Projekt aktu normatywnego - postępowanie z dokumentacją (np. reorganizacja)

[Dory]

W instytucie naukowym, w którym pracuje, nie ma zwyczaju sporządzania protokołu zdawczo-odbiorczego przy przekazywaniu/przejmowaniu obowiązków służbowych, przekazywaniu dokumentacji następcy w przypadku odejścia pracownika z pracy, na emeryturę itp. Wiem, że w latach 70. i 80. było to praktykowane i bardzo dobrze. Chciałabym, żeby ta praktyka wróciła, by wiedzieć, kto co przejmuje, dla zachowania porządku.
Zastanawiam się, w jaki sposób to przeforsować. Myślę, żeby przygotować projekt zarządzenia Dyrektora ze wzorem protokołu zdawczo-odbiorczego, tylko że nie wiem, od czego zacząć. Jak mówiłam, z tego co wiem w instytucie nie zostały wydane akty normatywne poruszające problematykę, więc w zasadzie nie wiem, na co się można powołać, na jakieś inne przepisy.
Czy w Waszych instytucjach taka praktyka jest powszechna i czy ktoś mógłby podzielić się treścią takiego dokumentu?

[luke]

Może na początek warto rozważyć zmianę regulaminu organizacyjnego i dodanie kolejnego w nim rozdziału/paragrafu, np. przekazywanie i przejmowanie obowiązków na stanowiskach służbowych, gdzie można opisać tryb (komisyjny, osobisty??), sposób i terminy przekazywania obowiązków. Można dodać załącznik zawierający np. wzór protokołu zdawczo-odbiorczego.

[muniekdm]

A nie ma takich zapisów w instrukcji kancelaryjnej? Tam są zapisy dotyczące postępowania w przypadku reorganizacji lub likwidacji. Ja u siebie dodałem także zapis o postępowaniu w przypadku odejścia pracownika i przekazywaniu spraw następcy.

[Dory]

Jest taki zapis. Problem w tym, że pracownicy nie stosują się do tego, ba, w ogóle, póki co, nie przestrzegają instrukcji. Stosowanie się do regulaminu organizacyjnego, gdzie jest zapis, że kierownicy komórek org. mają dbać o to, by podwładni stosowali się do PKA i archiwizowali terminowo dokumentację, też pozostawia wiele do życzenia.
Chciałam w takim zarządzeniu podkreślić konieczność postępowania (protokoły zd.-odb.) w przypadku reorganizacji/likwidacji/zmiany stanowiska/przejścia na emeryturę itd.
Mam wrażenie, że problem tkwi w braku nadzoru nad wykonywaniem obowiązków służbowych przez pracowników, ale to już trochę inny temat...

[Rovan]

Jeśli nie stosują się do zapisów jednego aktu normatywnego, skad pewność że zastosuja sie do nowego? Moim zdaniem zamiast mnożyć kolejne zarządzenia należy wyegzekwować przestrzeganie tych już istniejących.

[GAP1]

Jeśli w Twojej instytucji nie przestrzega się zapisów instrukcji kancelaryjnej, to masz bardzo poważny problem. Faktycznie, mnożenie kolejnych bytów prawnych nie ma sensu. A tak przy okazji - jeśli jesteś archiwistą, przejmuj się raczej swoimi zadaniami związanymi z prowadzeniem archiwum zakładowego, a nie próbuj zbawiać reszty.