wypożyczanie z AZ dokumentacji niearchiwalnej w oryginale

[szerka]

Mam dylemat związany ze znalezieniem podstawy prawnej ...
Czy kierownik urzędu administracji państwowej ma obowiązek prawny do udostępnienia (wypożyczenia na zewnątrz) dokumentacji niearchiwalnej BE10 w oryginale na żądanie sądu, prokuratury, policji ?
Jeżeli nie ma takiego obowiązku prawnego, to ma prawo odmówić ?
Albo inaczej - czy może lub powinien wysłać uwierzytelnione kopie ?
Będę zobowiązana
szerka

[muniekdm]

Zapisy o udostępnianiu dokumentacji powinny być w instrukcji kancelaryjnej. Wysyłanie dokumentacji wymiarowi sprawiedliwości to szczególny przypadek. One mogą żądać nadesłania oryginałów dokumentacji. Jako archiwista sądu mogę uczulić, aby po udostępnieniu pilnować, aby nastąpił zwrot, bo zdarzają się przypadki, iż taka dokumentacja jest dołączana do akt sprawy, a potem do wszystko trafia do az, bo ktoś nie dopilnował zwrotu.

[szerka]

Zapisy o udostępnianiu dokumentacji powinny być w instrukcji kancelaryjnej. Wysyłanie dokumentacji wymiarowi sprawiedliwości to szczególny przypadek. One mogą żądać nadesłania oryginałów dokumentacji. Jako archiwista sądu mogę uczulić, aby po udostępnieniu pilnować, aby nastąpił zwrot, bo zdarzają się przypadki, iż taka dokumentacja jest dołączana do akt sprawy, a potem do wszystko trafia do az, bo ktoś nie dopilnował zwrotu.

Dzięki.
Co rozumiesz przez Wysyłanie dokumentacji wymiarowi sprawiedliwości to szczególny przypadek. One mogą żądać nadesłania oryginałów dokumentacji. ? Na jakiej podstawie ?
Pozdrawiam
Szerka

[muniekdm]

Ja patrzę z mojej perspektywy sądu, co dostajemy do spraw. 

Trzeba by prześledzić kodeksy. Do celów procesowych czasami nadsyłane są oryginały. Zależy od sprawy. Jeśli nie można udostępnić oryginałów to można przesłać poświadczone kserokopie.
Generalnie obowiązuje zasada, iż dokumenty nie powinny opuszczać jednostki organizacyjnej. Jedynym wyjątkiem jest sąd, bo w rozporządzeniu dotyczącym az w wymiarze sprawiedliwości dopuszcza się wypożyczanie akt poza jednostkę. Trudno mi stwierdzić, czy inne instytucje w swoich aktach normatywnych też posiadają jakiś zapis dopuszczający wypożyczanie dokumentacji innym instytucjom.

[szerka]

Muniek !
Moje AZ znajduje się w urzędzie administracji państwowej, podlega pod rozp. Premiera z 18 stycznia 2011 r. W tymże rozporządzeniu, w instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej brak słowa o możliwości wypożyczania dokumentacji w oryginale. Ja jestem zdania, że powinno się wysyłać tylko i wyłącznie uwierzytelnione kopie/za zgodność z oryginałem.
Jeżeli mamy wysyłać oryginały - właśnie szukam podstawy prawnej ...

[EwelinaP]

Mieliśmy podobną sytuację - sąd zwrócił się z prośbą o udostępnienie akt osobowych pracownika zlikwidowanej jednostki podległej. Uparłam się i zamisat oryginałów wypożyczyliśmy im uwierzytelnioną kopię. Nikt nie robił większych problemów. Jeśli zaś chodzi o samą instrukcję archiwalną, to z par.29 pkt. 2 jest mowa o tym, że wypożyczając dokumentację można umieścić na jej miejscu kopię do czasu zwrotu akt. Tylko niestety należy pilnować tych zwrotów, a mogą one nastąpić dopiero po zakończeniu postępowania w sądzie.
W przypadku udostępnienia akt, jak i w wielu innych przypadkach postępowania z dokumentacją okazuje się, że nasze przepisy mówią jedno, ich - drugie. Następuje niejednokrotnie sprzeczność i konflikt. Konia z rzędem temu, kto w takiej sytuacji oceni, które przepisy są ważniejsze. Wydaje mi się, że archiwiści na kursach i studiach powinni mieć zajęcia z negocjacji i zawierania kompromisów 

[muniekdm]

O udostępnieniu powinnna decydować osoba kierujaca urzędem. W sumie zawsze jest przecież jest możliwość udostępnienia akt na miejscu. Skoro jednak masz wątpliwości do zasadności wypożyczenia możesz wysłać poswiadczone kserokopie. Będzie to musiało sądowi wystarczyć.

[Jarek]

Trzeba by prześledzić kodeksy. Do celów procesowych czasami nadsyłane są oryginały. Zależy od sprawy. Jeśli nie można udostępnić oryginałów to można przesłać poświadczone kserokopie.

Instrukcje kancelaryjne i archiwalne nie są jedynymi przepisami regulującymi postępowanie z dokumentacją. Jeśli akt takiej samej lub wyższej rangi nakazuje mi przesłać oryginały to je przesyłam. Jeśli archiwista tego nie zrobi to w niektórych sytuacjach ryzykuje grzywnę.

[szerka]

Jeśli akt takiej samej lub wyższej rangi nakazuje mi przesłać oryginały to je przesyłam.

Jarku !
Ja właśnie tego aktu usilnie poszukuję, gdzie go szukać ?