Autor Wątek: Spisy do brakowania a spisy zd-odb  (Przeczytany 31644 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline lukas_drill

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 158
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #15 dnia: Styczeń 22, 2015, »
Cytuj

A jak znajdziesz potem właściwe spisy i pozycje, żeby wykreślić z nich wybrakowane pozycje?? Przecież nie zrobisz tego przed wydaniem zgody przez AP? ;)

Upierasz się bez sensu....
Ano znajdę w taki sposób, że przecież na każdej teczce mam w prawym dolnym rogu sygnaturę archiwalną...potem znajdę spis w kompie i trafię na półkę, gdzie była


Cytuj
A lukas_drill sygnatura archiwalna do podstawowy sposób ewidencjonowania teczek w archiwum, jak pytasz się po co ona na spisach do brakowania to ręce opadają. Spróbuj wysłać spis do AP bez sygnatur, jest duże prawdopodobieństwo, że odeślą Ci spis do poprawki ;)
Ja wiem o tym, ale bez sensu jest pisanie owej sygnatury na spisach do brakowania...wg mnie :)
Co do poprawki spisów: jak piszesz w rubryce "spis z natury", to AP nie ma się o co czepiać :P
« Ostatnia zmiana: Luty 02, 2015, wysłana przez Rafał Rufus Magryś »

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #16 dnia: Styczeń 22, 2015, »
Cytuj
Co do poprawki spisów: jak piszesz w rubryce "spis z natury", to AP nie ma się o co czepiać.

Powiedz to AP w Warszawie :)
 Jakieś 7 lat temu popełniłem ten błąd i brakując dokumentację, która uległa przeterminowaniu w komórce organizacyjnej wpisałem "spis z natury".
Odesłali, kazali sporządzić spis z/o i podać sygnatury na spisie do brakowania.

Offline lukas_drill

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 158
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #17 dnia: Styczeń 22, 2015, »
To już chyba przesada i szczyt biurokracji...
W moim urzędzie była kiedyś kontrola z AN w Krakowie (jeszcze nie za moich czasów) i napisali, aby dokumentację, która uległa przedawnieniu a znajduje się wciąż w komórkach organizacyjnych, spisywać od razu na spisach do brakowania, gdyż - cyt" zaoszczędzi to czasu, papierów i dodatkowej pracy archiwiście" - koniec cytatu.
I to wg mnie jest racjonalne i zdrowe podejście do archiwistyki. Niektórzy jak widzę przesadzają... :D

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • starszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 451
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #18 dnia: Styczeń 22, 2015, »
Tak naprawdę archiwista zakładowy formalnie odpowiada za dokumentację która ma na stanie, czyli taką która została  przekazana do archiwum zakładowego (uprzednio odpowiednio przygotowana przez pracowników komórek organizacyjnych) na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych. Jeśli chodzi o do odpowiedzialność za dokumentację przechowywaną w ko to odpowiedzialność ponosi KIEROWNIK KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ. Archiwista może prosić, upominać, ale do jego obowiązków nie należy spisywanie z natury akt przechowywanych w komórkach organizacyjnych. Tyle teorii, a w rzeczywistości wszystko zależy od siły przebicia archiwisty i jego pozycji w strukturze urzędu/firmy.

Offline Aleksander81

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 39
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #19 dnia: Styczeń 22, 2015, »
Do szycha
Cytuj
A po co koledze kategoria archiwalna w spisie do brakowania?
w AP w Pszczynie kazali nanieść kategorię archiwalna, tak samo AP w Toruniu, co AP to inny obyczaj. np. AP w Łodzi każde każdą stronę paginować, zapisaną i nie zapisaną...(polecenie kier. AP) Na Śląsku paginuje się tylko strony zapisane. Najlepiej zawczasu dowiedzieć się co preferuje AP i dostosować się do tego. ;)
 
Pozdrawiam W.

Offline RAFI

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 1
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #20 dnia: Styczeń 30, 2015, »
  :o "np. AP w Łodzi każde każdą stronę paginować, zapisaną i nie zapisaną...(polecenie kier. AP)". Chyba jakieś przekłamanie. Archiwum Państwowe w Łodzi ma dyrektora. Jestem pracownicą Archiwum Urzędu od 1996 roku (czyli pod nadzorem AP) i przez ten szmat czasu nie spotkałam się z zaleceniem paginowania pustych stron.

Offline Aleksander81

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 39
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #21 dnia: Luty 05, 2015, »
do Rafi,
omyłkowo napisałem kierownik za to przepraszam powinno być Dyrektor, jeżeli chodzi o paginowane  dokumenty po zlikwidowanym instytucie w Zgierzu (Instytut Barwników i Produktów Organicznych w Zgierzu filia IIMP i B w Toruniu), musieliśmy paginować z obu stron co dla mnie osobiście jest dziwne.
Pozdrawiam W.

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #22 dnia: Luty 09, 2015, »
Ale się dyskusja zrobiła... A sprawa banalna. Po to jest rubryka na sygnaturę archiwalną, żeby ją tam wpisywać. Ja robię spis wg kolejnych sygnatur, a nie jrwa. Teczki zdejmuję z półek dopiero po otrzymaniu zgody z AP. Poza tym wszystkie spisy z/o mam przepisane do excela, a od jakiegoś 1,5 roku przy przejmowaniu dokumentacji z komórek wymagam też spisu w formie elektronicznej. Dlatego robię spis na zasadzie kopiuj - wklej i uzupełniam rubrykę z sygnaturą. Dla ułatwienia pracy i sobie i panu z AP dodałam jeszcze rubrykę na kategorię archiwalną dla danej dokumentacji z "nowego" rozporządzenia. AP nie miało zastrzeżeń. Życzę powodzenia i mniejszej skłonności do utrudniania sobie życia  :)

Offline lukas_drill

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 158
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #23 dnia: Luty 09, 2015, »
Ok, to w takim razie skąd bierzecie ilość mb, które także trzeba podać w protokole oceny dokumentacji niearchiwalnej? Bo inaczej niż latanie z metrem po regałach i mierzenie po kilka (a czasem i po jednej) teczce to sobie tego nie wyobrażam...A pamietam, jak ktoś w pewnej książce radził, by dokumenty do brakowania odkładać na osobne regały bo łatwiej sie w tym potem odnaleźć...
Ja je pozostawiam na regałach, tylko teraz muszę sobie te mb policzyć...
To nie jest tak, że utrudniamy sobie życie, ale ja staram się zrozumieć czasem niezrozumiałe czynności czy wymogi archiwalne...

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #24 dnia: Luty 10, 2015, »
Dokumentację wytypowaną do brakowania najlepiej i chyba najprościej ułożyć na odrębnym regale/półce w kolejności zgodnej z przygotowanym spisem dokumentacji do brakowania. Ja tak praktykuję :)

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 82
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #25 dnia: Październik 03, 2017, »
Ten wątek pomógł mi- początkującemu archiwiście rozwiązać wiele wątpliwości.
Niedawno przejąłem archiwum zakładowe Urzędu Gminy. Jako początkujący archiwista przystępuje do wydzielania akt do brakowania. Przyjąłem zasadę, że dla akt bardzo przeterminowanych, czyli jak  jest 5 lat więcej niż wymaga tego kat. archiwalna robię spis z natury, młodsze wciągam na spisy zd.-odb. żeby mieć jakąś ewidencję akt, którą przedstawię kierownikom referatów.
Na szkoleniu radzono wszystko, co zastałem w archiwum zrobić spisem z natury... jednak przy takiej ilości akt obawiam się, że się bez sygnatury archiwalnej mógłbym się w tym zagubić. Proszę o poradę, czy dobrze robię.

Offline Grzesiek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 136
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #26 dnia: Październik 04, 2017, »
Jeśli to było szkolenie organizowane przez AP, któremu podlegasz to rób jak Ci mówiono, jeśli nie to pamiętaj, ze zawsze można pewne rzeczy skonsultować w AP. Czasem warto, żeby nie okazało się, że praca, którą wykonasz jest potem do poprawki. Generalnie to ja robiłem podobnie - to co zastałem bez ewidencji w archiwum i było do brakowania dawałem na spis z natury i uruchamiałem procedurę brakowania, a dla tego co powinno zostać tworzyłem spisy zd-od. Nie ma sensu tworzyć spisów zd-od i potem znowu z nich spisów na brakowanie, szkoda pracy.

Offline paco1987

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 82
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #27 dnia: Październik 04, 2017, »
Szkolenie było prowadzone przez inne AP, niż te pod które podlegam.
Jeszcze pozwolę sobie skorzystać z wiedzy doświadczonych tu kolegów. Pod jaki symbol z RWA z 2004 podpiąć sprawy czysto księgowe takie jak naliczenia i wpłaty,  poniższych należności:

1. opłata za przyłączę kanalizacyjne
2. opłata za użytkowanie wieczyste
3. opłata za czynsz dzierżawny

W komórkach wszystkie te sprawy były prowadzone jako 3120, czyli opłata skarbowa. Proponuje 3324 Księgi rachunkowe innych należności.

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 628
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #28 dnia: Październik 05, 2017, »
Jeśli to było szkolenie organizowane przez AP, któremu podlegasz to rób jak Ci mówiono, jeśli nie to pamiętaj, ze zawsze można pewne rzeczy skonsultować w AP. Czasem warto, żeby nie okazało się, że praca, którą wykonasz jest potem do poprawki. Generalnie to ja robiłem podobnie - to co zastałem bez ewidencji w archiwum i było do brakowania dawałem na spis z natury i uruchamiałem procedurę brakowania, a dla tego co powinno zostać tworzyłem spisy zd-od. Nie ma sensu tworzyć spisów zd-od i potem znowu z nich spisów na brakowanie, szkoda pracy.
Czy wy robicie te spisy ręcznie? Przecież to nie problem skopiować ze spisu na brakowanie i stworzyć jeden spis zdawczo-odbiorczy i ująć go w wykazie spisów traktując go jako spis z natury bez podziału na komórki organizacyjne. Tylko czy potem kontroler z archiwum się nie przyczepi. Lepiej skonsultować się wcześniej i jeśli zgodzą się dołączyć do spisu dla pewności notatkę służbowa z rozmowy.
prawy obrońca lewego słupka

Offline Grzesiek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 136
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Spisy do brakowania a spisy zd-odb
« Odpowiedź #29 dnia: Październik 06, 2017, »
Cytuj
Pod jaki symbol z RWA z 2004 podpiąć sprawy czysto księgowe takie jak naliczenia i wpłaty,  poniższych należności:
1. opłata za przyłączę kanalizacyjne
2. opłata za użytkowanie wieczyste
3. opłata za czynsz dzierżawny

Nie wiem czy dobrze rozumiem ale jeśli chcesz wstecznie nadawać klasyfikację archiwalną poprzez opisanie akt "właściwą klasą z JRWA" to zawróć z tej błędnej drogi ;) Dokumentację, którą masz w archiwum, i co do której nie nadawano klasy traktujesz jako prowadzoną "bez stosowania wykazu akt" i żadnych klas nie wymyślasz. Inna sprawa, że trzeba nadać kategorię archiwalną ale to wszystko co możesz zrobić. Kategorię ustalasz zgodnie z faktyczną zawartością teczki, a nie jej opisem. Więc jeśli teczka zawiera faktycznie np. potwierdzenie pobranych opłat to przypisujesz jej kategorię jak opłatom, ale jeśli mimo opisu zawiera coś innego trzeba przypisać kategorię adekwatną ;)