Obieg dokumentów - znak sprawy

[question-is]

Jak poradzić sobie z nadawaniem znaku sprawy u dyrektora?
 
Dyrektor przyjmuje masę pism do zaopiniowania, do wydania decyzji, do podpisu. Jaki powinien nadawać znak, czy zgodnie z JRWA, skoro takie pismo często przekazuje dalej - do komórki , która sprawę załatwia ostatecznie? Zarejstrować pismo musi, załóżmy, że dopuszczone jest rejestrowanie w dzienniku korespondencyjnym, więc umieszcza na piśmie liczbę dziennika - ale ponieważ obowiązuje JRWA to musi stosować też JRWA.

Pół biedy jeśli takie pismo zaczyna i kończy drogę u dyrektora - wtedy nadanie znaku nie jest aż takim problemem.

Poza tym u dyrektora takie pisma nie zostają, ponieważ idą dalej - do komórek- i jedynym śladem jest adnotacja w spisie /stąd wskazany jest dziennik korespondencyjny, by każde pismo odnotować/

A jak w takiej sytuacji ma postąpić komórka do której dyrektor przesyła pismo /już ze znakiem/ do dalszego załatwienia, powinna nadać swój znak?  
Jak uniknąć mnożenia znaków przy jednej sprawie, skoro zresztą instrukcja nie dopuszcza więcej znaków jak jeden?
A czy nie da się rozwiązać tego problemu jednym symbolem z JRWA?

proszę o podpowiedź

sound's perfect, but is not good

[Anonymous]

a kto prowadzi spisy spraw - sekretariat czy komórki organizacyjne?

[question-is]

a kto prowadzi spisy spraw - sekretariat czy komórki organizacyjne?

Komórki organizacyjne prowadzą spisy


sound's perfect, but is not good

[Anonymous]

no to nie rozumiem w czym problem, dyrektor dekretuje pismo na kierownika komórki, ten na pracownika, a ten dopiero zakłada sprawę rejestrując ją w spisie spraw odpowiedniej teczki rzeczowej.
J.

[Anonymous]

numer pisma z dziennika korespondencyjnego to zupełnie inna rzecz, nie ma to żadnego związku z jrwa. Ktoś tu chyba nie rozumie na czym polega bezdziennikowy system kancelaryjny, albo Ty, albo Twój dyrektor ... Kurczę, przecież macie instrukcję kancelaryjną? Tam to powinno być krok po kroku opisane co należy zrobić przy przyjmowaniu korespondencji.
J.

[question-is]

no to nie rozumiem w czym problem, dyrektor dekretuje pismo na kierownika komórki, ten na pracownika, a ten dopiero zakłada sprawę rejestrując ją w spisie spraw odpowiedniej teczki rzeczowej.
J.

ale dyrektor też musi u siebie dokonać rejestracji pisma, że w ogóle do niego wpłynęło, to jak w takim razie, i wykraczamy tu poza czystą dekretację, a np. pismo może dotyczyć wydania zgody albo podpisu pod umową dajmy na to. pierwsze może nie mieć jeszcze znaku bo wpływa bezpośrednio do dyrektora i on je załatwia, drugie już zapewne ma znak i wtedy z kolei co z rejestracją? chodzi też o to, że dyr. chce mieć pełny wykaz pism które przeszly przez jego biuro /choćby z tej racji, że większość idzie potem dalej/, więc to nie tylko kwestia dekretacji korespondencji kierowanej do danej komórki, ale pisma które sam w jakimś stopniu albo wyłącznie załatwia. Czyli byłaby kwestia odpowiedniej rejestracji

[Anonymous]

rejestracja pisma w dziennikach korespondencyjnych a zakładanie sprawy z użyciem symbolu z jrwa to dwie całkowicie odrębne rzeczy, nie mające wpływu na siebie. Przeczytaj najpierw dokładnie instrukcję kancelaryjną.
J.

[Kajka]

Znak sprawie nadaje, kompletuje dokumentację i ostatecznie ja archiwizuje referent sprawy w komorcej merytorycznej.