Rzeczowy wykaz akt - jak napisać nowy wykaz?

[Joker]

Witam

Jestem na etapie pisania nowego Rzeczowego Wykazu Akt dla instytucji w której pracuje. stary pochodzi z 1996 r. i jest daleko niedoskonały. Mam pytanie: Gdzie mozna by było pozyskac informacje a propo zasad klasyfikacji dokumentów przechowywanych na nosnikach elektronicznych (dyskietkach, CD-romach, DVD itp.) Czy znacie moze jakies Rzeczowe Wykazy Akt zamieszczone w Internecie (np linki) w których symbole kwalifikacji akt przekroczyły liczbe 5? W rozporządzeniu Ministra Kultury z 16 wrzesnia 2002 r. Symbol kwalifikacji akt konczy sie na liczbie 374. jak wiemy od tego czasu upłyneły juz 3 lata  i powstały prawdpopodobnie nowe symbole okreslajace nowopowstajaca dokumentacje. Z góry dziekuje za informacje.

[Archiwista z Pomorza]

1. Co rozumiesz Jokerze przez "klasyfikację dokumentów przechowywanych na nosnikach elektronicznych"? Nośnik "informacji" nie jest podstawą do klasyfikacji a tym bardziej kwalifikacji dokumentu.
2. Nie widziałem jeszcze wykazow akt z sześciocyfrowymi symbolami klasyfikacyjnymi.
3. Przykładowy wykaz akt z roku 2002 jest wykazem przykladowym. Każda firma (instytucja) powinna mieć wykaz dostosowany do swoich potrzeb z klasami obejmującymi działalność merytoryczną - od klasy 4.

Pozdrawiam

[muniekdm]

Postanowiłem tu napisać bo moja sprawa dotyczy stworzenia rzeczowego wykazu akt dla Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego. Wiadomo, że jest dostępna przykładowa klasyfikacja i na niej trzeba się oprzeć. Tylko co dalej. Czy można się wspomagać tymi wykazami z rozporządzenia PRM z 2011r., bo generalnie nie obowiązują one PINB.

[MarcinP]

Jeżeli przykładowy wykaz akt dla PINB opublikowany na stronie NDAP okazuje się niewystarczający, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby posiłkować się wykazem akt będącym załącznikiem do rozp. z 18.I.2011 r. Ostatecznie i tak całość zostanie zweryfkowana przez właściwe miejscowo archiwum państwowe. W zakresie klas dla akt typowych również na stronie NDAP znajduje się przykładowy wykaz.

[Joanna000]

Podepnę się pod wątek.
Pracuję w Gimnazjum. JRWA, instrukcja kancelaryjna zostały zatwierdzone przez  AP w 2007. (jeszcze zanim zaczęłam pracę w/w placówce). Do dnia dzisiejszego nie zostało nic w tych dokumentach zmienione, uaktualnione etc. Problem polega na tym, że JRWa jest dość "skromne", słabo rozbudowane. Pracownicy tworzą dokumentację, której nie mogą podpiąć pod żadne hadła klasyfikacyjne zwarte w JRWA.
Dodam, że wykaz akt aktualnie istniejący ma w sobie dużo nieścisłości, hasła są ogólnikowe i niektóre z haseł klasyfikacyjnych przypisane są do nieodpowiednich symboli klasyfikacyjnych.
 Moje pytanie brzmi czy jedynym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest rozbudowa JRWA?
Czy mogę stworzyć nowy JRWA?
Dziękuję za wszelkie informacje.

[MarcinP]

Moje pytanie brzmi czy jedynym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest rozbudowa JRWA?
Czy mogę stworzyć nowy JRWA?

Nic nie zabrania opracowania nowego wykazu, a także rozbudowy poprzedniego o nowe symbole klasyfikacyjne i hasła. Należałoby się również zastanowić nad aktualnością obowiązującej instrukcji kancelaryjnej i instrukcji w sprawie działania składnicy akt.
Przydatny link:
http://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja/instrukcje-i-wykazy-akt/2933-przykadowa-klasyfikacja-i-kwalifikacja-dokumentacji-dla-ronych-podmiotow.html

[MarcinP]

Oczywiście cała procedura tworzenia nowego wykazu musi odbywać się pod nadzorem właściwego miejscowo archiwum państwowego. Wpierw należałoby zwrócić się do nich o poradę. 

[Joanna000]

Wydaje mi się, że chyba lepszym rozwiązaniem będzie stworzenie nowego wykazu akt (ze względu na niepoprawne w niektórych przypadkach nadawanie w jrwa symboli i haseł klasyfikacyjnych w aktualnym wykazie, nie chcę zrobić sobie bałaganu przy rozbudowie), oczywiście instrukcją kancelaryjną też będę musiała się zająć. Z pracownikiem AP  też już wstępnie rozmawiałam, także dziękuję za info.