Opracowywanie akt osobowych

[lukas_drill]

Witam,
pracuję w jednostce samorządowej, zabieram się za opracowanie akt osobowych pracowników.
Czy możecie mi Państwo napisać jak porządkuje się tego typu akta (ułożenie w teczce/kopercie, paginacja, opis koperty/teczki, jaka ewidencja, wg czego układać, by było dobrze potem odszukać danego delikwenta, czy ten spis zd-odb z arch w krakowie nie jest za szczegółowy?)
Może jakieś odnośniki do określonych materiałów i przepisów?
byłbym wdzięczny
pozdrawiam gorąco

[MarcinP]

Odsyłam do: Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. 1996 nr 62 poz. 286)
 

[lukas_drill]

no niestety to rozporządzenie może i dobre jest, ale dla prowadzących sprawy kadrowe, ale nie da opracowujących akta osobowe...bardziej chodzi mi o pomysł na ewidencję akt. No bo powiedzmy, że założę sobie ewidencję dla teczek już znajdujacych się w archwium, ale po jakimś czasie będą dochodzić kolejne osób zwalnianych/odchodzących z pracy. Jakaś taka ewidencja by nie zaburzała dotychczasowego spisu a można byłol dokłądać kolejne teczki i potem znaleźć szukaną osobę

[muniekdm]

Jeśli chodzi o ewidencję to jest spis dla akt osobowych przygotowany przez Archiwum w Krakowie

[inka]

witam, ja przyjmuję akta osobowe do a.z. na formularzu, który jest dostępny na stronie AP Kraków, i uważam, że spis ten zawiera wiele cennych informacji, które ułatwiają identyfikację, gdy szuka się konkretnej osoby a potem są pomocne przy ekspertyzie.

Dodatkowo prowadzę w a.z. ewidencję akt osobowych, w której wpisuję wpływające w kolejności akta osobowe. Każda teczka akt osobowych ma więc dwa numery - sygnaturę wynikającą ze spisu zd-od. i numer kolejny z ewidencji. Ewidencję prowadzę w excelu, więc wyszukanie jest bardzo łatwe. Wszystkie akta osobowe trzymam w jednym miejscu, więc mam ciągłość ewidencji.  

Akta w teczce powinny być podzielone na część: A - dok. zw. z ubieganiem sie o zatrudnienie, B - dok. dot. nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, C - dok. związane z ustaniem zatrudnienia. Każda z części w porządku chronologicznym - wynika to ze spisu zawartości akt dołączonego do każdej części.

[krzysiekp]

Ja z dodatkowej ewidencji to mam oddzielne karty personale dla każdego zwolnionego pracownika. W niej mam zawarte dane takie jak imię, nazwisko, datę urodzenia oraz okres zatrudnienia. Jeżeli do archiwum trafi druga teczka tego samego pracownika to te dwie karty po prostu spinam. Karty mam w specjalnych szufladach ułożone według alfabetu.

[Jarek]

zabieram się za opracowanie akt osobowych pracowników.
Czy możecie mi Państwo napisać jak porządkuje się tego typu akta (ułożenie w teczce/kopercie, paginacja, opis koperty/teczki, jaka ewidencja, wg czego układać, by było dobrze potem odszukać danego delikwenta, czy ten spis zd-odb z arch w krakowie nie jest za szczegółowy?)
Może jakieś odnośniki do określonych materiałów i przepisów?
byłbym wdzięczny
pozdrawiam gorąco

Tutaj dla porównania schematy porządkowania takiej dokumentacji z archiwum w Milanówku (obecnie część AP w Warszawie):
http://www.apdop.gov.pl/kategoria/29/schematy-porzadkowania.html

[lukas_drill]

A co z datami zatrudnienia? Jeśli dany pracownik pracował wcześniej gdzie indziej, to piszemy datę pierwszego zatrudnienia i ostatniego, czy tylko daty zatrudnienia w jednostce, której akta osobowe opracowuję?
Tak samo z podziałem na części A, B, C: czy wszelkie dokumenty dot. przebiegu pracy w innych jednostkach idą do części A w ostatniej jednostce jako dokumenty dot. starania się o pracę czy wszystko dzielimy na części, bez względu na to kiedy i gdzie pracował?
Mam na przykłąd gostka, który w latach 1954-1955 pracował w gminie, potem był w wojsku, następnie:
1959-1961 - Prezydium PRN
1962-1966 - Prezydium MRN
1966-1975 - urząd powiatowy
1975 - urząd Wojewódzki
1975-1982 - urząd Miejski
1982-1990 - dyrektor MPGKiM

Wg mnie powinienem z całej tej historii zatrudnienia wybrać dokumenty dot. starania się o pracę i wrzucić do części A, potem wszystko co dotyczyło przebiegu pracy - we wszystkich tych jednostkach (chronologicznie of course), no a ostatecznie w części C wszystko co tyczy się ustanai pracy, też ze wszystkich tych jednostek
Czy dobrze rozumuje, czy inny jest schemat postępowania z aktami osobowymi?
dzięki

[krzysiekp]

skoro posiadasz oryginały z tych wszystkich miejsc zatrudnienia to przypuszczam, że istnieje tu sukcesja  i w takiej sytuacji proponuję podział  dokumentacji na części A, B i C ale dla każdego zatrudnienia i jako daty skrajne przyjąć datę pierwszego zatrudnienie i rozwiązanie stosunku pracy z ostatniego zatrudnienia. Jeżeli zaś dokumenty z poprzednich miejsc pracy dołączył jako np. załącznik do podania o pracę to tych okresów nie powinno uwzględniać się jako dat skrajnych gdyż oznaczałoby to, że są tu oryginały a przecież te zostały w innej teczce.

[lukas_drill]

Dzięki wielkie, wybiorę właśnie taki sposób postępowania - tzn podział na części A, B, C w ramach danego miejsca zatrudnienia.
To jeszcze ostatnie pytanie 
Czy koniecznym są wykazy dokumentów w poszczególnych częściach? Bo to dosyć czasochłonne i pracochłonne a w moim przypadku to prowadzący nie bardzo tego pilnowali (stare czasy)
dzięki za tę i wszystkie pozostałe odpowiedzi

[krzysiekp]

tak spisy dokumentów wykonuję dla każdej części. W przypadku wypożyczeń mam możliwość zweryfikowania kompletności zwracanej teczki.
Pozdrawiam

[lukas_drill]

witam ponownie,
mam jeszcze jedno pytanie, które nasuwa mi się po obcowaniu z aktami osobowymi.
Chodzi o daty zatrudnienia ze spisu, tego krakowskiego, a zatem:
mamy kolumnę ostatnie stanowisko, zaraz potem 2 kolumny: data początkowego i końcowego zatrudnienia...czy tutaj wpisujemy daty tyczące się tegoż właśnie ostatnio zajmowanego stanowiska, czy data pierwszego zatrudnienia w ogóle? Bo później następuje kolumna daty skrajne od-do. Więc czy w tejże właśnie wpisujemy daty skrajne zatrudnienia w ogóle, czy datę pierwszego dokumentu w teczce i ostatniego?

prosiłbym o wytłumaczenie

[inka]

w kolumnie "data początkowego zatrudnienia" wpisuję datę rozpoczęcia pracy w danej instytucji. Nie uwzględniam tylko ostatniego stanowiska, ale początek pracy w ogóle. Data zakończenia zatrudnienia jest oczywista. A daty skrajne obejmują daty pierwszego i ostatniego dokumentu w teczce. Jeśli np. kilka lat po zakończeniu zatrudnienia osoba zgłosiła się po świadectwo pracy, to wtedy daty skrajne obejmą datę wystawienia świadectwa pracy. A np. jeśli ktoś składał dokumenty aplikacyjne pod koniec roku, a zatrudniony został z dniem 1 stycznia roku kolejnego, to daty skrajne wtedy też będą inne niż data początkowego zatrudnienia. 

[GAP1]

A jak przechowujemy akta osobowe w zasobie archiwalnym? W takiej postaci, jak przechowuje je komórka kadrowa, czy możne wkładamy je w teczki wiązane lub koperty?

[MarcinP]

Wkładamy w koperty. Jeśli obowiązuje Cię rozp. z 18 I 2011 r., to obowiązkowo w koperty bezkwasowe.