dokumentacja zadań inwestycyjnych

[lukas_drill]

witam,
mam pytanie: jak archiwizujecie dokumentację zadań inwestycyjnych miasta? Tzn. miasto dajmy na to robi kanalizację jakiejś ulicy czy dzielnicy albo oświetlenie ulicy. Czy to powinno być w grupie 701 inwestycje komunalne? Tam jest potem planowanie, przygotowanie itp?
Ciekaw jestem jak to u Was wygląda
pozdrawiam

[brady]

Podnoszę temat.
Mam problem właśnie z dokumentacją dotyczącą inwestycji komunalnych.
Obecnie referent, który nie miał do czynienia z większością inwestycji typu wodociągi, kanalizacje - przekazuje mi dokumentację takiej inwestycji w następujący sposób:
Zwykle jeden spis zdawczo odbiorczy dotyczy jednej inwestycji np. kanalizacja we wsi X,
7011- przygotowanie inwestycji komunalnej- i pod tym hasłem uszczegółowione teczki np.- teczka korespondencyjna,  projekt wykonawczy, przedmiar robót, kosztorys inwestorski, operaty wodnoprawne oraz
7013- realizacja i odbiór inwestycji komunalnych. tu zwykle zostaje teczka korespondencyjna dotycząca realizacji.
Roczniki to czasem 1998-2013.
Tak było przyjmowane zanim ja przejęłam archiwum i tak przejmuje dalej bo nie mam pojęcia jak te inwestycje ugryźć, ale też nie chcę by dalej leżały rzucone na magazyn.
W międzyczasie była kontrola z AP, ale poprzedniczka nie umiała mi powiedzieć czy coś zanegowano z tych teczek.
Czy ktoś mógłby mi powiedzieć jak to archiwizowanie powinno prawidłowo wyglądać? Będę wdzięczna za każdą pomoc!

[Śpioszek]

Podnoszę temat.
Mam problem właśnie z dokumentacją dotyczącą inwestycji komunalnych.
Obecnie referent, który nie miał do czynienia z większością inwestycji typu wodociągi, kanalizacje - przekazuje mi dokumentację takiej inwestycji w następujący sposób:
Zwykle jeden spis zdawczo odbiorczy dotyczy jednej inwestycji np. kanalizacja we wsi X,
7011- przygotowanie inwestycji komunalnej- i pod tym hasłem uszczegółowione teczki np.- teczka korespondencyjna,  projekt wykonawczy, przedmiar robót, kosztorys inwestorski, operaty wodnoprawne oraz
7013- realizacja i odbiór inwestycji komunalnych. tu zwykle zostaje teczka korespondencyjna dotycząca realizacji.
Roczniki to czasem 1998-2013.
Tak było przyjmowane zanim ja przejęłam archiwum i tak przejmuje dalej bo nie mam pojęcia jak te inwestycje ugryźć, ale też nie chcę by dalej leżały rzucone na magazyn.
W międzyczasie była kontrola z AP, ale poprzedniczka nie umiała mi powiedzieć czy coś zanegowano z tych teczek.
Czy ktoś mógłby mi powiedzieć jak to archiwizowanie powinno prawidłowo wyglądać? Będę wdzięczna za każdą pomoc!

Jeśli chodzi o klasyfikację to klasa 701 jest ok,
tylko teraz pytanie po co robić oddzielne spisy z-o na każdą inwestycję...
kolejna sprawa teczka pod numerem klasyfikacyjnym w danej komórce może być założona w danych roku tylko jedna, jeśli chcecie dzielić klasę 7011 to w ramach podteczek (bo napisałaś "uszczegółowione teczki" w liczbie mnogiej..)

[lukas_drill]

witam,
a co w sytuacji, jeśli kilka osób prowadzi różne inwestycje, jak u nas np? Tzn w Wydziale Inwestycji pracuje dajmy na to obecnie 5 osób, które prowadzą różne inwestycje. Skoro są w tym samym wydziale, to nie mogę wszyscy korzystać z teczek 7010, 7011, 7012 itp, bo numery spraw będą się dublować... Więc może powinni pozakładać sobie podteczki? I tak: w teczce głównej np 7011 będzie 5 pozycji z informacjami, ze są to podteczki, od 7011.1. do 7011.5 odnośnie danej osoby i tak w każdej klasie dot. inwestycji komunalnych. I w ramach tychże podteczek będą sobie prowadzić swoje inwestycje.
A kwestia przekazywania potem do AZ? Skoro w danej inwestycji komunalnej mamy kat od BE5 do A?

[lukas_drill]

Acha, no i jeszcze jedna rzecz: miasto coś wybuduje (most, budynek, kanalizację, oświetlenie, remont budynku, drogi. itp). No jest to inwestycja komunalna i stosujemy klasy jak wyżej, ale i zarazem czy nie ma tutaj zastosowania prawo budowlane, że trzymamy dokumentację przez cały okres istnienia budynku, mostu, oświetlenia itp?
Czy więc dokumentacja nie leży w zasadzie wieczyście w archiwum zakładowym, aż coś się wyburzy albo sprzeda?
Dziwne  to i pełne znaków zapytania...
No bo inwestycji w roku jest mnóstwo i w końcu w archiwum miejsca zabraknie, jak będzie to leżeć setki lat...

[Bolek]

[...] Tzn w Wydziale Inwestycji pracuje dajmy na to obecnie 5 osób, które prowadzą różne inwestycje. Skoro są w tym samym wydziale, to nie mogę wszyscy korzystać z teczek 7010, 7011, 7012 itp, bo numery spraw będą się dublować... Więc może powinni pozakładać sobie podteczki? [...]

Pracowałem wydziale jeszcze z 3 osobami i korzystaliśmy z tych samych klas i nie było potrzeby zakładania jakoś podteczek dla osób. Nie było problemu z ogarnięciem tematu. Ale znam urzędy, że w obrębie wydziału powtarzały się znaki spraw bo każda osoba dla siebie zakładała sobie teczki spraw. 

[lukas_drill]

Czyli jak to ogarniały?

[Bolek]

Jakoś ogarniały. Archiwistka zakładowa (i przy okazji koordynator czynności kancelaryjnych) wałczyła z tym ale skutek był mizerny (przynajmniej w owym czasie). Może teraz jest lepiej?

[Rovan]

Skoro są w tym samym wydziale, to nie mogę wszyscy korzystać z teczek 7010, 7011, 7012 itp, bo numery spraw będą się dublować

Jedna teczka rzeczowa = jeden spis spraw. Nic nie ma prawa się dublować, niezależnie od tego jak wielu pracowników w komórce korzysta z tej samej klasy rzeczowej.

[MarcinP]

Podteczki zakłada się ze względu na temat/przedmiot spraw, a nie ze względu na prowadzących (np. sprawy pani Jadzi itd.). Wg mnie rejestrowanie spraw w jednej komórce, ale w ramach odrębnych podteczek (ze względu na prowadzących te sprawy), jest nieprawidłowe. Tak jak Rovan zauważył - spis spraw w danej komórce jest jeden: sprawę nr 1 prowadzi X, sprawę nr 2 prowadzi Y, a sprawę nr 3 prowadzi Z. Ale spis spraw mają jeden wspólny.

[Danutka]

Mam pytanie dot. dokumentacji inwestycji: a konkretnie chodzi mi o ich brakowanie. Czy ktoś z Państwa brakował dokumentację inwestycji typu, budynków, szkół, kanalizacji, remontów dróg, gazociągu itd. itp. Chodzi mi o dokumentację aktową, nie techniczną? czy ona musi być przechowywana np. do śmierci technicznej budynku tak samo jak techniczna? Czy korespondencja, ustalenia projektowe mogą być wybrakowane ? Bo zalegają mi w archiwum akta z lat'90, a nawet '80.
Jak to jest u Państwa?

[archiwumUM]

Mam pytanie dot. dokumentacji inwestycji: a konkretnie chodzi mi o ich brakowanie. Czy ktoś z Państwa brakował dokumentację inwestycji typu, budynków, szkół, kanalizacji, remontów dróg, gazociągu itd. itp. Chodzi mi o dokumentację aktową, nie techniczną? czy ona musi być przechowywana np. do śmierci technicznej budynku tak samo jak techniczna? Czy korespondencja, ustalenia projektowe mogą być wybrakowane ? Bo zalegają mi w archiwum akta z lat'90, a nawet '80.
Jak to jest u Państwa?

No właśnie, podłączam się do wątku. Temat z inwestycjami ciężki. Jak to ma być z tą dokumentacją? A jeszcze wspomnę co do zamówień publicznych, bowiem wiele inwestycji komunalnych jest zapoczątkowanych jako zamówienia publiczne. Czyli jakby to było po kolei. 271 - dokumentacja zamówienia (B5), 272 - umowa z postępowania (B10), a potem dokumentacja samej inwestycji komunalnej, czyli pod 701 (gdzie też kat. archiwalne są różne)?

[lukas_drill]

U mnie  sytuacja nieco się przejaśniła, jeśli chodzi o te  inwestycje i chyba nakreśliliśmy ramy, w jakich należy gromadzić dokumentację inwestycyjną.
Zamówienia publiczne to swoją drogą, mają 271, czyli dokumentacje zamówień publicznych (zapytania, korespondencja, wadia, SIWZ, itp, itd), czyli B5, oraz 272 to umowy, czyli B10. Te dokumenty są w Wydziale Zamówień Publicznych.
Natomiast inwestycje prowadzi się pod 7013, jako realizacja inwestycji komunalnych (BE5) i tutaj jest całość dokumentacji. Nie bawi się już u nas w rozdzielanie na inne teczki, bo to wg. mnie dziwnie stworzone jest i jedynie teoretycznie ładnie się w JRWA prezentuje. Dokumentacja techniczna trafia oczywiście do zarządcy budynku, obiektu, reszta pozostaje. Spis jest jeden dla danego roku, w teczce głównej mamy tylko spis spraw a sprawy (czyt. inwestycje) znajdują się w osobnych teczkach, bo są objętościowo spore przeważnie. W spisie zd-odb. widnieje na 1 pozycji teczka główna ze spisem spraw a potem kolejne sprawo-inwestycje wg \kolejności w spisie spraw teczki głównej.
No i tak to działa...

[Danutka]

A jak z kwestią brakowania tych dokumentów? Techniczna która zostaje u nas to trzyma się pewnie do śmierci technicznej obiektu? Przetargi to ok, to się niszczy po 5 latach, ale jak z korespondencją, ustaleniami przebiegu drogi, trasy rur, pozwoleniami właścicieli na wejście na wykorzystanie ich terenu itp. itd. ? Też to może być wybrakowane jak minie okres przechowywania (BE5) ? czy to jest jakoś inaczej liczone?

I jak traktujecie państwo dokumentację techniczną wtórną? Tzn. główna techniczna trafia do zarządcy obiektu, a czasem się zdarzyło, że został jakiś egzemplarz dodatkowy u nas w gminie, i co z tym egzemplarzem? Jako Bc traktować?

[lukas_drill]

Kategoria BE5  wymusza ekspertyzę, więc bez opinii kogoś z AP i tak się nie obejdzie. Wówczas będzie można pisać wniosek o brakowanie lub coś przekwalifikują. WG. mnie w tym BE5 leży to wszystko co Pani wspomniała, czyli korespondencja, ustalanie przebiegów, zgody na wejście w teren itp.
A co do tej dodatkowej dokumentacji technicznej: pozostawiłbym w teczce jako kolejny egzemplarz, podczas ekspertyzy to wyjdzie i będzie do brakowania.