Zapisy o udostępnianiu dokumentacji powinny być w instrukcji kancelaryjnej. Wysyłanie dokumentacji wymiarowi sprawiedliwości to szczególny przypadek. One mogą żądać nadesłania oryginałów dokumentacji. Jako archiwista sądu mogę uczulić, aby po udostępnieniu pilnować, aby nastąpił zwrot, bo zdarzają się przypadki, iż taka dokumentacja jest dołączana do akt sprawy, a potem do wszystko trafia do az, bo ktoś nie dopilnował zwrotu.