Składnica akt

[Kajka]

Firmy prywatne nie podlegają rygorom archiwalnym, ale nie ma też zakazu stosowania JRWA. Wykaz akt, instrukcja kancelaryjna i archiwalna mogą być wprowadzone jako regulacje wewnętrzne przez dyrektora, prezesa czy inną osobę decyzyjną. Ułatwi to zarządzanie dokumentacją zarówno w komórkach organizacyjnych jak i w archiwum firmowym np ułatwi selekcję tego co warto zatrzymać na dłużej a co można zniszczyć by nie zalegało na pólkach. Zasady są po to żeby ułatwić sobie życie, w chaosie ciężko się pracuje a jeszcze ciężej coś znaleźć.

[kairos]

Dziękuję za kolejne wskazówki.
Zakładając, że Spółka jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z prezesami i radą nadzorczą i wchodzi w skład większej grupy kapitałowej. A w tej grupie kapitałowej skarb państwa ma udziały. To wtedy składnica akt, czy jak to nazwiemy musi kierować się ustawą archiwalną?
Chodzi mi o różnicę w podejściu do zakładania składnicy akt w spółkach w których skarb państwa ma udział i w takich, w których takowego nie ma.

Pozdrawiam

[Kajka]

"ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny ? tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności, ważnych dla życia publicznego i gospodarczego, niepaństwowych jednostek organizacyjnych takich, jak partie polityczne, związki zawodowe, kościół katolicki oraz inne kościoły i związki wyznaniowe, fundacje, różnego rodzaju stowarzyszenia i towarzystwa,  organy samorządu gospodarczego i zawodowego, organizacje społeczne i spółdzielcze, a także prywatne uczelnie, instytuty naukowe, banki, instytucje ubezpieczeniowe oraz wielkie przedsiębiorstwa i korporacje gospodarcze" cytat za ustawą archiwalną. Kwestia znaczenia akt firm prywatnych była poruszana w zeszłym roku na IV Krajowym Sympozjum Archiwalnym http://www.archiwa.gov.pl/pl/component/content/article/63-aktualnosci/3735-iv-krajowe-sympozjum-archiwalne.html

[GAP1]

Ja bym jednak radził skontaktować się z właściwym AP. Najwyżej uzyskasz odpowiedź, że pod nich nie będziesz podlegać.

[kairos]

Dziękuję za rady.

To co napisała Kajka cytując ustawę archiwalną nie jest jednoznaczne i daje pole do rożnych interpretacji. Zgadzacie się ze mną?

Ma może ktoś namiary na materiały IV Krajowego Sympozjum Archiwalnego, o którym było wspominane?

A i jeszcze kwestia nadzoru AP nad spółką w której będą zajmował się dokumentacją. Wolałbym tego uniknąć bowiem maja oni problem z miejscem. Ja natomiast przychodzę do nich zrobić szybki porządek z dokumentami. Jeśli natomiast chciałbym wplątać z to AP to trwało by to miesiącami (akceptacja normatyw archiwalnych, kontrole).

Pomyślałem, że zorganizuje składnicę akt, jak mi radziliście - stworze prostą instrukcję archiwalną, wezmę wykaz akt, który mi podlinkowaliście, przeszkolę pracowników i będę przyjmował spisy.

Natomiast jak za jakiś czas AP się upomni, to stworzę archiwum zakładowe w Spółce. Dokumenty, które interesowałyby AP i tak mają długie okresy przechowywania więc tak czy owak będą w Spółce przechowywane.

Myślicie, że takie wyjście z sytuacji będzie odpowiednie?

Pozdrawiam

[Jarek]

Nie, nie zgadzamy się. Po pierwsze to nie jest cytat z ustawy tylko pewnie z jakiejś literatury. Art. 42 i następne artykuły ustawy archiwalnej nie dają pola do różnych interpretacji. Po drugie jeśli "mają oni problem z miejscem" to Twoje porządkowanie będzie polegać pewnie w dużej mierze na brakowaniu. Po trzecie - ap wyjaśni Ci czy w sytuacji własnościowej tej spółki jej dokumentacja to państwowy czy niepaństwowy zasób archiwalny. Po czwarte - uparcie sprowadzasz robienie tych "szybkich porządków" do tworzenia normatywów, łącznie z jrwa, co jest nieporozumieniem.

[kairos]

Moja praca nie będzie polegała głównie na brakowaniu bowiem jest to młoda spółka (ma dopiero 3 lata) i szefostwo chce mieć porządek w dokumentach. Brakowanie też pewnie się trafi, ale głównie chodzi o całościowe ogarnięcie porządku w dokumentach.

Sytuacja własnościowa spółki jest taka, że wchodzi ona w skład grupy kapitałowej, w której skarb państwa ma 61 % udziałów.

Odnośnie AP. To są dwa wyjścia. AP uznaje, że spółka:
1) wytwarza dokumenty należącą do państwowego zasobu archiwalnego. Co za tym idzie wytwarza dokumentację archiwalną. Zatem niezbędne jest zorganizowanie archiwum zakładowego,  stworzenie normatyw archiwalnych (instrukcja kancelaryjnej, archiwalnej i JRWA), kontrole AP oraz ścisła współpraca z AP.
2) nie wytwarza dokumentacji należącej do państwowego zasobu archiwalnego. Nie wytwarza więc dokumentacji archiwalnej. W takim przypadku wystarczy zorganizować składnicę akt. Jarek, napisałeś, że tworzenie w takim przypadku normatyw jest nieporozumieniem, czemu tak uważasz? W oparciu o jakieś zasady składnica musi funkcjonować.

Pozdrawiam.

[Jarek]

Dalej nie tak.
Jednostka uznana za państwową nie musi być uznana za wytwórcę materiałów archiwalnych. Tym niemniej ma obowiązek wprowadzenia i stosowania normatywów - instrukcji i jrwa - oraz prowadzenia odpowiednio archiwum zakładowego (jeśli wytwarza materiały archiwalne) lub składnicy akt (jeśli ich nie wytwarza).
Jeśli nie zostanie uznana za państwową to żaden z powyższych obowiązków jej nie dotyczy i nie będzie miała ani archiwum zakładowego ani składnicy akt  - w rozumieniu przepisów. Może wytwarzać materiały archiwalne lub nie. I nie musi mieć ani jrwa, ani instrukcji, choć można je wdrożyć. Nieporozumieniem jest wiązanie wprowadzania w jednostce jrwa z organizowaniem archiwum podmiotu i archiwizacją.
Masz braki w znajomości przepisów, poczytaj sobie przede wszystkim ustawę archiwalną.

[Bolek]

Jeśli jednostka wcześniej była państwowa to do momentu prywatyzacji:
- musi każdorazowo zwracac się o zgodę na brakowanie dokumentacji do archiwum państwowego (dotyczy dokumentacji wytworzonej do momentu prywatyzacji),
- postępowanie z pozostałą dokumentacją jednostki regulują we własnym zakresie,
- jeśli była wcześniej pod nadzorem AP to musi rozliczyć się z kategori A z AP,
- [...]
cdn

[kairos]

czyli rozumiem, że jak jednostka była i nie jest pod nadzorem AP, rozliczyła się ze wszystkich materiałów z czasu kiedy była pod nadzorem AP, to ma wolną rękę w kwestii przechowywania dokumentacji. Dobrze rozumiem?

A mam i jeszcze pytanie. Moja jednostka nie jest pod nadzorem AP, stworzyłem wykaz akt i instrukcje kancelaryjną, uważacie, że warto odezwać się do AP w celu brakowania dokumentacji? czy robić to na własną rękę w oparciu o kategoria archiwalne nadane na podstawie zatwierdzonego wykazu akt?

Pozdrawiam

[MarcinP]

Nie można brakować/niszczyć dokumentacji bez zgody AP. Instrukcja kancelaryjna, instrukcja w sprawie organizacji składnicy akt i wykaz akt muszą również uzyskać zatwierdzenie przez AP.

[kairos]

Poczekaj, czegoś tu nie rozumiem.
Nie jestem pod nadzorem AP, Spółka chce zorganizować sobie składnicę akt i Instrukcje kancelaryjna, archiwalna i wykaz akt musi być zaakceptowana przez AP?

A gdzie to jest napisane?

Sebastian

[Tomciaz]

No właśnie, to trochę bez sensu. Równie dobrze byle jednoosobowe przedsiębiorstwo Przemka z piątej klatki może utworzyć sobie "składnicę akt" w piwnicy, a w mieszkaniu prowadzić dokumentację (PITy, korespondencja, dowody księgowe) w oparciu o wyciąg z przykładowego wykazu (ale mnie wyobraźnia poniosła...) i AP nie powinno mieć nic do tego... .

[MarcinP]

Błędnie założyłem, że w wątku jest mowa o składnicy akt utworzonej w jednostce, którą obejmuje art. 6 ustawy o narodowym zasobie. 

[kairos]

Forumowicze,

pracuje w jednostce, która nie jest pod nadzorem AP. Stworzyłem składnicę akt i wszystkie normatywy archiwalne. I w przypadku brakowania dokumentacji będę musiał występować o zgodę do właściwego AP (w moim przypadku jest to AAN bo Spółka mieści się w Warszawie i swoja działalnością obejmuje cały kraj)?


Sebastian