Składnica akt

[GAP1]

Wyjaśnijcie mi proszę problem dotyczący składnicy akt, bo spotkałem się już z różnymi wersjami. Czy składnica akt działa tylko w tych jednostkach organizacyjnych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych kategorii "A", czy to jest jedynie kwestia pewnej organizacji na zasadzie nie przechowywania w składnicy akt kat. "A", która trafia do archiwum? No i czym - oprócz tego - faktycznie różni się składnica akt od archiwum zakładowego. A na koniec zasadnicza kwestia - czy w ogóle istnieje potrzeba istnienia czegoś takiego jak składnica akt?

[Berserc]

Co to za pytanie? Przeczytaj ustawę archiwalną - art. 36. A Twoja "zasadnicza kwestia" wybacz ale osłabia. Wyobrażasz sobie, że cała dokumentacja jednostki jest przechowywana na stanowiskach pracy? Np. listy płac z 50 lat albo akta osobowe w jednostce zatrudniającej kilkaset osób? Potrzeba istnienia "czegoś takiego" jest uzasadniona!

[Rovan]

Jednostki wytwarzajace dokumentacje archiwalną prowadzą archiwum zakładowe.
Jednostki nie wytwarzajace materiałów archiwalnych prowadzą składnice akt.
Nie ma możliwości aby jednostka wytwarzajaca materiały archiwalne prowadziła jednocześnie archiwum zakładowe i składnicę akt. Oczywiście organizacyjnie mozna wydzielić odrębne magazyny na kat. A i kat. B (jest to wręcz zalecane) jednak obydwa takie magazyny będą częścią archiwum zakładowego.

[Tomciaz]

Wyobrażasz sobie, że cała dokumentacja jednostki jest przechowywana na stanowiskach pracy? Np. listy płac z 50 lat albo akta osobowe w jednostce zatrudniającej kilkaset osób?

Znam takie przypadki z autopsji 

[GAP1]

Drodzy koledzy, znam ustawę archiwalną. Problem w tym, że ustawa ustawą, a życie życiem. U nas mamy składnice akt, pomimo faktu wytwarzania w nich materiałów archiwalnych kategorii "A". Po drugie, czytając literaturę przedmiotu spotkałem się z 2 wersjami terminu "składnica akt" - tymi podanymi przeze mnie w początkowym zapytaniu. Wreszcie, spotkałem się też z sytuacją, kiedy zespół szkół posiadał składnicę akt, wytwarzając ewidentną kategorię "A", tyle że tego typu dokumentacja była u nich kwalifikowana na B25 czy BE25 (dokładnie już nie pamiętam). W związku z tym - praktyka związana z istnieniem składnic akt jest - moim zdaniem - bardzo zagmatwana, a nie taka prosta, jak byście tutaj chcieli. Mam zresztą takie pytanie - proszę mi podać przykłady jednostek organizacyjnych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych kategorii "A", czyli powinny mieć składnicę akt.
I na koniec, oczywiście, że każda jednostka organizacyjna musi mieć albo składnicę akt albo archiwum. Akurat w tej kwestii źle mnie zrozumieliście.

[Tomciaz]

Niektóre szpitale mają składnice akt - dokumenty o długim okresie przechowywania mają tam kat. BE25, BE50 (księgi główne, listy płac) lub B99 (np. plany nieruchomości) z wyłączeniem kat. A. Jeżeli takowa występuje, to należałoby przekształcić składnicę w AZ i zwrócić się do właściwego AP o rozwinięcie nadzoru archiwalnego.

[Rovan]

[ouote]
zespół szkół posiadał składnicę akt, wytwarzając ewidentną kategorię "A", tyle że tego typu dokumentacja była u nich kwalifikowana na B25 czy BE25
[/quote]

O tym, czy dana jednostka wytwarza materiały archiwalne decyduje archiwum państwowe. Oczywiście w praktyce moze sie zdażyć, że AP nie nadąża z kontrolowaniem wszystkich jednostek na swoim terenie.

[MarcinP]

Jeśli jednostka nie wytwarza materiałów archiwalnych (kat. A), to nie ma archiwum zakładowego, lecz składnicę akt. O tym, czy dana jednostka/instytucja wytwarza materiały archiwalne decyduje archiwum państwowe, a nie dyrekcja czy zarząd tej instytucji. Zwykle spotykam się z sytuacją taką, że zarządzający daną instytucją/jednostką kierownik uważa, że wytwarza materiały archiwalne i ma archiwum zakładowe. Żeby sprawdzić, czy dana jednostka jest pod nadzorem archiwum państwowego i tym samym wytwarza materiały archiwalne wystarczy zadzwonić do właściwego miejscowo archiwum państwowego. Gdyby instytucja/jednostka wytwarzała materiały archiwalne, to odbywałyby się w niej kontrole. Wszelkie tego rodzaju nieporozumienia wynikają m. in. z faktu, że archiwistów w urzędach się nie zatrudnia. Skutkuje to zatwierdzaniem przez kierownictwo niewłaściwych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt itd. Już się spotkałem z wykazami akt i instrukcjami kancelaryjnymi, które były dostosowane do urzędów zatrudniających ok. 100 osób, a kopiowane wprowadzano do użytku na potrzeby urzędów zatrudniających kilka osób (np. jednostka gminy pracowała na wykazie akt i instrukcji kancelaryjnej tej gminy).

[GAP1]

W przypadku "resortowych" archiwów wyodrębnionych o tym, czy w danej jednostce organizacyjnej będzie istniało archiwum, czy składnica akt decyduje minister, który sprawuje nadzór archiwalny. A przynajmniej powinien sprawować, bo nałożenie na ministra obrony narodowej, spraw zagranicznych czy spraw wewnętrznych funkcji archiwalnych jest po prostu chore, aczkolwiek rozumiem genezę tego zjawiska. W związku z tym w naszym przypadku przestrzeganie ustawy archiwalnej w zakresie istnienia archiwów i składnic akt jest kompletnie zaburzone. A przecież my jak najbardziej powinniśmy przestrzegać prawa archiwalnego.

[Jarek]

W przypadku "resortowych" archiwów wyodrębnionych o tym, czy w danej jednostce organizacyjnej będzie istniało archiwum, czy składnica akt decyduje minister, który sprawuje nadzór archiwalny. (...) A przecież my jak najbardziej powinniśmy przestrzegać prawa archiwalnego.

Ustawa archiwalna mówi że to archiwa wyodrębnione i kropka. Czy minister nazwie je archiwami zakładowymi, czy składnicami, czy jakkolwiek inaczej , to jego sprawa, ustawa ani archia państwowe nie mają nic do tego.

[MarcinP]

Racja - mój poprzedni wpis nie odnosił się do archiwów wyodrębnionych, bo to "inna bajka".

[szycha]

U nas mamy składnice akt, pomimo faktu wytwarzania w nich materiałów archiwalnych kategorii "A".

Eh te wyodrębnione archiwa...

Wreszcie, spotkałem się też z sytuacją, kiedy zespół szkół posiadał składnicę akt, wytwarzając ewidentną kategorię "A", tyle że tego typu dokumentacja była u nich kwalifikowana na B25 czy BE25

To według Twego mniemania była to kat. A, a wg. przepisów i jrwa tej szkoły było to np. B 25;) A przepisy kancelaryjne, archiwalne i jrwa szkoła ta powinna ustalić z najbliższym miejscowym archiwum państwowym, zatem według archiwistów państwowych ta szkołą nie miała nic "ciekawego" do zaoferowania dla tego mają składnice a nie archiwum;)

[GAP1]

Chwileczkę, bo chyba czegoś nie rozumiem. Archiwum wyodrębnione to status archiwum, które nie podlega nadzorowi archiwalnemu ze strony archiwów państwowych. Wydaje mi się, że tylko tyle. Poza tym przecież archiwa wyodrębnione mają obowiązek przestrzegania przepisów prawa archiwalnego - czyli, moim zdaniem, cała sytuacja związana ze składnicami akt powinna być przeniesiona i na ten teren. Z tą różnicą, że tu nie decyduje archiwum państwowe, a właściwy minister.

[Jarek]

Sięgnij do ustawy archiwalnej. Określa ona właśnie to że archiwa wyodrębnione są wyłączone z niektórych zasad określonych w tej ustawie a dotyczących archiwów państwowych czy zakładowych. To nie zawsze jest oczywiste, trzeba trochę wczytać się w ten przepis.

[GAP1]

Moim zdaniem, zapisy ustawy archiwalnej w przypadku archiwów wyodrębnionych są niejasne. I to jest tragedia, bo dany minister tak naprawdę może wszystko, i będzie to zgodne z prawem. Tak właśnie jest w przypadku naszych składnic akt - w rzeczywistości archiwalnej to są archiwa, bo zarówno wytwarzają, jak i przechowują materiały archiwalne kategorii "A". Ale u nas nie - wymyślono sobie kiedyś składnice akt. A obecnie nikt tego nie zmieni, bo to generuje koszty finansowe. Im dłużej funkcjonuję w tej grotesce, tym bardziej staję zwolennikiem zlikwidowania statusu archiwów wyodrębnionych.