Autor Wątek: brak numeru sprawy  (Przeczytany 4345 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
brak numeru sprawy
« dnia: Listopad 19, 2013, »
Porządkując teczkę o uwielbianym chyba przez nas wszystkich numerze 0716 (dla niewtajemniczonych: współdziałanie z komórkami własnewj jednostki, czyli po prostu wszystko), Koleżanka natknęłam się na taki oto kwiatek (choć szczerze mówiąc te teczki to cały ogród botaniczny): między sprawami znalazło się jedno pismo przychodzące, które nie zostało zarejestrowane. Widnieje na nim numer sprawy wydziału-nadawcy oraz informacja "w nawiązaniu do ustaleń" (domyślamy się, że ustnych). Czy ułożyć je chronologicznie, czy dodać np. notatkę służbową, albo w ogóle dołożyć tą sprawę na końcu? Sprawa banalna, ale jakoś tak im więcej się zastanawiam, tym więcej mam wątpliwości...

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 588
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: brak numeru sprawy
« Odpowiedź #1 dnia: Listopad 19, 2013, »
Zostawić w teczce aktowej po sprawie, którą wszczęto wcześniej.

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: brak numeru sprawy
« Odpowiedź #2 dnia: Listopad 20, 2013, »
Dziękuję za lakoniczną, aczkolwiek konkretną odpowiedź  ;D

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: brak numeru sprawy
« Odpowiedź #3 dnia: Listopad 20, 2013, »
Zostawić w teczce aktowej po sprawie, którą wszczęto wcześniej.

No nie wiem czy to taki do końca dobry pomysł - wtedy dokument jest do odnalezienia tylko wtedy gdy ktoś pokusi się o przewertowanie akt, zamiast poprzestać na przejrzeniu spisu spraw. Może dać ten dokument wręcz jeszcze przed spis spraw? Albo dopisać adnotację o nim do spisu spraw (ale nie jako sprawę) i dać na koniec?
Jarek Orszulak

Offline mishel

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Odp: brak numeru sprawy
« Odpowiedź #4 dnia: Listopad 21, 2013, »
Ja w takich przypadkach dopisywałem na końcu spisu i w takie miejsce w teczce wrzucałem pismo, tak jak proponuje Jarek. Myślę że wrzucenie w środek bez żadnej adnotacji nie jest najbardziej szczęśliwym pomysłem, właśnie ze względu na brak możliwości późniejszego odszukania takiego pisma.

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: brak numeru sprawy
« Odpowiedź #5 dnia: Listopad 21, 2013, »
No teraz mi sie trochę rozjaśniło. Chyba faktrycznie zrobimy tak, że damy adnotację na spisie spraw i wrzucimy to na koniec... Dziękuję bardzo za wszelką pomoc!

Offline Pawel

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 28
Odp: brak numeru sprawy
« Odpowiedź #6 dnia: Listopad 21, 2013, »
A czy to nie jest przypadkiem fałszowanie dokumentacji? Czy my możemy coś do spisu spraw dopisywać??

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: brak numeru sprawy
« Odpowiedź #7 dnia: Listopad 22, 2013, »
Jeżeli adnotacja będzie na czerwono z podpisem archiwisty, to wydaje mi się, że nie ma mowy o fałszowaniu. Tak by było, gdybym chciała nadać sprawie jakiś fikcyjny numer.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: brak numeru sprawy
« Odpowiedź #8 dnia: Listopad 22, 2013, »
Czy my możemy coś do spisu spraw dopisywać??

Oczywiście, że mozemy. Często wręcz musimy - np w przypadku wznowienia sprawy.