Autor Wątek: ta sama dokumentacja w różnych komórkach org.  (Przeczytany 1821 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Pieczątka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 8
Witam, proszę się o pomoc w następującej sprawie:

Zwrócono się do mnie z poleceniem przeprowadzenia instruktażu pracowników w jaki sposób klasyfikować i gromadzić dokumentację w urzędzie, by wyeliminować bądź też ograniczyć powielanie pism w poszczególnych komórkach organizacyjnych, tak by potem w archiwum nie było kilku egz. tego samego dokumentu, chodzi przede wszystkim o korespondencję i umowy (jeśli jest to możliwe).
Pismo czy też umowa powstałe np. w Ref. Ogólnym Spraw Obywatelskich czy Ref. GK trafia do adresata, jest zachowane w komórce merytorycznej, ale trafia też np. do Ref. Fin. i jak w tym referacie sklasyfikować taką dokumentację, jak długo ją przechowywać na jakiej zasadzie wprowadzać do spisu spraw?

Instrukcja kancelaryjna podaje jak postępować w takich przypadkach, ale jak np. interpretować § 9.3.?

?§ 9. 1. W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie tradycyjnym komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.

2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna.

4. Jeżeli dokumentacja, o której mowa w ust. 2, została oznaczona znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc.?

Bardzo proszę o wskazówki i z góry dziękuję  :)

Offline kalon

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 95
Odp: ta sama dokumentacja w różnych komórkach org.
« Odpowiedź #1 dnia: Luty 05, 2015, »
Jest to nagminny problem, ja staram się informować pracowników, aby nie powielali dokumentacji. Macierzysta komórka zakłada sprawę i prowadzi ją do końca, natomiast jeśli muszą pisma trafiać do innych referatów, to trafiają jako kserokopia dla potrzeb tego referatu. Jeśli w teczkach są spisy spraw mamy też rubrykę uwagi i tam odnotowujemy "oryginał w GKI".
Nie sądzę by w tym momencie teczki spraw się dublowały, ponieważ pierwsze pismo trafia do odpowiedniej komórki, ta zakłada sprawę, teczkę, jeśli pismo wymaga przekazania informacji do innego referatu kopiujemy a w naszej wciąż jest oryginał i jest to teczka macierzysta.