Dawno nie miałam okazji zaglądać na Ifar i stąd opóźnienie w odpowiedziach.
Rację ma "mysun", twierdząc, że Access nie jest właściwym narzędziem do obsługi dużej ilości danych. To prawda, i już kilkakrotnie na tym forum poruszany był temat jakości oprogramowania. Konkluzje są podobne - mamy Accessa od kilku lat, wydaliśmy spore sumy na legalne licencje i sporo czasu zużyliśmy na naukę posługiwania się tym oprogramownaiem. Od 10 lat robimy w COIA zestawienia baz danych tworzonych lokalnie na konkretne potrzeby archiwów. Początkowo bazy były w progamach ISIS, dBase, FoxPro, obecnie przeważa Access. Nie zauważyłam, aby któreś archiwum używało Postgressa lub MySQL-a... Tak z dnia na dzień trudno przeskoczyć z jednego oprogamowania do drugiego. Zwłaszcza jeśli ten skok ma zrobić ok. 1000 osób w kilkudziesięciu placówkach. Rozwiązania MySQL-owe próbujemy na bazie online do ewidencji dokumentacji pracowniczej. To pierwszy krok, nie skok, w stronę zmiany metod pracy. Tylko czy wszyscy pracownicy w archiwach mogą swobodnie wprowadzać dane do baz online?
Wojciech Woźniak pyta, co z przesyłką danych do COIA w końcu marca. Cieszę się, że ktoś pamięta o tym terminie. Zresztą, przygotujemy pisma do dyrekcji przypominające o kolejnej ręcznej zbiórce danych. Wracając jednak do wersji bazy danych IZA. Baza ta nie jest bazą obowiązkową. Można ją stosować, ale nie ma obowiązku. Przesyłając ją do archiwów pisaliśmy, że można nadal stosować bazę w wersji 4.0. Tym bardziej, że patrząc na zgodność raportu inwentarza książkowego z przepisami, raport z bazy 4.0 jest właściwy... Jednak powszechne narzekania na tę wersję sprawiały, iż myślałam, że nie będzie miała juz ona zwolenników. A jednak ma. Inwentarze elektroniczne będziemy zbierać w różnych wersjach. W ubiegłych latach przerabialiśmy, z lepszym lub gorszym rezultatem, inwentarze w Wordzie, Excelu lub różnych strukturach Accessa, więc poruszanie się między różnymi wersjami bazy IZA nie jest najgorszym, co możemy sobie w COIA wyobrazić. Bazy danych powinny usprawnić pracę osób opracowujących zasób, proszę więc wybrać wersję najbardziej dogodną (nie piszę "najlepszą", bo przecież takiej jeszcze nie wymyślono...). A do nas przesłać efekty pracy, które udostępnimy w Internecie. W tym roku budżet informatyczny jest b. skromny, więc nie przewidujemy dużych zmian w formach prezentacji internetowej. Paradoksalnie więc otrzymanie danych w formacie bazy IZA 4.0 będzie dla nas najbardziej dogodne i najmniej kosztowne.
Ulubiony temat haseł indeksowych. Powołujemy się na zarządzenie z 1974, bo ono nadal jest obowiązujące. I zalecamy stosowanie go głównie w tej części, w której mowa jest o poprawnym formułowaniu haseł. Indeksy do tytułów tracą rację bytu w systemach informatycznych, ale formułowanie haseł indeksowych do zawartości jest wdzięcznie przyjmowane przez użytkowników. Jeśli się wczyta w powyższe zarządzenie, to i problem skrótów się wyjaśni, i problem za krótkich pól. Hasło indeksowe to nie spis tytułów dokumentów w jednostce archiwalnej. Na takie informacje przygotowano specjalny moduł w IZA 5.0 (wykaz obiektów). Naszym hitem było początkowo hasło indeksu przedmiotowego " Handel pączkami w dni bezciastkowe", po jego usunięciu miejsce na podium zajęło "I koń się potknie". Jeśli to się nie powtórzy, może będzie coś jeszcze. Ale przecież nie o to chodzi!
AL
