Autor Wątek: Spisy do brakowania a spisy zd-odb  (Przeczytany 20936 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Jarek

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1606
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #45 dnia: Listopad 05, 2017, »
No to już masz wyraźny przepis - paragraf 17 Instrukcji archiwalnej.
Jarek Orszulak

Offline niki0

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 23
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #46 dnia: Kwiecień 19, 2018, »
Pierwszy raz będę przeprowadzać brakowanie i nasuwa mi się pytanie w związku z zapisem w Rozporządzeniu z 2015 r. a mianowicie w kwestii tytułu jednostki, która powinna być złożona z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu i dopuszcza się łączenie w jednej pozycji spisu jednostek o identycznym tytule. I tu rodzi się moje pytanie co mam przez to rozumieć.
Gdyż mam symbol z JRWA dla gmin z 1999 zmienianego w 2003 np. 3321 Dowody księgowe (zadnia własne) i pod tym symbolem jako podtytuł na spisach mam wyciągi bankowe, faktury, polecenia księgowania, raporty kasowe, zobowiązania podatkowe, wiadomo każdy pod osobną pozycją.
I teraz czy zapis, że można łączyć identyczne tytuły odnosi się do hasła i podtytułu, czyli w spisie do brakowania pod jedną pozycją będę miała dowody księgowe - faktury z iluś tam lat, następna pozycje będą znowu dowody księgowe np. wyciągi bankowe znów z kilku lat. Czy może jedna pozycja jedno hasło czyli dowody księgowe - i wszystkie podtytuły razem, czyli faktury, wyciągi itd. jedna zbiorcza pozycja i pełno sygnatur.

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #47 dnia: Kwiecień 19, 2018, »
Łączenie w jednej pozycji spisu jest na zasadzie, że jak masz teczki Dowody księgowe np m-c I/2004, II/2004 lub dowody księgowe 2004, dowody księgowe 2005 to możesz pod jedną pozycją w spisie wpisać jako dowody księgowe 2004 (ilość jednostek - tyle ile masz teczek z m-cami) lub dowody księgowe 2004-2005.
Sytuacja,  gdzie masz różne doprecyzowanie hasła klasyfikacyjnego z JRWA, np masz 3321 Dowody księgowe: faktury 2004, i 3321 Dowody księgowe: wyciągi bankowe 2004: ja akurat ze względu na przejrzystość oceny dokumentacji przeznaczonej do brakowania nie łączyłem tych pozycji pod jedną pozycję na spisie. Chciałem, żeby kierownicy mieli pełną świadomość pod czym się podpisują, żeby nie było pretensji, że coś ukryłem w którejś pozycji.

Offline niki0

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 23
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #48 dnia: Kwiecień 19, 2018, »
Tez tak myślałam ale wolałam się upewnić, wiadomo jest to bardziej przejrzyste dla wszystkich. Ale mogę sobie kilka lat razem połączyć w jedna pozycje spisu i będę miała np. sygn 12/1-6 ; 23/1-10 z powiedzmy dwóch spisów zd.-odb.;  Dowody księgowe - wyciągi bankowe i lata np. 2004-2005 i suma z tych lat ilości teczek. Czy lepiej dla jeszcze większej przejrzystości jak w jednej pozycji spisu są np. dowody księgowe, które w spisie zd.-odb. były podzielone na miesiące to zrobić - jedna sygn 23/1-7, dowody księgowe - wyciągi i rok tylko 2004 i ilość teczek tylko z tego danego roku i z jednego spisu zd.-odb.

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #49 dnia: Kwiecień 19, 2018, »
Ja akurat bardzo szczegółowo robiłem spis do brakowania. Pracownik AP prosił, żeby bardzo szczegółowo wszystko rozpisać, żeby nie było wątpliwości dla pracownika, który wydaje zgodę na brakowanie.

Offline sto

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 23
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #50 dnia: Kwiecień 28, 2018, »
Może być coś takiego:
Znak: FK.3321 | Sygn. 12/1-6; 23/1-10 | Dowody księgowe. Wyciągi bankowe | Lata: 2004-2005 | Ilość jednostek: 24 | Uwagi: i tutaj piszesz, że akta ułożone są miesiącami w osobnych teczkach

Inna sprawa, że w instytucji, w której pracuję dział księgowy niechętnie zgadza się na niszczenie czegokolwiek i wyciągi bankowe sprzed 12/13 lat na pewno jeszcze mamy :)

Pamiętaj też, że AP nie wyda zgody na brakowanie na podstawie samych tylko tytułów teczek i haseł z JRWA. Zwykle na spisie akt do brakowania musisz im dokładnie opisać jakie rodzaje dokumentacji znajdują się w danej teczce, bo inaczej konieczne będą dodatkowe wyjaśnienia.

Offline niki0

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 23
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #51 dnia: Czerwiec 05, 2018, »
O jeszcze jedną kwestię chciałabym zapytać, mianowicie, w spisie do brakowania wpisuje znak akt/znak sparwy taki jak mam na spisach zd.-odb. do niego tytuł z jrwa, a w uwagach dookreślam co autor miał namyśli biorąc taki symbol. Ale co w przypadku gdy ktoś np. zaklasyfikował dane akta np. pod symbol 312 (jrwa z 1999r. dla gmin)- czyli symbol który nie ma kategorii, albo co lepsze rozszerzył sobie sam jrwa np. nadając symbol 3131. Co w takiej sytuacji wpisywać ten znak akt/sprawy, czy pozostawiać w spisie do brakowania pole puste lub z adnotacją że brak symbolu w jrwa nie zważając co kto umieścił kiedyś na spisie zd.-odb.

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 195
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #52 dnia: Czerwiec 05, 2018, »
Też miałam taką sytuację. Podawałam znak, który zastałam na dokumentacji, określałam tematykę rzeczową i posługując się przykładowym wykazem akt Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, określałam kategorię archiwalną. Nie wiem, czy dobrze robiłam, ale nie widziałam innego rozwiązania.

Offline Bolek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 444
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #53 dnia: Czerwiec 05, 2018, »
O jeszcze jedną kwestię chciałabym zapytać, mianowicie, w spisie do brakowania wpisuje znak akt/znak sparwy taki jak mam na spisach zd.-odb. do niego tytuł z jrwa, a w uwagach dookreślam co autor miał namyśli biorąc taki symbol. Ale co w przypadku gdy ktoś np. zaklasyfikował dane akta np. pod symbol 312 (jrwa z 1999r. dla gmin)- czyli symbol który nie ma kategorii, albo co lepsze rozszerzył sobie sam jrwa np. nadając symbol 3131. Co w takiej sytuacji wpisywać ten znak akt/sprawy, czy pozostawiać w spisie do brakowania pole puste lub z adnotacją że brak symbolu w jrwa nie zważając co kto umieścił kiedyś na spisie zd.-odb.
Z tego co widzę to w jrwa dla gmin 312 - Opłaty autor teczki zrobił komasację klasy. W tym przypadku nie ma to znaczenia, gdyż kategoria archiwalna dla haseł niższego rzędu wszędzie jest B5. Teraz podatki i opłaty publiczne masz B10, więc musisz to uwzględnić we wniosku.
Co do klasy 3131 to co autor tam wymyśli? Dla 313 jest kategoria B5.

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #54 dnia: Czerwiec 05, 2018, »
No dobrze ale co w przypadku hasła 7224 Przekazywanie gruntów, sprzedaż, dzierżawa, zarząd?.  Ta klasa 7224 ma jeszcze klasy niższego rzędu, dla których kategorie archiwalne są różne, od b-5, poprzez b-15, be10 aż do kat. A. W teczkach mam różne rzeczy, które pasują pod 3-4 hasła niższego rzędu. Archiwizować jako 7224 z  najwyższa kategoria?

Offline Bolek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 444
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #55 dnia: Czerwiec 05, 2018, »
Stosujesz najwyższą kategorię dla całości. Archiwum Państwowe i tak nie wydałoby ci zgody na jej wybrakowanie. No chyba, że wydzielisz z tej teczki ewidentną kategorię A i utworzysz osobną teczkę. Z problemem komasacji klas zmaga się niestety wielu archiwistów. Znam przypadki, że urząd musiał trzymać przez 5 lat dłużej regały dokumentacji, bo na metr akt kategorii  B5 przypadało 5 cm kategorii B10. Nie chciało się pracownikom wydzielać to archiwista musiał się głowić :(

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #56 dnia: Czerwiec 06, 2018, »
Najgorzej mam z dokumentami Skarbnika Gminy, tam są projekty budżetu... zmiany budżetu, ale też jakieś odpisy zarządzeń, odpisy uchwał, plany finansowe Urzędu, jak i jednostek podległych. I samej kat. A teczki zawierają znikome ilości, ale kategorie nadam najwyższą, czyli A. Zwróciłem się z prośbą do Skarbnika o wyodrębnienie akt odpowiadającym kat. A dla teczek z 4 ostatnich lat to odmówił.

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 431
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #57 dnia: Czerwiec 06, 2018, »
Jeżeli w teczce jest mydło i powidło to za prawidłowe uporządkowanie, klasyfikacje i kwalifikację odpowiada prowadzący sprawę. Nie mozna przyjmowac teczek z zawartozcia "teczka pana Zenka" i pozniej sie gimnastukowac jak to opisac i co z tym zrobic. Archiwista ma prawo odmówić przyjęcia akt nieuporzadkowanych! No chyba ze ma duuuuzo wolnych półek w magazynach i chce trzymać śmieci jako kategorię A. Zawsze można spróbować uderzyć do wyższej instancji czyli wójta a jeśli to nie pomorze to zadbać o to zeby archiwista w protokole z kontroli zwrócił uwagę na odpowiednie aspekty.

Offline niki0

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 23
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #58 dnia: Czerwiec 06, 2018, »
Z tego co widzę to w jrwa dla gmin 312 - Opłaty autor teczki zrobił komasację klasy. W tym przypadku nie ma to znaczenia, gdyż kategoria archiwalna dla haseł niższego rzędu wszędzie jest B5. Teraz podatki i opłaty publiczne masz B10, więc musisz to uwzględnić we wniosku.
Co do klasy 3131 to co autor tam wymyśli? Dla 313 jest kategoria B5.
Kwestia symbolu 312 przy całej reszcie dziwnych praktyk jest mało problematyczna, pomijając że robili jeszcze lepszą komasacje czyli łączyli symbol 311/312, ale wszystko jest B także da się to ogarnąć. Co do 3131 i 3132 bo tak sobie rozszerzono, to pod tymi symbolami zarchiwizowano Potwierdzenia odbioru - pod jednym nakazy płatnicze, pod drugim decyzje. Są to dwa segregatory ze zwrotkami po prostu. I niestety jest to na spisie zd.- odb. Łatwiej by było jakby te zwrotki podobnie jak co niektóre dokumenty były po prostu niespinane i porzucone w archiwum.

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #59 dnia: Czerwiec 06, 2018, »
Zawsze można spróbować uderzyć do wyższej instancji czyli wójta a jeśli to nie pomorze to zadbać o to zeby archiwista w protokole z kontroli zwrócił uwagę na odpowiednie aspekty.
Chyba mi tylko ta, druga opcja pozostała. Wójt nie rozumie problemu, twierdzi że po to jestem archiwistą, żeby za pracownika to poprawić...