spis spraw dla list płac

[krzysiekp]

Witam
wdrażany jest w mojej instytucji system EZD (nie podlega pod rozporządzenie z 2011 ale posiłkuję się niektórymi rozwiązaniami) i nie wiem jak postąpić z następująca sprawą. Tworzone są  teczki z listami płac w oddzielne tomy dla różnych grup pracowników. Symbol z JRWA 135. Jakie rozwiązanie przyjąć dla takiego układu tzn. z rozdziału 5 ust 6 instrukcji kancelaryjnej o wydzieleniu określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory czy też z rozdziału 53 ust 5 instrukcji kancelaryjnej gdzie dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla przedmiotu lub podmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej ?
Proszę o wyjaśnienie różnic i zaproponowanie prawidłowego w mojej sytuacji rozwiązania

[MarcinP]

Ja bym listy płac zostawił w systemie papierowym i gromadził według różnych grup pracowników w poszczególnych tomach (np. pracownicy administracji - listy płac - styczeń 2012 r. itd.). Poza tym list płac nie traktowałbym jako akt spraw, ponieważ jest to dokumentacja księgowa. Rozdział 5 ust. 6 i rozdział 53 ust 5 nie miałby tu zastosowania, skoro nie są to sprawy.

[krzysiekp]

Dzięki za podpowiedź a proszę o wyjaśnienie mi kwestii odwzorowań cyfrowych w systemie tradycyjnym Czy kancelaria ma je wykonać po zarejestrowaniu i naniesieniu pieczęci wpływu czy też przed dokonaniem tych czynności kancelaryjnych? Analizując instrukcje kancelaryjne różnych instytucji kolejność jest uzależniona od przyjętego podstawowego systemu. Jak zatem przyjęta kolejność tych czynności  ma znaczenie w kontekście pełnego odzwierciedlenia przebiegu sprawy?

[GAP1]

Odwzorowanie cyfrowe - moim zdaniem - powinno być dokonane na samym początku wpłynięcia pisma do instytucji, a nie po dokonaniu rejestracji, dekretacji itd.

[MarcinP]

Jeżeli w jednostce obowiązuje system tradycyjny wspomagany systemem elektronicznego obiegu dokumentów, to odwzorowanie cyfrowe i rejestracja pisma wpływającego wykonywane jest w tym samym czasie. Klient składa pismo do punktu kancelaryjnego, gdzie przybijana jest pieczęć wpływu i nadawany nr z dziennika przesyłek przychodzących. Czy zostanie zeskanowane pismo z pieczęcią, czy bez pieczęci, to już ma znaczenie drugorzędne, ponieważ nr z dziennika przesyłek przychodzących zarówno na pieczęci wpływu, jak i w systemie elektronicznego obiegu dokumentów musi być taki sam.

[Jarek]

Jeżeli jednostka ma system tradycyjny wspomagany przez system teleinformatyczny, to odwzorowania cyfrowe nalezy wykonywac tylko dla tych dokumentów które wchodzą w skład akt spraw będących wyjątkami od systemu tradycyjnego, tj. spraw elektronicznych. Skan powinien dokładnie odzwierciedlać treść dokumentu w składzie, dlatego skanować powinno się zawsze po umieszczeniu pieczęci wpływu.

[MarcinP]

U mnie jest trochę inaczej - do systemu elektronicznego skanuje się wszystko, z wyjątkiem projektów budowlanych, pomimo, że żadne sprawy nie są formalnie przyporządkowane EZD.

[Jarek]

To może doprecyzuję: Jeżeli jednostka ma system tradycyjny wspomagany przez system teleinformatyczny, to odwzorowania cyfrowe trzeba wykonywac dla tych dokumentów które wchodzą w skład akt spraw elektronicznych. Można je wykonywać także dla innych dokumentów - np. wtedy kiedy łatwiej jest skanować wszystko jak leci (zwłaszcza jeśli traktuje się to jako wstęp do wdrożenia EZD jako systemu podstawowego), niż deliberować co do sprawy elektronicznej a co do papierowej.

[GAP1]

A jeśli instytucja ma system EZD, to odwzorowania cyfrowe należy robić natychmiast po wpłynięciu pisma do urzędu, czyż tak?