Autor Wątek: Ewidencja archiwalna w formie elektronicznej - bez systemu EZD  (Przeczytany 7125 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline GAP1

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 385
Chciałbym się dowiedzieć, czy w jednostce organizacyjnej w terenie, w której obowiązuje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, a jednocześnie ta jednostka nie stosuje systemu EZD, tylko tradycyjny, można prowadzić rejestr spisów zdawczo-odbiorczych akt wyłącznie w formie elektronicznej?

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Ewidencja archiwalna w formie elektronicznej - bez systemu EZD
« Odpowiedź #1 dnia: Styczeń 12, 2015, »
Tak.
Jarek Orszulak

Offline GAP1

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 385
Odp: Ewidencja archiwalna w formie elektronicznej - bez systemu EZD
« Odpowiedź #2 dnia: Styczeń 12, 2015, »
A mógłbyś rozwinąć odpowiedź? Chodzi mi o podanie konkretnych przepisów.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Ewidencja archiwalna w formie elektronicznej - bez systemu EZD
« Odpowiedź #3 dnia: Styczeń 12, 2015, »
Ale przecież odpowiedzi na Twoje pytanie dostarcza rozporządzenie które sam przywołałeś - a konkretnie sam początek instrukcji archiwalnej, czyli załącznika nr 6 do tego rozporządzenia ...
Jarek Orszulak

Offline GAP1

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 385
Odp: Ewidencja archiwalna w formie elektronicznej - bez systemu EZD
« Odpowiedź #4 dnia: Styczeń 14, 2015, »
OK. Zgadzam się z Tobą. Problem tylko jest taki, że w przywołanej przeze mnie jednostce organizacyjnej obowiązuje instrukcja kancelaryjna z 2011 r., ale już nie instrukcja archiwalna (załącznik nr 6), gdyż obowiązuje instrukcja archiwalna nadrzędnej jednostki archiwalnej (tam, gdzie pracuję). I co wtedy?

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Ewidencja archiwalna w formie elektronicznej - bez systemu EZD
« Odpowiedź #5 dnia: Styczeń 14, 2015, »
No, chyba nie bardzo. Raczej komuś tam wydaje się że obowiązuje ich inna instrukcja archiwalna. Nie da się takiego normatywu wprowadzić aktem rangi wyższej niż rozporządzenie premiera.
Jarek Orszulak

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Ewidencja archiwalna w formie elektronicznej - bez systemu EZD
« Odpowiedź #6 dnia: Styczeń 15, 2015, »
@GAP1 - Jeśli dana jednostka podlega pod rozporządzenie PRM z 2011 r., to w takiej jednostce obowiązuja wszystkie normatywy wprowadzone tym rozporządzeniem.

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 179
Odp: Ewidencja archiwalna w formie elektronicznej - bez systemu EZD
« Odpowiedź #7 dnia: Styczeń 15, 2015, »
Co raz to ciekawsze kwiatki wychodzą z Twojego archiwum wyodrębnionego GAP1;)

A ja miałbym trochę inne pytanie. Czy ktoś z kolegów/koleżanek, którzy podlegają rozporządzeniu z 2011 r. i jako system wiodący stosują EZD używają tego systemu do prowadzenia spraw spraw dotyczących brakowania czy przekazywania akt do AP? Tylko dokumentacja elektroniczna bez papieru?

U mnie w urzędzie stosuje się jako wiodący system EZD, jest początek roku więc przygotowywane są wyłączenia od podstawowego systemu obiegu dokumentacji... Obecnie sprawy dot. brakowania/przekazywania prowadzę w papierze i tak mi dobrze;) Ale nie wiem czy jak nie znajdę jakiegoś sensowengo powodu/przepisu dla czego wolę papier, to mogę zostać "zmuszony" do przestawienia się na EZD w sprawach dot. brakowania/przekazywania;)

Offline GAP1

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 385
Odp: Ewidencja archiwalna w formie elektronicznej - bez systemu EZD
« Odpowiedź #8 dnia: Styczeń 15, 2015, »
Koledzy, ale tak jest. Co ja na to poradzę? A instrukcja archiwalna wprowadzona jest decyzją komendanta jednej ze służb mundurowych (trochę zdradzę tajemnicę).

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Ewidencja archiwalna w formie elektronicznej - bez systemu EZD
« Odpowiedź #9 dnia: Styczeń 16, 2015, »
Twoja enigmatyczność nie sprzyja udzielaniu odpowiedzi na Twoje pytania. Mam jednak wrażenie że może być jeszcze dziwniej - jednostka ma prawidłowo wprowadzoną IA, natomiast komuś zaczęło wydawać się że obowiązuje ich IK i rozporządzenie z 18.01.2011. A jrwa jakiego używają?
Jarek Orszulak

Offline GAP1

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 385
Odp: Ewidencja archiwalna w formie elektronicznej - bez systemu EZD
« Odpowiedź #10 dnia: Styczeń 17, 2015, »
Moja enigmatyczność wynika z praktycznych względów, a konkretnie obawy o pracę. Niestety, taka rzeczywistość. A jeśli chodzi o wątek - nasza służba mundurowa posiada instrukcję archiwalną dla wszystkich jednostek organizacyjnych, która jest nadana przez zwierzchnika, stojącego na jej czele. Z drugiej strony - my mamy własną instrukcję kancelaryjną, a jednostki terenowe jako zespolona administracja rządowa - własną, właśnie tę z 2011 r. JRWA my stosujemy własny, a oni ... cóż ...oni formalnie mają wykaz akt z instrukcji z 2011 r., ale ponieważ nie przewiduje ona haseł rzeczowych dotyczących naszej służby, to praktyka jest różna. Jedni stosują nasz, jedni niby tamtem. Generalnie, w tej materii występuje duży bałagan.

Offline Kajka

  • archiwa_2.5
  • starszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 451
Odp: Ewidencja archiwalna w formie elektronicznej - bez systemu EZD
« Odpowiedź #11 dnia: Styczeń 17, 2015, »
GAP1 przyznam, że się gubię w twoich wywodach. Kiedy wspomniałeś, że pracujesz w archiwum wyodrębnionym podległym pod CAW. Z tego co wiem archiwa wojskowe mają swoją instrukcję http://www.lex.pl/akt/-/akt/dz-urz-mon-2011-21-316 odrębne od cywilnych normatywy w zakresie postępowania z dokumentacją  i swój wykaz akt http://www.dz.urz.mon.gov.pl/dziennik/pozycja/zarzadzenie-368-zarzadzenie-nr-42mon-z-dnia-19-grudnia-2013-r-w-sprawie-postepowania-z-dokumentacja-zasad-jej-klasyfikowania-i-kwalifikowania-oraz-zas/
z poprzednio zasady regulowalo zarządzenie NR 3 /2005 MON archiwumcaw.wp.mil.pl/akty/zarz_3_mon.pdf poprzednio Instrukcja o zasadach archiwalizacji dokumentacji wojskowej (Sygn. Szt. Gen. WP 1344/88), a jeszcze wcześniej Zarządzenie ministra Obrony Narodowej nr 21/MON z dnia 4.04.84 roku w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów wojskowych, zasad postępowania z wojskowymi materiałami archiwalnymi oraz udostępniania tych materiałów (Dz. Rozk. MON, poz. 25). Polecam lekturę jeśli w aktualnych wykazach akt nie ma klasy na jakieś akta to sprawdza się we wcześniejszych wykazach. Storowanie normatywów cywilnych w archiwach wyodrębnionych nie jest chyba najlepszym pomyslem. A wszelkie wątpiwości można skonsultować z nadzowem archiwalnym ;)
Z tego co wiem w Resorcie Obrony Narodowej jest wdrażany system Elektronicznego Zarzadzania Dokumentacją stworzony specjalnie na potrzeby wojska, a zamiast Internetu stosowany jest w komunikacji MIL WLAN.