Autor Wątek: Ponowna systematyzacja zespołu  (Przeczytany 14320 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Anonymous

  • Gość
Ponowna systematyzacja zespołu
« dnia: Styczeń 06, 2006, »
Co sądzicie o ponownej systematyzacji (za pomocą bazy danych) zespołu zatwierdzonego wcześniej do którego zatwierdzono spore dopływy w takiej ilości, ze zespół nie kwalifikuje sie jednak do ponownego opracowania.
Dzięki inwetarzowi skarbowemu jesteśmy w stanie określic od jakiej sygnaturu mamy kolejne dopływy.
Zatem czy nie warto wydrukować nowego inwentarza dla uzytkownika który zawierałby zaktualizowany układ z nowymi aktami które nie przekazano wcześniej, odnaleziono, itp. Użytkownik uzyskałby wówczas pełny obraz zespołu i nie szukał by dalszych akt w jakis doklejkach, czy dodatkowych spisach. Jeśliby mu w ogóle przyszło to do głowy.

Offline Bogusław Kleszczyński

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 78
  • Płeć: Mężczyzna
Ponowna systematyzacja zespołu
« Odpowiedź #1 dnia: Styczeń 09, 2006, »
Uważam, że taki zespół - jak sie dotąd wydawało całkowicie opracowany - powinien być opracowany od nowa. Dopływ może dotyczyć np. wydziałów których wcześniej nie było w zespole (por. Wydziały Statystyczne PPRN których akta często znajdują się w archiwach zakładowych Urzędów Statystycznych), może też ogólnie wpływać na obraz stuktury organizacyjnej a co za tym idzie często podział serii i podserii. Roboty będzie mnie bo wszystkie dane dotyczące już opracowanych jednostek mamy wklepane - można także mieć nadzieję że jednostki są w nalezytym porządku (spaginowane, oczyszczone z metalowych elemantów) więc ponowne opracowanie ograniczyłoby się do uporządkowania dopływu oraz systematyzacji całości.

Osobiście uważam dodatki i aneksy do "całkowicie opracowanych" zespołów za nieporozumienie. No chyba że to tylko wariant tymczasowy (a długość tymczasowości zależy od "chodliwości zespołu")
W Archiwum bunt, nad nami akt zawieja...

Anonymous

  • Gość
Ponowna systematyzacja zespołu
« Odpowiedź #2 dnia: Styczeń 10, 2006, »
Po trzykroć prawda. Tylko ten nasz przepis o podejmowaniu decyzji co do ponownego opracowania zespołu. Wydaje mi sie, iż w momencie jego wprowadzania miano tu na uwadze aby powstrzymać się z co jakiś czas przesygnowywaniem zespołu. W obecnej sytuacji gdy mamy tak doskonałe narzędzia do pracy jak komputer (etc) i wprowadzenie sygnatury skaczącej wydaje sie on anachronizmem. Moze należałby go dostosować do nowych wyzwań. Stara sygnatura wciaż przeciez pozostaje w obiegu naukowym i nic tu dla archiwum i korzystającego sie nie zmienia. A nowy inwentarz wydrukowany czy w internecie daje pełny i ostateczny obraz. W końcu ponowna systematyzacja to jest chwila. I tak na końcu. Można by bez problemu opracowywać zespoły otwarte. Prawda?

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1727
Re: Ponowna systematyzacja zespołu
« Odpowiedź #3 dnia: Styczeń 11, 2006, »
Cytat: "Anonymous"
Dzięki inwetarzowi skarbowemu jesteśmy w stanie określic od jakiej sygnaturu mamy kolejne dopływy.

Czy to znaczy, że w niektórych archiwach państwowych w epoce tradycyjnych inwentarzy kartkowych i książkowych nie wiedziano, od jakiej sygnatury zaczyna się w zespole kolejny dopływ? Bardzo dziwne.
Zresztą jak inwentarz skarbowy, stanowiący wydruk z bazy, miałby pomóc w ustaleniu, od jakiej sygnatury zaczyna się dopływ? Jednostki opracowane w ramach dopływu powinny przecież posiadać dalszą kolejną numerację. Natomiast treść poszczególnych rubryk skarbówki z IZY (sygnatura, tytuł j.a., daty skrajne, postać zewnętrza i ilość stron) nie umożliwia odróżnienia części zasadniczej zespołu od jego dopływu oraz kolejnych dopływów. Chyba że każdy dopływ będziemy drukować innym kolorem, ale to chyba nie jest najlepszy pomysł…  

Cytat: "Anonymous"
Zatem czy nie warto wydrukować nowego inwentarza dla uzytkownika który zawierałby zaktualizowany układ z nowymi aktami które nie przekazano wcześniej, odnaleziono, itp.

Nie bardzo rozumiem, co autor ma na myśli.
Czy chodzi o sytuację, w której zespół przed dopływem posiadał inwentarz kartkowy lub książkowy, a dopływ został zinwentaryzowany w bazie komputerowej? Jeśli dopływ naruszył w jakiś sposób dotychczasowy układ, np. doszły akta do już nadanych serii, to oczywiście w pierwszej kolejności należy przepisać inwentarz tradycyjny do bazy i wtedy sporządzić wydruk z całości. Jeśli natomiast dopływ obejmuje zupełnie nowe serie, wydruk można potraktować jako kolejny tom tradycyjnego inwentarza książkowego (w miarę możliwości należy dążyć do tego, aby cały zespół znalazł się w bazie, wtedy efekty jego przeszukiwania niepomiernie wzrastają). Oczywiście najbardziej komfortowa sytuacja jest wtedy, gdy dopływ dotyczy zespołu, który już wcześniej znajdował się w bazie, wtedy obowiązek ponownego wydruku całości inwentarza nie podlega dyskusji.

 
Cytat: "Anonymous"
Użytkownik uzyskałby wówczas pełny obraz zespołu i nie szukał by dalszych akt w jakis doklejkach, czy dodatkowych spisach. Jeśliby mu w ogóle przyszło to do głowy.

Użytkownik absolutnie nie może „błąkać się” w poszukiwaniu informacji o zespole. I nie ma obowiązku domyślania się, czy zespól posiada jakieś „doklejki” czy dodatkowe spisy. Kompletne i aktualne dane o pomocach ewidencyjno-informacyjnych do zespołu muszą być zawarte w bazie SEZAM, a archiwiści udostępniający akta powinni użytkownikom pomóc w dotarciu do tych informacji.

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1727
Ponowna systematyzacja zespołu
« Odpowiedź #4 dnia: Styczeń 11, 2006, »
Cytat: "Bogusław Kleszczyński"

Osobiście uważam dodatki i aneksy do "całkowicie opracowanych" zespołów za nieporozumienie. No chyba że to tylko wariant tymczasowy (a długość tymczasowości zależy od "chodliwości zespołu")

„Za zespół całkowicie opracowany uważa się zespół zamknięty oraz zamknięty odcinek zespołu otwartego, zachowany w całości lub szczątkowo, do którego sporządzono inwentarz archiwalny zatwierdzony przez właściwą komisję metodyczną archiwum państwowego”(§ 4.p.1.1. Instrukcji w sprawie prowadzenia ewidencji zasobu archiwalnego w archiwach państwowych ze stycznia 2004 r.). Tak określają to przepisy. Pojęcie zespołu całkowicie opracowanego jest dla mnie wartością niejako statystyczną, pozwalającą „odhaczyć” dany zespół jako opracowany w bazie SEZAM. Podejrzewam, że w niejednym archiwum znalazłby się zespół, który wg cytowanego paragrafu nie został zaliczony w bazie SEZAM do całkowicie opracowanych, ponieważ nie zatwierdziła go komisja metodyczna (dotyczy to zwłaszcza zespołów opracowanych dawniej, kiedy to nie zawsze dopełniano tego obowiązku). A zespoły te posiadają przecież inwentarz archiwalny wraz ze wstępem. Wartość informacyjna takiego inwentarza nie jest mniejsza z tego powodu, że w bazie SEZAM zespół figuruje jako nieopracowany.

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1727
Ponowna systematyzacja zespołu
« Odpowiedź #5 dnia: Styczeń 11, 2006, »
Cytat: "Anonymous"
W końcu ponowna systematyzacja to jest chwila.

Gratuluję i zazdroszczę dobrego samopoczucia!
Skutki takiego podejścia do problemu systematyzacji zespołu obserwujemy nie od dziś, kiedy to w wielu zespołach serie nadawano byle jak, nie troszcząc się o podstawowe zasady logiki. Wystarczy obejrzeć inwentarze zamieszczone w bazie IZA na stronie NDAP, gdzie aż roi się od rezultatów radosnej twórczości kolegów-archiwistów od „chwilowej” systematyzacji. Prawidłowe nadanie serii i podserii w zespole, szczególnie dużym objętościowo i o skomplikowanej strukturze to zajęcie bardzo pracochłonne, wymagające wiedzy i doświadczenia oraz znajomości podstawowych zasad klasyfikacji. Jest to bardzo ważna czynność w procesie opracowywania zespołu, zwłaszcza wtedy, kiedy zależy nam, aby serie spełniały funkcje informacyjne, a nie tylko techniczne (porządkujące j.a. w wydruku z bazy).

Offline Bogusław Kleszczyński

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 78
  • Płeć: Mężczyzna
Ponowna systematyzacja zespołu
« Odpowiedź #6 dnia: Styczeń 11, 2006, »
Nie bez powodu umiesciłem określenie całkowicie opracowany w cudzysłowie. Chciałbym jednak zwrócić uwagę że nie miałem na mysli tylko zespołów opracowanych w przeszłosci bez użycia baz komputerowych które być może nie uzyskały akceptacji Komisji Metodycznych, ale także przypadki gdy do zespółu opracowanego i przyjętego przez komisję (a zatem jak określiła Pani Hanna "odhaczony" ) następuje dopływ - takie rzeczy naprawdę się zdarzają i chyba taki przypadek miał na myśli autor pierwszego wpisu.

 Taka sytuacja może mieć miejsce gdy - powołam sie na słowo uzyte w pierwszym wpisie Gościa - część akt danej instytucji zostaje odnaleziona - czy to w wyniku przekazania ich do archiwum przez inną instytucję do której trafiły one przypadkowo, czy przez faktyczne i spektakularne "odkrycie" jak kilka lat temu ksiąg cechu rzeźników w Lublinie czy wreszcie w wyniku wyłaczenia z innego zespołu w którym z nieznanych i nielogicznych przyczyn te akta tkwiły - przykłady mozna mnożyć. Oczywiście Komisja metodyczna rozważając przyjęcie inwentarza i zaaprobowanie sposobu opracowania zastanawia sie nad mozliwościa odnalezienia akt których w zespole ewidntnie brakuje ale w sumie takie inwentarze są przyjmiowane a zatem zespół staje się "ostatecznie opracowanym". Jest to niestety sytuacja nie do uniknięcia.

 Co do czasochłonności ponownej systematyzacji to chyba zauważyłem w dotyczczasowej dyskusji pewne nieporozumienie:

 Pani Hanna napisała:

 
Cytuj
Prawidłowe nadanie serii i podserii w zespole, szczególnie dużym objętościowo i o skomplikowanej strukturze to zajęcie bardzo pracochłonne, wymagające wiedzy i doświadczenia oraz znajomości podstawowych zasad klasyfikacji. Jest to bardzo ważna czynność w procesie opracowywania zespołu, zwłaszcza wtedy, kiedy zależy nam, aby serie spełniały funkcje informacyjne, a nie tylko techniczne (porządkujące j.a. w wydruku z bazy).


 I jest to stwierdzenie prawdziwe, niewątpliwie słuszne i powinno być oczywiste (bardzo źle jeśli tak jak Pani Hanna mówi nie jest ono oczywiste dla wszystkich). Pierwotna systematyzacja zespołu wymaga duzego nakładu pracy ale wydaje mi się że Gość miał na myśli sytuację gdy dopływ obejmuje akta których przynalezność do serii i podserii nie budzi wątpliwości a te są już w zespole utworzone i niema potrzeby ich przepracowywać - wtedy z użyciem nowoczesnego narzedzia jakim jest komputer proces systematyzacji dopływu (bo do tego sprowadza sie problem) rzeczywiscie nie jest czasochłonny. Ale tak czy inaczej po zakończeniu pracy nad nowym inwentarzem powinien sie on znaleźć (byc może ponownie) na stole operacyjnym Komisji Metodycznej.
 Tak powinno byc też jak sądzę z częścia opracowanego zespołu otwartego.
W Archiwum bunt, nad nami akt zawieja...

Anonymous

  • Gość
Ponowna systematyzacja zespołu
« Odpowiedź #7 dnia: Styczeń 11, 2006, »
Widzę, ze mój przedmówca właściwie odgadł moje zapytanie-problem. Chodziło mi właśnie o takie zespoły co do których układu akt, itp nie mamy wątpliwości. Zostały one zatwierdzone 10 i więcej lat temu i doszły do nich nowe dopływy w ilościach zdecydowanie mniejszych aby podać je ponownemu opracowaniu zgodnie z zarządzeniem.
Jeśli obecnie przepisujemy właśnie takie stare inwentarze książkowe (bo takie mam na myśli) do których mamy jeszcze karty inwentarzowe (np. z przesunięć miedzyzespołowych) czy spisy zdawczo-odbiorcze (z dopływów z zewnątrz) to aż sie prosi aby zrobić ponowną systematyzację zespołu uzupełniając  luki (pojedyńcze akta, części serii, czy nawet całe wydziały). I nie ulega wątpliwości, ze taki zespół musi ponownie przejść przez komisję !
A spektakularne odkrycia sie zdarzają. odchodzi ktoś ważny z urzędu i otwiera sie jego szafu a tamm...hoho...fajne akta sie znajduje.

PS. podserie nie powinny być uwidaczniane w internecie, gdyż często jest tam informacja potrzebna tylko archiwiście do szczegółowej systematyzacji, bo baza ma swoje wymagania i wielu rzeczy sie nie przeskoczy
PS. reszte wieczorem...
pzdr

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1727
Ponowna systematyzacja zespołu
« Odpowiedź #8 dnia: Styczeń 11, 2006, »
Cytat: "Bogusław Kleszczyński"
także przypadki gdy do zespółu opracowanego i przyjętego przez komisję (a zatem jak określiła Pani Hanna "odhaczony" ) następuje dopływ - takie rzeczy naprawdę się zdarzają i chyba taki przypadek miał na myśli autor pierwszego wpisu.

Oczywiście, że takie sytuacje się zdarzają, sama wielokrotnie miałam z nimi do czynienia, wszystkie opisane niżej przypadki „uzupełniania zespołów” są mi doskonale znane. Komisja Metodyczna, zatwierdzając zespół może też zastanawiać się nad jego kompletnością, jednak nie jest to żadne kryterium „całkowitego opracowania” (za całkowicie opracowany może przecież zostać uznany zespół szczątkowy). Obawiam się, że idealistyczne założenie Pana Bogusława (tak jak je rozumiem), że zespół, aby mógł być uznany za całkowicie opracowany powinien być ostatecznie zamknięty jest zupełnie nierealne, zważywszy na bałagan panujący zarówno na przedpolu archiwalnym, jak i w samych archiwach.

Offline Maciej Zdunek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 546
  • Płeć: Mężczyzna
Ponowna systematyzacja zespołu
« Odpowiedź #9 dnia: Styczeń 11, 2006, »
Cytat: "Anonymous"

PS. podserie nie powinny być uwidaczniane w internecie, gdyż często jest tam informacja potrzebna tylko archiwiście do szczegółowej systematyzacji, bo baza ma swoje wymagania i wielu rzeczy sie nie przeskoczy

Nie bardzo rozumiem, dlaczego podserie nie miałyby być uwidaczniane w internecie... Pełnią one nie tylko funkcję porządkującą, ale i informacyjną (oczywiście tylko wtedy, jesli są tworzone w prawidłowy sposób). Poza tym nie ma przymusu nadawania podserii! I nie jest to żaden wymóg bazy danych. I cóż to znaczy:
Cytat: "Anonymous"

informacja potrzebna tylko archiwiście do szczegółowej systematyzacji

?
Absens carens

Offline Wojciech Woźniak

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1132
Ponowna systematyzacja zespołu
« Odpowiedź #10 dnia: Styczeń 11, 2006, »
Witam
Zgadzam się z przedmówcami, że baza danych daje możliwość dość szybkiego włączenia akt dopływu w strukturę zespołu i wygenerowania wydruku. Ale oznacza to konieczność ponownego przedstawienia zespołu Komisji Metodycznej, czyli - generalnie: ponownego opracowania zespołu. Tu pojawia się zaś zalecenie sformułowane w piśmie okólnym NDAP nr 16 z dnia 14 VIII 1974 r. (w sprawie zasad kwalifikowania zespołów archiwalnych do ponownego opracowania w archiwach państwowych): zespół powinien być ponownie opracowany w przypadku gdy dopływy niuporządkowane przekraczają co njamniej o 60% ilość materiałów archiwalnych danego zespołu w archiwum. Oznacza to, że przy mniejszych dopływach należy chyba dopływy dołączać do inwentarza jako doklejki, czy osobne tomy, oczywiście usystematyzowane zgodnie ze strukturą zespołu. Trochę szkoda, bo możliwości bazy danych są pod tym względem nieporównywalne z tradycyjnym inwetarzem. Z drugej jednak strony, co w sytuacji, gdy do danego zespołu co rok przybywa po kilka jednostek? Co roku zatwierdzać ponownie ten zespół? Co rok drukować nowy wstęp i inwentarz?
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you

Anonymous

  • Gość
Re: Ponowna systematyzacja zespołu
« Odpowiedź #11 dnia: Styczeń 11, 2006, »
Witam to znowu jak. Odniosę sie do paru sformułowań które padły tutaj, a niektóre sugerują cos innego niż to co miałem na myśli. Ale moze to moje problemy z przelewaniem myśli na monitor.
Zatem pokolei wszystko razem:
Cytuj
Czy to znaczy, że w niektórych archiwach państwowych w epoce tradycyjnych inwentarzy kartkowych i książkowych nie wiedziano, od jakiej sygnatury zaczyna się w zespole kolejny dopływ? Bardzo dziwne.

Nadinterpretacja. Czy w metodzie porządkowania piszesz, że sygnatury x, y, z, to nabytek pierwszy, sygnatury u, v, w, to nabytek z dnia.... a - a, b, c, to przesuniecie?
Zresztą późniejsze nabytki też podlegają czasami porządkowaniu i mogą np. zostać wchłonięte przez wczesniejsze jednostki (załączniki do protokołów, albo brakujace pojedyńcze protokoły).
Cytuj
Natomiast treść poszczególnych rubryk skarbówki z IZY (sygnatura, tytuł j.a., daty skrajne, postać zewnętrza i ilość stron) nie umożliwia odróżnienia części zasadniczej zespołu od jego dopływu oraz kolejnych dopływów. Chyba że każdy dopływ będziemy drukować innym kolorem, ale to chyba nie jest najlepszy pomysł…

A od czego jest notatka informacyjna, iż sygnatury od "x..do y" to nabytek z dnia (nr sprawy, itp)
Cytuj
Czy chodzi o sytuację, w której zespół przed dopływem posiadał inwentarz kartkowy lub książkowy, a dopływ został zinwentaryzowany w bazie komputerowej?

O sytuacje, kiedy dotychczasowy inwentarz ksiażkowy (zatwierdzony kiedyś tam) został wprowadzony do bazy danych. Dopływy dopisano później.
Cytuj
Użytkownik absolutnie nie może „błąkać się” w poszukiwaniu informacji o zespole. I nie ma obowiązku domyślania się, czy zespól posiada jakieś „doklejki” czy dodatkowe spisy

I dlatego lepiej chyba jest jak ma jednolity inwentarz, a nie np. inwentarz ksiażkowy, spisy zdawczo-odbiorcze i karty inwentarzowe NDAP-3 razem. Nie jest to chyba wygodne.
Cytuj
Osobiście uważam dodatki i aneksy do "całkowicie opracowanych" zespołów za nieporozumienie. No chyba że to tylko wariant tymczasowy

100% zgodności. Problemem pozostaje tylko wstęp i prawa autorskie do niego. Tutaj trzeba chyba dodać jednak jakis załącznik o późniejszych zmianach i aktualnych rozmiarach.
Cytuj
Podejrzewam, że w niejednym archiwum znalazłby się zespół, który wg cytowanego paragrafu nie został zaliczony w bazie SEZAM do całkowicie opracowanych, ponieważ nie zatwierdziła go komisja metodyczna (dotyczy to zwłaszcza zespołów opracowanych dawniej, kiedy to nie zawsze dopełniano tego obowiązku)

U cała masa. Ze wstępem i inwentarzem, ale nie można ich przedłożyć bo spodziewamy się np. sporych dopływów ale nie mamy możliwości ich przejęcia - organ decyzyjny jest np. poza naszym zasięgiem, lub oczekujemy na nowe przepisy normujące tą sprawę
Cytuj
Anonymous napisał:
W końcu ponowna systematyzacja to jest chwila.

Gratuluję i zazdroszczę dobrego samopoczucia!

Jak mam porównywać systematyzację robiona obecnie, a kilka lat temu to niema o czym rozmawiać. 2 dni a 2 tygodnie to chyba jest różnica przy bardzo dużych zespołach i w sytuacji kiedy coś robisz samemu a kiedy w w iększym gronie
Cytuj
Gość miał na myśli sytuację gdy dopływ obejmuje akta których przynalezność do serii i podserii nie budzi wątpliwości a te są już w zespole utworzone i niema potrzeby ich przepracowywać - wtedy z użyciem nowoczesnego narzedzia jakim jest komputer proces systematyzacji dopływu (bo do tego sprowadza sie problem) rzeczywiscie nie jest czasochłonny.

Tak to miałem na myśli. Pewnie znowy źle przelałem własne myśli na ekran.
Cytuj
Obawiam się, że idealistyczne założenie Pana Bogusława (tak jak je rozumiem), że zespół, aby mógł być uznany za całkowicie opracowany powinien być ostatecznie zamknięty jest zupełnie nierealne, zważywszy na bałagan panujący zarówno na przedpolu archiwalnym, jak i w samych archiwach.

Nawet nie o bałagan tu chodzi. Pewne akta nadal są w użytkowaniu przez nastepców prawnych i moze to jeszcze bardzo długo potrawć. Np. Strostwa Powiatowe przejeły dokumentacje z wielu wcześniej działających urzędów np. urzędu rejonowego.
Cytuj
Nie bardzo rozumiem, dlaczego podserie nie miałyby być uwidaczniane w internecie... Pełnią one nie tylko funkcję porządkującą, ale i informacyjną (oczywiście tylko wtedy, jesli są tworzone w prawidłowy sposób). Poza tym nie ma przymusu nadawania podserii! I nie jest to żaden wymóg bazy danych. I cóż to znaczy:
Anonymous napisał:

informacja potrzebna tylko archiwiście do szczegółowej systematyzacji

?

Zdania swojego nie zmienię. Przynajmniej na razie. Przekłada sie na to moja praktyka w tworzeniu serii i podserii. O ile do serii nie mam żadnych zastrzeżeń to do podserii tak. A wiąże sie to m.in. z sortowaniem i ich towrzeniem własnie po to. W "widok projekt" (chyba dobrze pamiętam) mozna sobie ustawic jak zespół ma być sortowany: seria, podseria, daty, sygnatura, tytuł, itp. z reguły mam ustawione seria, podseria, daty skrajne, tytuł. I to można ustawić tylko dla całego zespołu. Nie ma możliwości, że jakis wydział (serię) sortujesz tak, a inną w inny sposób. I dlatego właśnie często tworzy sie takie karkołomne podserie aby osiagnąc satysfakcjonujący nas rezultat.
Chyba, ze nie widzę oczywistosci. Sprostujcie jeśli sie mylę.
Cytuj
przy mniejszych dopływach należy chyba dopływy dołączać do inwentarza jako doklejki, czy osobne tomy, oczywiście usystematyzowane zgodnie ze strukturą zespołu. Trochę szkoda, bo możliwości bazy danych są pod tym względem nieporównywalne z tradycyjnym inwetarzem.

Szkoda.
Coż na koniec widzę, że poruszyłem ważny temat, ale po to chyba stworzono te forum archiwalne aby dzielić sie swoimi wątpliwościami i rozterkami archiwisty. Dawno nie było tutaj tak ożywionego ruchu.
Moze znowu cos ciekawego niedługo wymyślę.
pzdr
PS. wybaczcie literówki i chaotyczne operowanie cytatami.

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1727
Re: Ponowna systematyzacja zespołu
« Odpowiedź #12 dnia: Styczeń 12, 2006, »
Cytat: "Anonymous"
Nadinterpretacja. Czy w metodzie porządkowania piszesz, że sygnatury x, y, z, to nabytek pierwszy, sygnatury u, v, w, to nabytek z dnia.... a - a, b, c, to przesuniecie?...
A od czego jest notatka informacyjna, iż sygnatury od "x..do y" to nabytek z dnia (nr sprawy, itp)

No właśnie, Gość sam sobie odpowiedział. W takim razie dlaczego w poprzednich postach wywodził, że "dzięki inwentarzowi skarbowemu jesteśmy w stanie określić, od jakiej sygnatury mamy kolejne dopływy".
 
Cytuj
Podejrzewam, że w niejednym archiwum znalazłby się zespół, który wg cytowanego paragrafu nie został zaliczony w bazie SEZAM do całkowicie opracowanych, ponieważ nie zatwierdziła go komisja metodyczna (dotyczy to zwłaszcza zespołów opracowanych dawniej, kiedy to nie zawsze dopełniano tego obowiązku)

Cytuj
U cała masa. Ze wstępem i inwentarzem, ale nie można ich przedłożyć bo spodziewamy się np. sporych dopływów ale nie mamy możliwości ich przejęcia - organ decyzyjny jest np. poza naszym zasięgiem, lub oczekujemy na nowe przepisy normujące tą sprawę
Nie rozumiem, dlaczego zespoły z inwentarzem i wstępem nie są przedkładane Komisji Metodycznej, spodziewane dopływy nie mają tu nic do rzeczy, Komisja może przecież zatwierdzić i uznać za opracowany nawet odcinek zespołu otwartego. I tym samym wzrośnie statystyka opracowanego zasobu...  
Cytuj
jak mam porównywać systematyzację robiona obecnie, a kilka lat temu to niema o czym rozmawiać. 2 dni a 2 tygodnie to chyba jest różnica przy bardzo dużych zespołach i w sytuacji kiedy coś robisz samemu a kiedy w w iększym gronie

Znowu nie bardzo rozumiem. Czy Gość systematyzuje duży zespół 2 dni teraz, a 2 tygodnie zajmowało mu to kilka lat temu, czy też odwrotnie. I czy "samemu" robi to obecnie, czy kiedyś.
Cytuj
Pewnie znowy źle przelałem własne myśli na ekran


Przyznaję, może rzeczywiście mam problemy z właściwym zrozumieniem "przelanych na ekran" myśli Gościa, ale wynika to chyba z dość dziwnej składni zdań, którą Gość stosuje (przy okazji gratuluję Panu Bogusławowi trafnego rozumienia myśli Gościa). Trudno mnie jednak zniechęcić i będę dalej próbować.

Cytuj
Nawet nie o bałagan tu chodzi. Pewne akta nadal są w użytkowaniu przez nastepców prawnych i moze to jeszcze bardzo długo potrawć.

Tym bardziej nie ma o czym dyskutować, chociaż pozostaję przy swoim zdaniu, że często niespodziewane dopływy do zespołów teotretycznie uznanych za zamknięte są efektem bałaganu panującego na przedpolu archiwalnym.
Cytuj
Moze znowu cos ciekawego niedługo wymyślę

Brzmi groźnie, mam jednak nadzieję, że jest to zapowiedź kolejnego interesującego tematu.
Pozdrawiam

Offline Maciej Zdunek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 546
  • Płeć: Mężczyzna
Re: Ponowna systematyzacja zespołu
« Odpowiedź #13 dnia: Styczeń 12, 2006, »
Cytat: "Anonymous"
Zdania swojego nie zmienię. Przynajmniej na razie. Przekłada sie na to moja praktyka w tworzeniu serii i podserii. O ile do serii nie mam żadnych zastrzeżeń to do podserii tak. A wiąże sie to m.in. z sortowaniem i ich towrzeniem własnie po to. W "widok projekt" (chyba dobrze pamiętam) mozna sobie ustawic jak zespół ma być sortowany: seria, podseria, daty, sygnatura, tytuł, itp. z reguły mam ustawione seria, podseria, daty skrajne, tytuł. I to można ustawić tylko dla całego zespołu. Nie ma możliwości, że jakis wydział (serię) sortujesz tak, a inną w inny sposób. I dlatego właśnie często tworzy sie takie karkołomne podserie aby osiagnąc satysfakcjonujący nas rezultat.
Chyba, ze nie widzę oczywistosci. Sprostujcie jeśli sie mylę.

Teraz rozumiem dlaczego uważa Pan (Pani?), że podserie powinny być niewidoczne w Internecie... Nadal jednak nie rozumiem po co te karkołomne operacje - tzn. dlaczego chce Gość sortować serie w inwentarzu według odrębnych kryteriów? Czy może Pan (Pani?) podać jakiś przykład?
Absens carens

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1727
Ponowna systematyzacja zespołu
« Odpowiedź #14 dnia: Styczeń 12, 2006, »
Cytat: "Anonymous"
Jeśli obecnie przepisujemy właśnie takie stare inwentarze książkowe (bo takie mam na myśli) do których mamy jeszcze karty inwentarzowe (np. z przesunięć miedzyzespołowych) czy spisy zdawczo-odbiorcze (z dopływów z zewnątrz)

Czy chodzi o sytuację, w której zespół posiada inwentarz książkowy [stary(?)] oraz kartkowy (niestety nie rozumiem, co tutaj mają do rzeczy karty inwentarzowe z przesunięć międzyzespołowych i w ogóle co to za rodzaj kart) i obie te pomoce są przepisywane do bazy. Czy spisy zdawczo-odbiorcze również są przepisywane??? (i nie chodzi tu chyba o uproszczone metody opracowania zespołów z grupy A3). O zgrozo!!! W jakim to archiwum państwowym uprawia się taki proceder??? Przecież baza komputerowa służy do inwentaryzacji akt, a akta inwentaryzuje się z natury, tzn. trzeba widzieć teczki, których tytuły wprowadzamy do bazy, bo przy inwentaryzacji należy obowiązkowo skonfrontować tytuł wpisany na obwolucie z zawartością teczki (to jest elementarz metodyki archiwalnej). Ale może znowu źle interpretuję myśli Gościa „przelane na ekran”...