Witam, proszę się o pomoc w następującej sprawie:
Zwrócono się do mnie z poleceniem przeprowadzenia instruktażu pracowników w jaki sposób klasyfikować i gromadzić dokumentację w urzędzie, by wyeliminować bądź też ograniczyć powielanie pism w poszczególnych komórkach organizacyjnych, tak by potem w archiwum nie było kilku egz. tego samego dokumentu, chodzi przede wszystkim o korespondencję i umowy (jeśli jest to możliwe).
Pismo czy też umowa powstałe np. w Ref. Ogólnym Spraw Obywatelskich czy Ref. GK trafia do adresata, jest zachowane w komórce merytorycznej, ale trafia też np. do Ref. Fin. i jak w tym referacie sklasyfikować taką dokumentację, jak długo ją przechowywać na jakiej zasadzie wprowadzać do spisu spraw?
Instrukcja kancelaryjna podaje jak postępować w takich przypadkach, ale jak np. interpretować § 9.3.?
?§ 9. 1. W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie tradycyjnym komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.
2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna.
4. Jeżeli dokumentacja, o której mowa w ust. 2, została oznaczona znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc.?
Bardzo proszę o wskazówki i z góry dziękuję