Nasi kochani współpracownicy.

[muniekdm]

Często na forum rozmawiamy o problemach w pracy, o tym jak źle w komórkach organizacyjnych rejestrują dokumenty etc.
Chciałbym, abyśmy podzielili się tym czym nas współpracownicy "zaskoczyli". Jaki był największy absurd, z którym się w swojej pracy spotkaliście, co sprawiło, że ręce Wam opadły.

Na początku swojej pracy spotkałem się z błędami w spisach z-o. Kiedyś jedna pani z księgowości jako daty skrajne wpisała dzień, miesiąc i rok pisma. Ostatnio jednak uśmiałem się gdy zobaczyłem zamówienie i w miejscu tytuł teczki wpisane było słowo AKTA.

[Tomciaz]

U mnie Hitem#1 jest spis z-o, "sporządzony" na połowie kartki z zeszytu na którym jedyną pozycją jest "Dokumentacja powypadkowa B50" za okres 27 lat...

[marcia]

Mi pierwsze przychodzi na myśl pytanie, czy zamiast usuwać zszywki, można uciąć rogi z tymi zszywkami

[sirsilis]

hehe ucięte rogi z zszywkami na złom i makulature

[muniekdm]

Mamy problem z wyegzekwowaniem prawidłowego postępowania z dokumentacją. Chyba zawsze jest problem z księgowością. Takie opinie się pojawiały. Zastanawiam się z czego to wynika. U siebie zwracałem kilkakrotnie uwagę, iż należy postępować zgodnie z IK i RWA. Pokazywałem jak prawidłowo opisywać teczki, tłumaczyłem, że należy stosować symbol z wykazu,znak sprawy.  I  nic,  żadnych zmian. Z czego to Waszym zdaniem wynika? Rozumiem, że księgowość ma inny rodzaj dokumentacji, nie tworzącą akt sprawy, ale przecież nie można sobie wkładać tej dokumentacji do różnych segregatorów i nadawać im tytuły zgodnie z własnym uznaniem. Ta komórka organizacyjna jest chyba niereformowalna.

[muniekdm]

Dzisiaj przeżyłem szok. Księgowość mnie rozbraja. Usłyszałem dziś, że oni nie opisują teczek prawidłowo i nie znają rzeczowego wykazu akt bo nie są archiwistami. W końcu jednak opisali teczkę kompletnie źle, a gdy wyjaśniałem jak powinno być jedna z pań wskazała na napisany na teczce symbol ko i symbol klasy  z wykazu i spytała czy jest to kategoria.

[GAP1]

Podczas instruktażu archiwalnego u pracownika jednej z komórek organizacyjnych instytucji, w której pracuję, rozwalił on mnie pytaniem, ile dziurek ma być podczas przeszywania akt do archiwizacji. Bo kiedyś ktoś z mojego archiwum powiedział mu, że przeszywać akta należy poprzez 4 dziurki. Oczywiście, wyśmiałem ten pomysł i ulżyłem facetowi, że może przeszywać normalnie.

[waleryczek]

Niektóre AP wymagają/zalecają przeszycia akt przez cztery dziurki 

[Rovan]

Z przeszywaniem zawsze był problem. Niektóre archiwa wymagają szycia przez 4 dziurki, innym wystarczą 2. Jeszcze inne zamiast szycia klipsy archiwizacyjne, sąteż takie, które w ogóle rezygnuja z szycia / spinania i preferuja przechowywania akt kat. A luzem w teczce.

[GAP1]

To jestem zaskoczony. Wydawało mi się, że wystarczy przeszywanie przez 2 dziurki. Może więc przemyślę kwestię, i każę u nas przeszywać przez 4 dziurki? Chyba by mnie zabili. Wystarczą jednak 2 dziurki.

[Hanna Staszewska]

Najnowsze trendy są takie, że wskazane jest przechowywanie dokumentacji luzem:
 http://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/zabezpieczanie-dokumentacji/3933-techniki-laczenia-dokumentacji.html

[GAP1]

Powiem szczerze, że zaprezentowane wytyczne NDAP są, moim zdaniem, dosyć rewolucyjne. Dotychczas byłem cały czas przekonany, że dokumenty w teczce należy zszywać, a zwłaszcza kategorię A, a tu proszę ... I jeszcze te klipsy plastikowe. Powiem szczerze, że bardzo chętnie zastosowałbym tego typu podejście do tematu u nas w archiwum. Problem tylko w tym, że w naszym archiwum to nie przejdzie, niestety. A szkoda.