystania jej jako takie źródło, a nie na podstawie z sufitu wziętych kryteriów, przyjmowanych w momencie wytworzenia dokumentacji.
Jestem ciekaw czy kiedykolwiek ktoś wykorzystywał naukowo te pozostawiane niedobitki akt.

[Robert2000]

A skąd wiadomo, że nie wykorzysta w przyszłości? Gdyby w ten sposób określać wartość historyczną akt, to część z nich można by puścić od razu z dymem. A bywają sytuacje, że dostępu do danych akt nie ma lub jest ograniczony z różnych powodów. I co wtedy?

[Jarek]

Chyba się nie rozumiemy. Chodzi o to że wykorzystanie dokumentacji (ani potencjalne ani faktyczne) jako źródła historycznego nie powinno decydować o jej fizycznym zachowaniu. Zachować trzeba tak dużo jak się da, i to jest zadanie archiwów i archiwistów. Względy i przepisy pozaarchiwalne decydują tak naprawdę o brakowaniu dokumentacji - np. przepisy o rachunkowości decydują o pozostawieniu na wieki sprawozdań i o brakowaniu dowodów księgowych - nikt nie ocenia przecież wartości historycznej tych ostatnich. Więc może lepiej uznać że brakujemy tylko to co inne przepisy prawa pozwalają nam kasować po określonym czasie, a resztę zachowujemy.

[Robert2000]

I z tym poglądem zgadzam się w całej rozciągłości.

[nikodem.b]

Więc może lepiej uznać że brakujemy tylko to co inne przepisy prawa pozwalają nam kasować po określonym czasie, a resztę zachowujemy

Ino gdzie i za ile? 

[Caroozo]

Chyba się nie rozumiemy. Chodzi o to że wykorzystanie dokumentacji (ani potencjalne ani faktyczne) jako źródła historycznego nie powinno decydować o jej fizycznym zachowaniu. Zachować trzeba tak dużo jak się da, i to jest zadanie archiwów i archiwistów. Względy i przepisy pozaarchiwalne decydują tak naprawdę o brakowaniu dokumentacji - np. przepisy o rachunkowości decydują o pozostawieniu na wieki sprawozdań i o brakowaniu dowodów księgowych - nikt nie ocenia przecież wartości historycznej tych ostatnich. Więc może lepiej uznać że brakujemy tylko to co inne przepisy prawa pozwalają nam kasować po określonym czasie, a resztę zachowujemy.

Mogę z całą pewnością stwierdzić, że od dłuższego już czasu następuje "nadprodukcja" dokumentacji - zarówno pod względem ilościowym, jak i jakościowym. Dołączanie do akt załącznika np. w postaci wielotomowych segregatorów; sytuacje, gdzie w akta sprawy wszywa się 200 zdjęć; dołączanie do KAŻDEJ księgi wieczystej wydruku z KRS itp. W efekcie rozmiar zasobu zwiększa się niewspółmiernie do informacji w nim zawartej. Przyczyny? Na pewno łatwość dostępu do informacji, wygoda czy wręcz lenistwo (szczególnie decydentów), nadmierna asekuracja (kopie, informacje wtórne itd). To są problemy na poziomie twórcy akt, które przekładają się na archiwum zakładowe.

Do czego dążę? Nie da się zachować wszystkiego, co by się chciało, uwzględniając tylko same koszta opracowywania i przechowywania. Może jakbyśmy mieszkali w Niemczech, ale w Polsce... Jak jest, każdy wie. Po drugie - archiwistyka zajmuje się również kwestią tego, jak poradzić sobie z "przedawnionym" zasobem - i osobiście podzielam pogląd, że nie można być zbyt sentymentalnym. Podkreślam - NIGDY nie wiadomo, jaka informacja będzie miała wartość historyczną dla badacza, a zachowanie wszystkiego, co wartościowe, jest niemożliwe. Inną kwestią jest to, że chyba tylko jednostki, które są twórcami materiałów o unikalnym znaczeniu, mogą (i powinny) sobie na to pozwolić. W jednostkach, gdzie zasób liczony jest w kilometrach mb, a przekazywany rokrocznie w dziesiątkach mb (a po zmianach w setkach), postulaty o zachowanie "tak dużo jak się da" brzmią trochę abstrakcyjnie . Na pewno nie przy takich nakładach i środkach, jak obecnie...

[Jarek]

Miej świadomość że to co piszesz w żaden sposób nie jest odkrywcze. Z masowością dokumentacji papierowej mamy do czynienia lekko licząc od stu lat. Hasło "nadprodukcja" sugeruje że to dokumentacja z założenia zbędna, niepotrzebnie tworzona, z tego co widzę taka jest też Twoja ocena. W mojej ocenie popełniasz ten sam "grzech" który ma już na sumieniu wielu archiwistów  - przypisanie sobie prawa oceniania co w dokumentacji zgromadzonej przez twórcę (referenta, inspektora, sędziego itd.) jest warte zachowania a co nie. I to jest, z grubsza rzecz biorąc, dość typowa ocena i diagnoza stawiana przez wielu archiwistów. Dlatego w tym miejscu przypomnę swoją (przewrotną) opinię - archiwum idealne to archiwum bez archiwistów - także dlatego żeby z perspektywy całego zasobu komuś nie przychodziło do głowy trzebić dokumentację prawie do korzenia, bo już i tak jest jej dużo w archiwum. Obowiązują chyba wciąż w archiwistyce zasada: zostawianie czegoś bo jest stare i niszczenie czegoś bo jest tego dużo to nie jest żadna naukowa selekcja - nie róbmy sobie jaj.
Inna perspektywa to perspektywa obywatela, który kontaktując się z organami władzy publicznej może narzekać - ale jego nie obchodzi ile dokumentacji przechowuje taki czy inny urząd czy sąd, jego denerwuje kiedy każe się mu co rusz coś wypełniać, składać, przesyłać; a z kolei jak czegoś potrzebuje sprzed lat to się okazuje że już to skasowali. Tu się jako lekarstwo pojawia elektroniczna administracja i dokument elektroniczny - jest szansa że obfitość takiej dokumentacji nie będzie problemem także dla archiwów.
W mojej jednostce też co roku przejmujemy też wciąż setki metrów bieżących dokumentacji papierowej. Najbliższy rok, może dwa, pokażą nam czy wdrożenie EZD faktycznie zredukuje ilość papieru przyjmowanego do archiwum.
Mój urząd podlega pod przepisy rozporządzenia z 18.01.2011 r. - popatrz sobie na załączone tam jrwa - kategorii B jest już tam niewiele, a jeśli jest to BE albo B wynikająca właśnie z odrębnych uregulowań prawnych. To przepisy obecnie kształtują państwowy zasób archiwalny a nie teoria i metodyka archiwalna, która tkwi chyba jeszcze w latach 60. ubiegłego wieku i nie potrafi sobie nawet poradzić z własną terminologią. Niekiedy mam wrażenie że wszystko co w archiwistyce wartościowe i przyszłościowe dzieje się obok tej metodyki i nibynaukowości. Jeśli archiwistyka nie pójdzie w kierunku zmian (jakie wymusza informatyzacja) i rzeczywistego weryfikowania głoszonych przez siebie zasad, to niech się archiwiści nie dziwią że nikt ich nie szanuje i nie nagradza.
To pytanie które zadał nikodem.b - "gdzie i za ile" przechowywać dokumentację dziś wciąż brakowaną - to jest zasadnicze pytanie archiwistyki - a nie: co zachować. Szansę daje dokument elektroniczny - stawiam tezę że zachowanie jej w całości i rezygnacja z jej tzw. naukowego opracowania i selekcji (brakowania) da nam nie tylko bogatsze źródła ale też będzie tańsze.
A jeśli nas nie stać na zachowanie wszystkiego co papierowe to myślmy o digitalizacji i przestańmy zasłaniać się pseudonaukowymi tezami, których nikt nawet nie próbuje weryfikować.

[Robert2000]

Dlatego też rola archiwistów zakładowych może wywoływać niezły ból głowy, oczywiście tych, którzy się przejmują.
W przypadku istnienia systemu EZD, zgadzam się. Ale w Polsce informatyzacja idzie, jak po grudzie, i w przypadku dokumentacji papierowej, niestety albo stety, to archiwista decyduje o wartości danych akt. Moim zdaniem, kolega z powodu swojego zachwytu dokumentami elektronicznymi buja w obłokach. A rzeczywistość jest o wiele bardziej brutalna.