Autor Wątek: Archiwizacjadokumentacji projektów UE  (Przeczytany 7528 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline KGOIE

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Archiwizacjadokumentacji projektów UE
« dnia: Sierpień 05, 2014, »
Proszę o pomoc - informacje na temat poprawnych praktyk archiwizowania dokumentacji unijnej.
Wg JRWA 041 - wnioskowanie o udział... Kat A
             042 - realizacja projektów... Kat. A
Umowy o dofinansowanie narzucają minimalny okres przechowywania dokumentacji. Wytyczne mówią również, że dokumentacje należy traktować kompleksowo aby zapewnić trwały ślad rewizyjny. Dokumenty muszę przechowywać w oryginałach bądź ksero za zgodność ( tylko w przypadku dokumentów które posiadam w oryginale w innej teczce, wogóle gdy oryginały mam w jednostce).

Problem w tym czy pod 041 - wnioskowanie powinien być zarchiwizowany wniosek o pomoc wraz z załącznikami w wersji oryginalnej? I to samo dotyczy 042?
Jeśli 042 realizacja projektu: przetarg, umowy z wykonawcami, realizacja inwestycji, umowy zlecenia, faktury, protokoły odbioru, certyfikaty, gwarancje traktujemy jako całość, to cała dokumentacja powinna mieć kat. A ( ale wg JRWA finansowanie projektów UE ma kat. B10.)
To dla mnie takie wykluczające się okresy przechowywania.
Jeśli nawet wydłużę czas przechowywania tej dokumentacji finansowej do okresu zgodnego z umową to czy nie będzie błędem zbrakowanie tych faktur po okresie umownym. Nie mamy gwarancji, że po okresie umownym ktoś nei powie, ze faktury to przeciez realizacja projektu i powinnam je mieć. Kontrolujących interesują tylko oryginały.
Szkolący nie potrafią odpowiedzieć na te pytania, dlatego proszę o informacje o Wasze praktyki i zdanie.
 Czy ktoś już wymyślił coś mądrego - jakieś sensowne rozwiązania?
Odpowiedzi z instytucji nadrzędnych są "polityczne". Należy postępować zgodnie z przepisami prawa, ale bez konkretów.

Berserc

  • Gość
Odp: Archiwizacjadokumentacji projektów UE
« Odpowiedź #1 dnia: Sierpień 05, 2014, »
Realizacja projektów nie oznacza, że tam musi być też dokumentacja finansowa. Zazwyczaj finansowa jest osobno we właściwej klasie i krótszym okresem przechowania. U mnie to B10 - Obsługa finansowa programów i projektów...
W wykazie dla gmin itp. klasa 3053 - Obsługa finansowa funduszy ze środków zagranicznych , w tym UE z kat B* (gdzie * oznacza co najmniej 5 lat ale może być okres dłuższy jeśli to wynika z odrębnych regulacji i umów). W realizacji zazwyczaj jest umowa, harmonogramy, uzgodnienia, kontrola, audyt itd...

Offline KGOIE

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: Archiwizacjadokumentacji projektów UE
« Odpowiedź #2 dnia: Sierpień 05, 2014, »
W realizacji na pewno powinien byc wniosek o płatność. Obligatoryjnymi załącznikami do wniosku są faktury, rachunki. I skoro wniosek ma kat. A to i pod nim powinny być chyba oryginały? Bo wniosek o płatność to formularz wypełniony w systemie wraz z załącznikami ( faktury, rachunki, przelewy, wyciągi, protokoły odbiorów, umowy z wykonawcami, itp...) I kontrolujących żadne kopie nie interesują.
Czy z punktu archiwalnego możliwe aby w kat. A było cześć oryginałów, cześć w kopiach? Czyli wniosek częściowo byłby zarchiwizowany częściowo nie - bo cóz to jest sam formularz? Niczym, nie ma niemal żadnej wartości dowodowej.
Jak uważacie?

Offline KGOIE

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: Archiwizacjadokumentacji projektów UE
« Odpowiedź #3 dnia: Sierpień 05, 2014, »
Gdyby dokumenty księgowe nie były elementem wniosku o płatność ( tak ponoć bywa w niektórych województwach, programach) to ten problem by nie istniał. Postąpiłabym tak jak tu sugerowano.

Berserc

  • Gość
Odp: Archiwizacjadokumentacji projektów UE
« Odpowiedź #4 dnia: Sierpień 06, 2014, »
To teraz przekonaj ludzi w księgowości, że faktury, rachunki, przelewy, wyciągi bankowe itp. mają mieć kategorię A i mają przygotować dokumentację do przekazania do archiwum ;). A poważnie to nie widzę problemu przecież w czasie kontroli można przekazać obie teczki? Realizację programów... gdzie mamy wniosek o płatność w oryginale i Obsługę finansową..., gdzie mamy kopię wniosku o płatność i dokumentację finansową.

Offline KGOIE

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: Archiwizacjadokumentacji projektów UE
« Odpowiedź #5 dnia: Sierpień 06, 2014, »
Akurat ja z księgowością nie mam problemów bo czego się nie robi dla pieniędzy. Ale wiem, że w innych jst są takie problemy.
Pytanie - czy nie jest błędem archiwalnym zbrakowanie po okresie umownym części dokumentacji realizacji projektu - np: owych oryginałów faktur?

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Archiwizacjadokumentacji projektów UE
« Odpowiedź #6 dnia: Sierpień 06, 2014, »
Nie jest. Zgodnie z polskim prawem faktury przechowujemy 5 lat. Przepisy unijne wymagają przechowywania przez okres 3 lat od zamknięcia programu operacyjnego (Rozp WE 1083/2006), ewentualny dłuższy okres przechowywania moze wynikać z umowy.

Offline KGOIE

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: Archiwizacjadokumentacji projektów UE
« Odpowiedź #7 dnia: Sierpień 06, 2014, »
ok, dziękuję za odpowiedź. Z punktu archiwalnego: faktury w oryginale winny być pod JRWA 3053 Obsługa.. z okresem przechowywania przedłużonym o okres umowny.
I żadne archiwum zakładowe/państwowe nie urwie mi głowy że pod 042 nie mam oryginałów załączników wniosku płatniczego.
Domyślam się, że po tych 3 latach po zamknięciu programu nikt mi nie przybędzie na setną kontrolę projektu i znów nie będzie wołał dokumentów na potwierdzenie realizacji projektu.
To ten problem z głowy.
A jak uważacie jak zrobić z pozostałymi sprawami, czy archiwizować pod właściwymi JRWA: przetarg, dokumentacja techniczna, umowy z wykonawcami? czy zrobić tak jak sugerowali kontrolujący - że te wszystkie sprawy są projektem UE: np. wniosek nazywa się budowa hali sportowej i wszystko co dotyczy jej budowy i na co dostaliśmy dofinansowanie i  wszystko co potwierdza, że zrealizowaliśmy go zgodnie z obowiązującymi przepisami powinno znaleźć się pod 041 i 042 w wydzielonym miejscu, opisane z logotypami UE.
Takie były sugestie kontrolujących ale wiadomo, że nie ze wszystkimi ich pomysłami trzeba się zgodzić.
Pani kontrolująca tłumaczyła wyżej opisane zasady tym, "że jak by na przykład ktoś wszedł do archiwum to widzi, ze to jest projekt UE i tego nie zbrakuje". Bez komentarza.
Ciągnę temat bo sprawa jest dla nas pracowników ds funduszy dość problemowa i nie mogę oczekiwać, że moja archiwistka o wszystkim za mnie pomyśli. A taka burza mózgów przynosi zawsze pozytywne efekty.

Berserc

  • Gość
Odp: Archiwizacjadokumentacji projektów UE
« Odpowiedź #8 dnia: Sierpień 06, 2014, »
Ja bym robił pod projektem. Archiwistka za Ciebie nie pomyśli ;) bo:
a) będzie Ci raczej doradzać w tym zakresie - te sprawy też powinieneś konsultować przede wszystkim z archiwistką, która jest zapewne również waszym koordynatorem czynności kancelaryjnych i jest od tego żeby doradzić i w razie wątpliwości uzgodnić to z właściwym archiwum państwowym
b) to pracownicy merytoryczni odpowiedzialni są za prowadzenie dokumentacji - z zastrzeżeniem pkt 1 ;) - i to oni tej dokumentacji będę w pierwszej kolejności potrzebować i z niej korzystać więc jeśli zrobią sobie bałagan to będą cierpieć
c) archiwista sam z własnej woli niczego nie wybrakuje bo po pierwsze ktoś z działu będzie w komisji, a po drugie tylko za zgoda archiwum państwowego

I wreszcie nie do końca zgadzam się z ta burza mózgów. Zwłaszcza jeśli nie bierze w niej udziału Wasza archiwistka ;)

Offline szycha

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 179
Odp: Archiwizacjadokumentacji projektów UE
« Odpowiedź #9 dnia: Sierpień 07, 2014, »
Ja bym robił pod projektem.

A ja bym rozdzielał, faktycznie tak się u nas robi. Zamówienia dot. projektów w klasie z zamówieniami publicznymi, finanse w klasie dot. finansów, a tylko merytoryczna realizacja projektu to materiał archiwalny.

Offline KGOIE

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: Archiwizacjadokumentacji projektów UE
« Odpowiedź #10 dnia: Sierpień 08, 2014, »
Dziękuję za odpowiedzi.
Oczywiście decydujące zdanie będzie miała archiwistka. Chciałam poznać Wasze zdanie i praktyki w innych jst.