Układa się zgodnie z działaniami prowadzonymi podczas prowadzenia danej sprawy. Generalnie zgodnie z chronologią, ale poszczególne działania muszą być ze sobą połączone, czyli pismo wychodzące i cała korespondencja w związku z tym prowadzona muszą być połączone ze sobą, nie można ich rozdzielać, bo chronologia w ramach całej sprawy nie będzie zachowana.