Autor Wątek: Spisy do brakowania a spisy zd-odb  (Przeczytany 20922 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #30 dnia: Październik 06, 2017, »
Nie wiem czy dobrze rozumiem ale jeśli chcesz wstecznie nadawać klasyfikację archiwalną poprzez opisanie akt "właściwą klasą z JRWA" to zawróć z tej błędnej drogi ;) Dokumentację, którą masz w archiwum, i co do której nie nadawano klasy traktujesz jako prowadzoną "bez stosowania wykazu akt" i żadnych klas nie wymyślasz. Inna sprawa, że trzeba nadać kategorię archiwalną ale to wszystko co możesz zrobić. Kategorię ustalasz zgodnie z faktyczną zawartością teczki, a nie jej opisem. Więc jeśli teczka zawiera faktycznie np. potwierdzenie pobranych opłat to przypisujesz jej kategorię jak opłatom, ale jeśli mimo opisu zawiera coś innego trzeba przypisać kategorię adekwatną ;)
Bardzo cenna wskazówka, bardzo dziękuje  :) Szkoda, że tak  późno się o tym dowiedziałem, gdyż już kończę wydzielanie akt do brakowania.
W takim przypadku rozumiem, że w spisie dokumentacji przeznaczonej do brakowania nie podaje klasyfikacji, co za tym idzie również tytułu teczki według JRWA ale tytuł zgodny z zawartością teczki. No i oczywiście odpowiednią kat. archiwalną.

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #31 dnia: Październik 06, 2017, »
Mam takie cuda jak teczkę z lat 1998-2006. Spis z natury. Robię klasyfikację wg nowszego JRWA, czyli z 2004. W JRWA z 1999 była wyższa kat. archiwalna, przykładowo B20, a w JRWA z 2004 mam kat. B10. Nadać niższą?

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 431
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #32 dnia: Październik 06, 2017, »
Jeszcze raz:
Klasyfikacja zgodna JRWA aktualnym w momencie wytwarzania dokumentacji.
Kwalifikacje zmieniamy tylko wtedy jeśli w nowym JRWA okres przechowywania jest dłuższy.

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #33 dnia: Październik 07, 2017, »
Jeszcze raz:
Klasyfikacja zgodna JRWA aktualnym w momencie wytwarzania dokumentacji.
Ale dokumentacja wytwarzana w teczce przez 9 lat...obowiązywały przez ten okres dwa JRWA, w których są różne kat. archiwalne. Klasyfikować wg tego z 1999roku?

Offline stany

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 361
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #34 dnia: Październik 11, 2017, »
Zmieniamy tylko kwalifikację wg. najnowszego, obowiązującego RWA, czyli gdy z 2004r. jest aktualny to zgodnie z tym z 2004.

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #35 dnia: Październik 11, 2017, »
Zmieniamy tylko kwalifikację wg. najnowszego, obowiązującego RWA, czyli gdy z 2004r. jest aktualny to zgodnie z tym z 2004.
Dzięki bardzo :)

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #36 dnia: Październik 14, 2017, »
Mam pytanie odnośnie brakowania oraz spisów zd.-odb. Tak jak wcześniej pisałem, przejmując zaniedbane archiwum kilka miesięcy temu postanowiłem wciągać na spisy zd.odb nawet lekko przeterminowane akta, żeby była jakaś ewidencja. Kończę powoli wydzielać dokumentację do brakowania.  Na starym spisie dot. referatu finansów ująłem tylko akta do brakowania. Stworzę później kolejny spis rzeczy, które zastałem i zarchiwizuję. A teraz Referat finansów  naciskał, żebym przyjął od nich dokumentację, żeby zwolniło im się miejsce w szafach. Przejmę kilkadziesiąt teczek. Chciałem je wciągnąć na nowy spis zd.odb. Zatem w jednym roku będę miał 3 spisy zd-odb dla tego samego referatu, to nie jest problemem? Rozumiem,że co przejmowanie dokumentacji, mam prawo robić nowy spis?

Offline Bolek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 444
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #37 dnia: Październik 15, 2017, »
Jeśli chcą abyś przejął od nich akta niech ci zrobią spisy. Nie wręczając ich w robocie bo niczego w przyszłości nie wyegzekwujesz. Ani spisów, ani porządnie opisanych akt, kompletnych, itp.

Offline Grzesiek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 136
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #38 dnia: Październik 16, 2017, »
Cytuj
Rozumiem,że co przejmowanie dokumentacji, mam prawo robić nowy spis?
Po pierwsze im szybciej nauczysz ludzi, że to Oni robią spisy, porządkują itd. tym lepiej dla Ciebie i dla dokumentacji ;). Ja zawsze powtarzam, że to dokumentacja działu, a archiwista ją przechowuje i zarządza, jak sobie ją zorganizują Działy tak potem mają udostępnione...
Po drugie co do zasady powinieneś mieć komplet dokumentacji w jednym roku na jednym spisie B i jednym A - ale skoro są takie zaszłości to tak nie osiągniesz i wówczas trudno, każde przejęcie na osobnym spisie. Przypomnij, że to tak ostatni raz. W kolejnym roku wymagaj harmonogramu przekazywania i tego się trzymaj (dobra rada ale trudna do realizacji, wiem po sobie ;)).

Powodzenia

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #39 dnia: Październik 16, 2017, »
Właśnie walczę z ludźmi od 2 miesięcy...tam gdzie, mamy referaty zamiast samodzielnych stanowisk to naciskam na kierowników. Niektórzy naprawdę chcą pomóc, porządkuje swoje, jak chcą przekazać to pokazuje im co jak ma być i tak robią. Niektórzy nadal się stawiają, tłumacząc że czasu na to nie mają.
We wspomnianym wcześniej referacie finansów wyznaczyli mi osobę, która stworzyła mi spis zd.odb i wszystko ładnie przygotowała do przekazania. Tylko mi zostało nadać nr spisu.

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #40 dnia: Listopad 03, 2017, »
 Czy przy każdym przejmowaniu akt (co roku) z komórek powinno się tworzyć nowy spis zd-odb czy dobijać do starego?
Pracownicy robią mi spisy zd-odb akt. Nadaje im nr spisu...Nadawałem nowy kolejny nr spisu, po to żeby nr spisu/pozycja ze spisu tworzył mi sygnaturę archiwalna. Bardzo doświadczona archiwista z firmy archiwizacyjnej mówi, mi że powinienem te pozycje ze spisu dobijać do istniejącego już spisu z lat poprzednich z danej komórki.
Jeśli zadaje bardzo oczywiste pytania, to przepraszam. Nie mogę znaleźć odpowiedzi, ani w poradniku ani na forum.

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 364
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #41 dnia: Listopad 03, 2017, »
Każdorazowo tworzy się osobny spis. Archiwista potwierdza przyjęcie akt i układa na półkę. Sprawa zakończona. Kolejne przyjmowanie akt na kolejnym spisie.
Ja kiedyś też w sadzie stosowałem praktykę, że pracownicy dopisywali do spisu akta z danego rocznika. Nie jest to jednak dobra praktyka.

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #42 dnia: Listopad 03, 2017, »
Każdorazowo tworzy się osobny spis. Archiwista potwierdza przyjęcie akt i układa na półkę. Sprawa zakończona. Kolejne przyjmowanie akt na kolejnym spisie.
Ja kiedyś też w sadzie stosowałem praktykę, że pracownicy dopisywali do spisu akta z danego rocznika. Nie jest to jednak dobra praktyka.
Pytam bo mam firmę archiwizacyjną z wieloletnim doświadczeniem u mnie w Urzędzie, która dopisuje nowe pozycje do istniejących spisów. Zwróciłem im uwagę, że na kursie uczono mnie inaczej, na co odpowiedź była taka, że archiwum państwowe w Elblągu nie kwestionuje poprawności takich praktyk.

Offline Jarek

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1606
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #43 dnia: Listopad 03, 2017, »
Paco1987, jako początkujący archiwista w urzędzie gminy zacznij przede wszystkim od gruntownego zapoznania się z obowiązującymi Cię przepisami - przede wszystkim z Instrukcją archiwalną czyli załącznikiem nr 6 do tego rozporządzenia:
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20110140067/O/D20110067.pdf
Wszystko masz opisane w paragrafie 14 i 17 tej Instrukcji. I nie słuchaj bajeczek pracowników firmy archiwizacyjnej, ap nie ma nic do tego co oni robią, to Twój urząd będzie odpowiadał za stan uporządkowania dokumentacji.

pozdrawiam
Jarek Orszulak

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 72
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #44 dnia: Listopad 04, 2017, »
Paco1987, jako początkujący archiwista w urzędzie gminy zacznij przede wszystkim od gruntownego zapoznania się z obowiązującymi Cię przepisami - przede wszystkim z Instrukcją archiwalną czyli załącznikiem nr 6 do tego rozporządzenia:
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20110140067/O/D20110067.pdf
Wszystko masz opisane w paragrafie 14 i 17 tej Instrukcji. I nie słuchaj bajeczek pracowników firmy archiwizacyjnej, ap nie ma nic do tego co oni robią, to Twój urząd będzie odpowiadał za stan uporządkowania dokumentacji.

pozdrawiam
Zanim wdałem się w dyskusję z archiwistką to przeczytałem instrukcję archiwalną od deski do deski, ale nie mogłem znaleźć punktu, w którym jest wyraźnie napisane, że każde przejmowanie akt to nowy spis zd-odb. Nie mogę jej przekonać, bo nie mam argumentu w postaci wyraźnego przepisu. Kobieta tłumaczy się, że akt nie przejmuje z komórek...tylko zastała w AZ