Autor Wątek: Tytuły na zarchiwizowanych teczkach "historycznych"  (Przeczytany 2401 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline GAP1

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 377
W naszym zasobie archiwalnym posiadamy wiele teczek wytworzonych przed 1989 r. Były one zdawane do archiwum w najprzeróżniejszy sposób. Jednym z najważniejszych problemów, moim zdaniem, są tytuły na teczkach. Mianowicie, są one w części przypadków albo zbyt ogólne, albo nie opisują wszystkiego, co teczka zawiera (przy przeglądzie tych teczek nagle okazuje się, że zawierają one dokumenty zupełnie innych spraw, niż opisane w tytule). Dodam jeszcze, że posiadamy w archiwum kiepską bazę komputerową, w której można wpisać jedynie tytuł teczki, ale już nic poza tym. W związku z tym, w przypadku prowadzenia kwerendy pewnych zagadnień nie da się odnaleźć. Co robić w takim przypadku? Czy dopuszczalne jest - wg metodyki archiwalnej - dopisanie pewnych rzeczy do tytułu teczki albo nawet całkowite jego zmienienie?
Czy istnieją jakieś wytyczne w przypadku tego problemu?

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1737
Odp: Tytuły na zarchiwizowanych teczkach "historycznych"
« Odpowiedź #1 dnia: Kwiecień 06, 2014, »
Tytuły na teczkach można i wręcz należy zmieniać i uzupełniać.
Ale najważniejsze jest uzupełnienie tytułu w bazie komputerowej, wtedy mamy szanse na znalezienie interesującej nas teczki, bo co z tego, że uzupełnimy opis na okładce, skoro żeby coś odszukać, musimy i tak przejrzeć teczki. Jeśli macie bazę komputerową, nawet kiepską, ale jest pole na tytuł, to tam właśnie można wpisać rozmaite dane i uzupełnienia dot. zawartości akt.
W archiwach państwowych mamy przepisy z 1984 r. dot. inwentaryzowania (z dużą częścią poświęconą zasadom formułowania tytułów), zachęcam do ich lektury http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/file/pdf/pismo_2_1984.pdf
Pozdrawiam

Offline GAP1

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 377
Odp: Tytuły na zarchiwizowanych teczkach "historycznych"
« Odpowiedź #2 dnia: Kwiecień 07, 2014, »
Czy to znaczy, że można zmieniać lub uzupełniać tytuły teczek na oryginalnym materiale, czy np. należałoby raczej pierwotną teczkę włożyć w nową teczkę i dopiero na niej napisać nowy tytuł? Poza tym, jest kolejny problem. Co zrobić z tytułem teczki na spisie zdawczo-odbiorczym? Też należałoby zmienić lub uzupełnić, bo przecież - moim zdaniem - oba tytuły powinny być takie same. Inaczej można by stwierdzić, że inna teczka była zdana do archiwum, a inna jest w zasobie archiwalnym.

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1737
Odp: Tytuły na zarchiwizowanych teczkach "historycznych"
« Odpowiedź #3 dnia: Kwiecień 07, 2014, »
W archiwach obowiązuje zasada, że wszelkie uzupełnienia i dodatki od archiwisty pisze się w nawiasie kwadratowym, zarówno w inwentarzu (czyli teraz w bazie komputerowej), jak i na okładce.
Ja osobiście jestem przeciwna dopisywaniu uzupełnień na okładce (często uzupełnienia są bardzo obszerne, jak je więc zapisać), wystarczy tytuł oryginalny i uzupełnienie w bazie danych. Oczywiście tytuł oryginalny musi być tez wpisany do inwentarza/bazy, chociażby dla celów identyfikacyjnych. Chyba że zmieniamy obwolutę na nową, wtedy nadajemy teczce właściwy tytuł. Gdybyśmy mieli patrzeć na to, co jest w spisie zdawczo-odbiorczym, to nie moglibyśmy nic z aktami robić, a często jest tak, że w trakcie opracowania zmienia się wszystko: tytuł, daty, przynależność zespołowa, zawartość teczki może być rozbita między inne jednostki (czyli może "zniknąć" z ewidencji) - wtedy na spisie można zaznaczyć, co się z nią stało i określić jej aktualne położenie.