Podpowiedzcie, co robić.
Kilka lat temu, kiedy trzeba było utworzyć w jednostce (instytucie naukowym) archiwum zakładowe, dokumentacja, która leżała bez żadnego porządku w wolnym miejscu w magazynie bibliotecznym, została jako tako uporządkowana i przyjęta na stan archiwum. Pracownicy w ogóle się do tego nie przyłożyli. W tamtym czasie nikt nie przejmował się tym, że w komórkach i ogólnie w instytucie może być reszta spraw, że dokumenty się dublują itd.
Kiedy zaczęłam przeglądać zawartość teczek, okazało się, że czasami brakuje części spraw, np. 1. pisma w sprawie (w aktach jest tylko odpowiedź). Teraz ja mam problem taki, że porządkuję dokumentację "porzuconą", np. po byłych pracownikach.
I okazuje się, że część spraw jest w 1 teczce w archiwum, a druga część właśnie np. w szafie. Przykład: posiedzenia Rady Naukowej (kat. A). Nie mam kompletu akt dotyczących jednego posiedzenia.
Co w takiej sytuacji robić? Wiadomo, że nie powinno się naruszać pierwotnego układu dokumentów w teczce, czyli nie powinnam chyba dokładać do teczki tego, co znalazłam. Niby tak, ale jak z tego wybrnąć?
Jeszcze nie kontaktowałam się z archiwum nadzorującym. Jestem ciekawa, czy ktoś z Was był w takiej sytuacji.